13. Организация документационного обеспечения управления
13.1. Система документационного менеджмента и ее основные компоненты
«Документационное обеспечение управления – это обеспечение документирования и организацию работы с документами»27
Документационное обеспечение управления состоит из двух подсистем: документационного менеджмента и документирования управленческой деятельности.
Принципиальная схема функционирования подсистемы документационного менеджмента в рамках ДОУ предприятия представлена на рис. 13.1.28
Документационный менеджмент – это система управления документацией предприятия и персоналом, несущим ответственность за работу с документами.
Основными документационного менеджмента являются: организаторы документационного менеджмента, объекты документационного менеджмента, системные связи между организаторами и объектами.
Рис. 13.1. Принципиальная схема функционирования подсистемы документационного менеджмента в рамках ДОУ предприятия
Организаторы документационного менеджмента – это должностные лица и структурные подразделения, несущие ответственность за управление работой с документами предприятия. Ведущая роль, как правило, принадлежит службе ДОУ.
Объекты документационного менеджмента – это:
документация предприятия
персонал, несущий ответственность за осуществление непосредственной работы с документами (их исполнение, хранение, перемещение) в процессе функционирования предприятия.
Системные связи документационного менеджмента организуются и реализуются между его участниками посредством повседневной служебно-деловой коммуникации.
Цель, функции и принципы
Целью документационного обеспечения является повышение эффективности ДОУ предприятием в целом, и, в конечном счете, обеспечение эффективности управления предприятием (в процессе его функционирования).
Функции документационного менеджмента:
административная;
регулятивная;
координационная;
контрольная;
обучающая.
Принципы документационного менеджмента:
законность;
последовательность;
гибкость;
технологичность;
комплексность.
Рис. 13.2. Схема всестороннего обеспечения подсистемы документационного менеджмента предприятия
Обеспечение документационного менеджмента:
финансовое;
информационное;
техническое;
кадровое;
правовое.
Правовое обеспечение
Правовое обеспечение документационного менеджмента – это комплекс мероприятий, направленный на разработку законодательных (нормативных, нормативно-правовых) актов и руководящих (организационно-распорядительных, организационно-меточических) документов по вопросам ДОУ и внедрение их требований в практику работы с документами предприятия.
К числу важнейших законодательных (нормативных, нормативно-правовых) актов относятся:
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
Государственный стандарт РФ ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральной исполнительской власти.
Основными локальными руководящими документами по вопросам ДОУ на предприятии являются:
- инструкция по документационному обеспечению управления предприятием
- инструкция по документационному обеспечению управления
- инструкция предприятия по делопроизводству
- положение о службе ДОУ предприятия
- должностные инструкции персонала службы ДОУ.
Кадровое обеспечение
Кадровое обеспечение документационного менеджмента – это комплекс мероприятий, направленных на оптимизацию организационной структуры предприятия и его комплектование персоналом, имеющим надлежащую квалификацию для эффективной работы с документами.