3.Критерии выбора платформы автоматизации документооборота

Рассмотрим критерии выбора системы:

-Функциональность системы

-Учет сложившейся инфраструктуры информационной системы организации

-Наличие квалифицированного персонала

Функциональность системы

При сравнении систем следует базироваться на модели изображенной, на рисунке 2.

Рис.2. Модель для анализа функциональности систем автоматизации документооборота

Все функции системы декомпозируются на 8 групп

1. Функции навигации и организации доступа пользователей к информации обеспечивают удобство доступа пользователей к различным приложениям и включают такие базовые средства как персональные и групповые очереди заданий по обработке документов, средства навигации по иерархии данных в системе, возможности манипуляции представлениями данных, инициализации функций по обработке документов и пр.

2. Функции учета документов или средства развертывания картотеки обеспечивают возможность фиксации сопроводительной информации о документах, атрибутов документов, ссылок, ведение справочников, разработки учетных карточек документов, определение бизнес логики обработки учетных карточек, таких как проверка значения полей, обеспечение уникальности, автоматическая нумерация, определение операций по обработке документов, поддержка жизненного цикла обработки документа и пр.

3. Функции работы с архивом документов и обработки изображений включающие хранение файлов документов, управление блокировками, версиями, оптимизация стоимости хранения, а также обеспечиваю функции сканирования и распознавание текстов документов и пр.

4. Функции маршрутизации документов и контроля их состояния обеспечивают доставку документов на рабочие места пользователей, позволяют реализовывать функции по обработке документов в режимах On-line и Off-line (с использованием электронной почты), позволяют собирать информацию о действиях пользователя и контролировать текущее состояние документов и пр.

5. Средства автоматизации бизнес процессов, включая средства моделирования бизнес процессов, средства имитационного моделирования и среду для реализации и мониторинга процессов, а также средства накопления статистики по исполнению процессов и анализа их стоимости и эффективности.

6. Средства организации групповой работы включают в себя блок функций связанных с организацией различных телеконференций - off-line форумы, аудио и видеоконференции, средства групповых обсуждений и разработки документов и пр.

7. Функции поиска и управления знаниями, включающие полнотекстовый, атрибутивный поиски и поиски по классификаторам, средства организации сложных поисковых запросов, а также разнообразные технологии интеллектуального поиска, средства каталогизации и классификации документов, создание баз знаний по различным предметным областям и пр.

8. Возможности по расширению функциональности играют важнейшую роль при выборе системы автоматизации документооборота. При создании приложений не всегда оказывается достаточно стандартных средств настройки приложений, предоставляемых платформой, это также приводит к тому, что возникает необходимость использовать программные интерфейсы платформ.

На практике не одна из систем не реализует полного набора функций. На рисунке красная линия отображает подмножество функций реализованных конкретной системой. В связи с этим, разработчикам приложений приходится компенсировать недостатки платформы.

Выбрать систему, максимально реализующие функции, необходимые для создания набора приложений, которые будут внедряться на ее безе можно только после серьезного анализа функций приложений, их ранжированию по важности и стоимости, определения приоритетов реализации по времени.

Учет сложившейся инфраструктуры информационной системы организации

Платформа автоматизации документооборота интегрируется со службой каталога и подсистемой безопасности, может работать на базе определенных серверных и клиентских операционных систем.Очень важно определить поддерживает ли выбираемая система сервер баз данных и почтовую систему, которые уже используется в организации. Данные компоненты информационной инфраструктуры являются основой комплексной системы автоматизации документооборота.

В случае использования в корпорации серверов на базе UNIX совершенно нелогичным выглядело бы внедрение сервера коллективной работы Exchange Server. С другой стороны, если компания ориентируется в своей работе на Microsoft, например уже произвела достаточные инвестиции в развертывание электронной почты на базе Microsoft Exchange, то крайне не рациональным представляется внедрение в компании Lotus Notes, дублирующей значительное количество функций этой системы.

Так же важно, насколько базовое клиентское место системы автоматизации документооборота соответствует традициям организации. Если пользователи компании привыкли использовать Microsoft Outlook, то необходимо предъявить к системе автоматизации документооборота требования интеграции c Microsoft Outlook. Если в компании используется WEB портал необходимо оценить возможность интеграции клиентского обеспечения системы со средствами организации портала.

Наличие квалифицированного персонала

Огромную роль в обеспечении удачного внедрения системы автоматизации документооборота играет квалификация персонала, а также знание средств предоставляемых платформой и опыт использования платформы для автоматизации различных задач и опыт эксплуатации. При внедрении системы нужно убедиться, что в компании и в ее окружении (на рынке труда и предложения услуг консалтинга разработки программного обеспечения) имеется достаточное количество соответствующих специалистов.