11.6. Ведение делопроизводства, обеспечивающего учета и сохранность документов коммерческой тайны

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ» (см. табл. 11.10).

При значительном объеме документов могут быть заведены журналы для входящих, исходящих и внутренних документов. Документы, имеющие гриф «КТ» формируются в отдельное дело. На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом.

В начале подписывается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подписывается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «КТ».

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом «КТ», представленном в таблице 11.11.

Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату в тот же день.

Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса.

В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» немедленно ставиться в известность руководитель предприятия, и принимаются все меры к розыску документа. На утерянные документы, после того, как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к «КТ», обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действует в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым договором (контрактом).

При передаче дел в архив на документы с грифом «кт» составляется отдельная опись.

Таблица 11.10

Журнал регистрации документов с грифом «КТ»

Номер (индекс) документа	Дата регистрации документа	Дата и индекс документа (для входящих)	Откуда поступил или куда направлен	Краткое содержание документа (заголовок)	Количество листов	Количество экземпляров	Исполнитель	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Таблица 11.11

Журнал учета выдачи документов с грифом «КТ»

Индекс документа

Дата выдачи

Краткое содержание документа (заголовок)

Количество экземпляров

Количество листов

Кому выдано (ФИО)

Подпись за полученный документ

Отметка о возврате (подпись и дата)

Примечание

12. Экономическая эффективность документационного обеспечения управления

Подход к оценке эффективности документационного обеспечения управление определяется его ролью как характеристики системы управления. Документационное обеспечение управления можно считать эффективным, если оно обеспечивает эффективное функционирование системы управления.

Последовательность оценок организационных факторов, отражающая эффективности деятельности производственной организации в целом, эффективности системы управления и документационного обеспечения управления, определяется следующей схемой:

Таблица 12.1

Эффективность деятельности предприятия

зависит от

эффективности функционирования системы управления

одной из характеристик, которой является

Документационное обеспечение управление

Система показателей, используемая при оценках эффективности документационного обеспечения управления, может быть разделена на группы, взаимосвязанные между собой:

1. Группа показателей, характеризующих эффективность системы управления и, выражаемых через конечные результаты деятельности организации при оценках эффективности на основе показателей, характеризующих конечные результаты деятельности организации, в качестве эффекта, обусловленного функционированием или развитием системы управления могут рассматриваться:

• объем (увеличение объема) выпускаемой продукции;

• прибыль (увеличение прибыли);

• себестоимость (снижение себестоимости);

• качество продукции и т.д.

2. Показатели, отражающие непосредственные результаты управленческого труда:

• производительность труда отдельных категорий работников;

• оперативность;

• экономичность отдельных решений и решений аппарата управления в целом;

• качество управленческих решений.

Эффект от проведения мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления может быть:

• экономический;

• социальный.

Факторами экономического эффекта могут быть:

• повышение производительности труда управленческих работников за счет:

  • совершенствования технологии работ;

  • специализации работника;

  • рационализации форм документов.

• сокращение объема управленческих работ за счет:

  • устранения дублирования работ;

  • сокращения оформительских работ;

  • сокращения операций по передаче данных.

• сокращение затрат материалов за счет:

  • сокращения объема управленческих работ;

  • уменьшения площади и содержания документов;

  • изменения формы документов;

  • изменения тиража документов.

• условное или фактическое высвобождение работников;

• изменения должностного состава работников.

Факторами социального эффекта могут быть:

• возможность обеспечения и повышения квалификации;

• повышение уровня удовлетворенности своим трудом;

• изменение характера труда и улучшение его условий;

• уменьшение текучести кадров;

• повышение производительности труда.

Таблица 12.2

Эффективность совершенствования системы документационного обеспечения управления

Направления совершенствования ДОУ	Результаты функционирования ДОУ	Показатели экономической эффективности	Влияние на систему управления
Совершенствование технологии работ Специализация работников Рационализация форм документов	Повышение производительности труда управленческих работников		Повышение оперативности, обоснованности, надежности системы управления
	Условное или фактическое высвобождение работников	- число высвобожденных работников ЗП – средняя заработная плата одного работника с начислениями
	Изменение должностного состава работников	Эдс = Фзд - Фзп Эдс – экономия, достигнутая за счет изменения должностного состава
	Снижение затрат времени обработки документов	Эдо = Эф + Эмт + Эз + Энр Эдо – экономия, достигнутая за счет мероприятий по документационному обеспечению управления
Исключение дублирования документов Уменьшение количества документов	Снижение затрат материалов	Эф = (Д1 – Д2)  С1  А1 Эф – экономия от снижения затрат материалов за счет количества форм и исключения дублирования форм документов Д1, Д2 – объем документов до и после С1 – стоимость одного листа А1 – годовой тираж выпуска бланков документов
	Снижение трудоемкости заполнения документа	Экономия от снижения трудоемкости заполнения, размножения, хранения документа Эм = (Д1 – Д2)  t2  n Д1, Д2 – количество документов до и после t2 – трудоемкость заполнения, размножения, хранения, час n – часовая ставка работника
		Экономия на стадии оформления и заказа форм в типографии ЭЗ = (Д1 – Д2)  t3  Ч3 t3 – норма времени (трудоемкости) оформления заказа, час Ч3 – часовая ставка заказа, руб.
		Экономия на накладных расходах ЭПР = (Эф + Эм + ЭЗ)  n n – коэффициент накладных расходов
Устранение дублирования операций Сокращение оформительских операций Сокращение операций по передаче данных	Сокращение объема управленческих работ
	Обеспечение своевременности выполнения работ
Совершенствование процессов, в т.ч. совершенствование процессов принятия решения Формализация процесса представления информации по этапам принятия решения	Выбор лучшего решения Своевременное представление документов для принятия решения Правильное и своевременное оформление принятия решения
Возможность подготовки материалов для обучения персонала	Обеспечение обучения персонала, повышение уровня квалификации персонала Повышение уровня удовлетворенности трудом Изменение характера труда и улучшение его условий