3. Документооборот для распределения функции (задачи), документов

Функции (задачи, документы) выполняют при помощи документограммы, к которым относятся маршрутно-технологические карты, технологические карты, процедуры, оперограммы.

Документограмма – представляет собой графическую интерпретацию процессов составления документов как по операциям, содержащейся в них информации, так и операциям обработки самого носителя информации.

Пример составления документограммы «Составление производственного плана» представлен в табл. 6.15. Примеры составления документооборота для функций, документов представлены в разделе.

Пример составления документограммы «Составления «»Производственного плана цеха» представлен в табл. 6,17. Схема документограммы «Составление наряда» представлена в табл. 6.18.

Таблица.6.15

Документограмма производственного плана²⁰

Показатели	Наименование документов
	Квартальный бизнес план	Месячный план графика	Отчёт о выполнении суточного задания	Отчёт о выполнении сменного задания
Периодичность
Количество документов в год
Рабочие места
Контрольные места
Начальные смены
Диспетчер
Начальник цеха
Планово-диспетчерский отдел
Экономический отдел
Директор

Наименование документа

Периодичность выпуска документа

Количество документов в год

Объём документов в единицах обработки

Участок механической сборки

Сборочный участок

Аппарат управления цехом

Заводоуправление

Рабочее место

Контрольное место

Сменный мастер

Рабочее место

Контрольное место

Сменный мастер

Диспетчер

ПДО

ОТК

Бухгалтер

Начальник цеха

ПДО

ПТО

Директор

Производственный план на кв. с разбросом на месяц

4 раза в год

4

80

X

V

X V

V

0

План-график работ по участкам

12 раз в год

24

140

X

X

X

4 V

0

Таблица.6.16

Документограмма составления «производственного плана» цеха²¹

Таблица 6.17

Схема документограммы «Составление наряда»²²

32 – кузнечный цех Наименование работы (операций)	Трудоемкость Выполнено (час)	Календарные сроки начала и окончания	ИСПОЛНИТЕЛИ
			ПДБ цеха	Мастер	Кладовщик	ОТК	Нормировщик	ВУ	Бухгалтерия
выписка наряда проставление в наряде табельного номера и других сведений об исполнителе отметка о выдаче деталей и заготовок отметка о приеме обработанных деталей проставление нормы времени и расценок проставление количества отработанных часов контроль правильности заполнения наряды исчисление суммы заработка и количества норма - часов сдача наряда на хранение			1 2 3 4 5 6 7 8 9

«Блок-схема используется, как правило, для укрупнённого описания сложных процессов. Она состоит из блоков, изображаемых в виде геометрических фигур, внутри которой дано краткое описание соответствующей части процесса обработки информации».

Блок-схема составления оформления документов представлена на рис 6.18».²³

Рис. 6.18 Блок-схема процесса составления и оформления документов

Органиграмма представляет собой графическую интерпретацию процесса выполнения управленческих функций, их этапов и входящих в них работ с точки зрения распределения организационных процедур разработки и принятия решений между органами управления и отдельными работниками.²⁴

«Оперограммы применяются для изображения простых первичных процессов управления. Они имеют форму матрицы, каждой строке которой соответствует какая-то операция процесса управления, а каждому столбцу – исполнитель этой операции. Линия, соединяющая клетки матрицы между собой, указывают последовательность выполнения операций и порядок передачи данных от исполнителей к исполнителю»²⁵.

Таблица 6.19

Оперограмма движения листа

№ п/п	Структура подразделения и исполнители	Планово-диспетчерский отдел	Планово распределительный отдел	Плановик	Распр. работы	Склад заготовок	Кладовщики
1	Передача маршрутного листа (1) с талонами на получение заготовок (2) и регистрации поступлений листа	1 2 2	1
2	Регистрация маршрутных листов в подстальных заданиях (дата, номер)		1 3	2 2 2	2

Оперограмма – это документ, на котором в графическом виде показаны:

• по вертикали операции над документами

• по горизонтали исполнители этих операций (должностные лица, подразделения)

Оперограмма движения маршрутного листа представлена в табл. 6.19. Оперограмма входящих документов показана в табл. 6.20. Оперограмма процесса принятия решения представлена в табл. 6.21.

Достоинства:

Возможность отображения маршрута движения документов, операций над документами и исполнителей над операциями и их трудоёмкость. Возможность показать существующий и необходимый документ.

Недостатки

Относительная трудоёмкость составления оперограмм.

Таблица 6.20

Оперограмма входящих документов

№ п/п	Исполнитель Операции "^\	Секретариат	Руководитель предприятия	Секретари структурных подразделений	Руководители структурных подразделений	Исполнители
10	Получение документа. Передача руководителю
11	Передача в подразделения
12	Получение документа в подразделении
13	Регистрация документов в подразделениях				|
14	Рассмотрение документа в подразделении
15	Фиксация рассмотрения документа
16	Передача на исполнение
17	Исполнение документа
18	Передача документа секретарю
19	Формирование и оформление дел
20	Текущее хранение и использование

Таблица 6.21

Оперограмма процесса принятия решения

№ п/п	Этапы работ (операции)	Исполнители (должностные лица, подразделения)
		Зав. отделом	Зав. Фин. Отд.	Зав. …. отдела	Ген. директор	Секретариат	Зав. канцелярией
1	Составление проекта решения
2	Визирование проекта решения
3	Принятие решения
4	Оормление решения (регистрация, размножение)
5	Ознакомление с решением
6	Контроль за исполнением решения

В кружочках указан срок (дн.) исполнения

Большую группу документов составляют:

• маршрутные (маршрутно-технологические) карты

• процедуры

Маршрутно-технологическая карта – это документ, содержащий описание технологического процесса составления производственного документа по всем операциям в технической последовательности.

Документ (маршрутно-технологическая карта) обычно выполняется в виде таблицы. В таблице указывается подразделение, в котором выполняется работа, лицо, (должность) отвечающее за выполнение работы, вход (документ, информация, подразделение, из которого поступает информация) или выход (документ, информация, конечный результат и подразделение – получатель информации).

Иногда в таблицы указывается также: оснащение рабочего места, норма времени на выполнение операции.

Иногда маршрутно-техническую карту представляют в виде текста, на котором указано: наименование операций, исполнитель, норма времени на операцию, средняя месячная з/п, расчёт величины.

Процедура – это таблица, в которой указывается:

• действие (формирование документа, выполнение функций)

• кто делает (подразделения, специалист)

• что делает (содержание и последовательность операций по формированию документа, выполнению функций)

• когда делает (срок исполнения)

• как делает (используемые документы, информация)

Достоинства

Возможность отображения процесса составления документа по операциям и их исполнителей; возможность сбалансировать входные и выходные документы; возможность рассчитать трудоёмкость составления документов.

Недостатки

Отсутствие потоков (маршрутов движения документов; относительная трудоёмкость составления технологических карт).

Технологическая карта функции управления (форма) представлена в табл. 6.22. Технологическая карта функции управления (пример) представлена в табл. 6.23.

Маршрутно-технологическая карта составления документа (форма) представлена в табл. 6.24. . Маршрутно-технологическая карта (пример заполнения) представлена в табл. 6.25.

Маршрутно-технологическая карта составления письма (форма) представлена в табл. 6.26. Процедура формирования документа (форма) представлена в табл. 6.27. Процедура формирования документа (пример составления) представлена в табл. 6.28.

Таблица 6.22

Технологическая карта функция управления Функция:

(форма) Элемент:

Отделы исполнители	№ п/п	Наименование и содержание работ	Средства механизации		Должность исполнителя		Единица измерения	Кол-во	Трудоемкость		Форма документа
			Наименование	Шифр	Наименование	Шифр			Единичная	итого

Таблица 6.23

Технологическая карта функция управления Функция: Технико-экономическое планирование

(пример) Элемент: Установление цен на изделие

Отделы исполнители	№ п/п	Наименование и содержание работ	Средства механизации		Должность исполнителя		Единица измерения	Кол-во	Трудоемкость		Форма документа
			Наименование	Шифр	Наименование	Шифр			Единичная	итого
Бюро цен планово-экономического отдела	1	Составление задания отделам и цехам			Начальник бюро			10	0,02	0,2	Бланк задания
	2	Представление задания отделам и цехам			Техник			10	0,01	0,1

Таблица 6.24

Маршрутная технологическая карта

Наименование документа(форма)

Работы, обеспечивающие составление документа	Код работы	Подразделение, в котором выполняется работа	Вход		Операции по выполнению работы	Лицо (должность), отвечающее за выполнение работы	Выход
			Документ, информация или производственный результат	Подразделение, из которого поступает информация			Документ, информация или производственный результат	Подразделения- получатели информации
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Таблица 6.25

Маршрутная технологическая карта

Наименование документа: стратегический план

(пример)

Работы, обеспечивающие составление документа	Код работы	Подразделение, в котором выполняется работа	Вход		Операции по выполнению работы	Лицо (должность), отвечающее за выполнение работы	Выход
			Документ, информация или производственный результат	Подразделение, из которого поступает информация			Документ, информация или производственный результат	Подразделения- получатели информации
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1. Определение стратегий		БСП	Основные направления развития	Совет директоров	Разработка SWOT-анализа. Определение целей	Главный специалист	Перечень стратегий	Ген. директор
2. Формирование стратегического плана		БСП	Производственный план. План маркетинга. Финансовый план	ПЭО ОМ ФО	Разработка продуктовой программы. Разработка программы реструк. б.п.	Главный специалист	Стратегический план	Совет директоров

Таблица 6.26

Маршрутно-технологическая карта подготовки письма

Наименование работ (операций)	Исполнитель	Норма времени на операцию	Средн. мес. з/пл	Расчет величины стоимости
1. Выдача поручения	Руководитель	5 мин.
2. Получение поручения	Специалист	5 мин.
3. Подготовка письма	Специалист	90 мин.
4. Печать письма	Секретарь	8 мин.
5. Визирование письма	Специалист	480 мин.
6. Передача письма на подпись руководителю	Секретарь	300 мин.
7. Подписание письма	Руководитель	120 мин.
8. Регистрация письма	Секретарь	5 мин.
9. Отправка письма	Секретарь	5 мин.

Таблица 6.27

Маршрутно-технологическая карта подготовки письма

Наименование работ (операций)	Исполнитель	Норма времени на операцию	Средн. мес. з/пл	Расчет величины стоимости
1. Выдача поручения	Руководитель	5 мин.
2. Получение поручения	Специалист	5 мин.
3. Подготовка письма	Специалист	90 мин.
4. Печать письма	Секретарь	8 мин.
5. Визирование письма	Специалист	480 мин.
6. Передача письма на подпись руководителю	Секретарь	300 мин.
7. Подписание письма	Руководитель	120 мин.
8. Регистрация письма	Секретарь	5 мин.
9. Отправка письма	Секретарь	5 мин.

Таблица 6.28

Процедура формирования документа

(форма)

Этапы и содержание работы	Содержание и последовательность операций по выполнению работ что	Срок исполнения когда	Ответственный исполнитель кто	Документа, информация как		Примечание

Таблица 6.29

Процедура формирования документа

(пример)

Этапы и содержание работы	Содержание и последовательность операций по выполнению работ	Срок исполнения	Ответственный исполнитель	Необходимые документы, информация		Примечание
Определение стратегий	Разработка SWOT-анализ. Определение целей. Определение стратегий. Выбор стратегий	00.00.0000	Гл. специалист	Основные направления деятельности. Перечень ресурсов	SWOT-анализ. Перечень целей. Перечень стратегий. Выбранные стратегии.