Форма акта о выделении документов к уничтожению
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ЛЕЧЕБНО- УТВЕРЖДАЮ
ПРОФИЛАКТИЧЕСКОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ Главный врач МЛПУ МБ
МНОГОПРОФИЛЬНАЯ БОЛЬНИЦА _________А.В.Реснянский
«___»____________2000г.
АКТ
№ ______
г. Тольятти
О выделении к уничтожению
Документов, не подлежащих хранению
На основании _________________________________________________
(название и выходные денные перечня документов
с
указанием сроков хранения документов)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ______________________________________
(название фонда)
№ п/п |
Заголовок дела и групповой заголовок дел |
Дата дела или крайние даты дел |
Номера описей (номенклатуры) дел |
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи |
Кол-во дел (томов, частей) |
Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню |
Примечание |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ИТОГО _______________________дел за __________________________годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за __________________________годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(Протокол от ___________________№__________________).
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов ________________ И.О. Фамилия
Дата
ОДОБРЕНО
Протокол (ЦЭК)
9.2. Общие требования к систематизации документов.
Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов. Для этого составляется номенклатура дел, которая закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки хранения дел. Она используется для обеспечения поиска документов, учета дел, построения ИПС.
Номенклатуры дел могут быть: типовыми, примерными, индивидуальными.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатывается службами документации организаций, имеющих подведомственную сеть (в отрасли, административно-территориальной единицы). Типовые номенклатуры дел носят обязательный характер, примерные – рекомендательный. Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры каждая организация составляет свою номенклатуру.
Номенклатура дел составляется по следующей форме:
Название раздела.
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Кол-во дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части), №№ статей по перечню |
Примечание
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Разделами номенклатуры дел являются в основном названия ее структурных подразделений в соответствии с организационной структурой. При этом в качестве первого раздела в номенклатуре дел следует указывать службу ДОУ, поскольку именно там собирается организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность предприятия в целом.
Индекс конкретного дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого подразделения. Например: 01-1, 02-2, 01-12,.,02-1, 02-2, 02-35 и т.д.
Заголовок дел рекомендуется указывать в следующей последовательности:
организационно-распорядительная документация;
плановая документация;
отчетная документация;
документация, относящаяся к выполнению основной деятельности;
документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.
Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов. При большем объеме документов в деле, оно делится на тома и части.
В графе номенклатуры проставляются сроки хранения дел в соответствии с определенными перечнями.
В пятой графе службой ДОУ проставляются отметки:
о заведении дел;
о переходящих делах;
о сотрудниках, ответственных за документацию и формирование дел в структурных подразделениях;
о передаче дел в другую организацию;
о местонахождении подлинника;
о передаче дел в ведомственный архив и т.п.
На основании номенклатурных дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел предприятия, при этом оформляется титульный лист на общем бланке предприятия.
Номенклатура дел предприятия подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Архивного учреждения и утверждается руководителем предприятия.
Номенклатура дел структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) предприятия.
Форма номенклатуры дел предприятия представлена в табл. 9.4.
Форма итоговой записи к номенклатуре дел представлена в табл. 9.5.
Таблица 9.4.