5.4. Расчеты с подотчетными лицами
Подотчетное лицо – это работник предприятия, получивший денежные суммы под отчет для предстоящих расходов.
Авансовый отчет – документальный отчет работника об использовании аванса, полученного под отчет для выполнения служебного поручения (командировка, хозяйственные расходы и др.). Составляется на каждую сумму аванса, в нем указываются все расходы и полученная под отчет сумма.
Каждая организация осуществляет расчеты с подотчетными лицами, т.е. выдает работнику организации денежные средства на командировочные расходы, на закупку канцтоваров, или на оплату услуг сторонних организаций наличными средствами. Но наиболее распространенными расходами являются расходы, связанные со служебными командировками.
Для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», который является активно-пассивным счетом.
Выданные в подотчет суммы отражаются по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетом 50 «Касса организации». После утверждения авансового отчета, израсходованные суммы с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» при приобретении материалов, товаров, основных средства списываются, соответственно в дебет счетов 10, 41 или 08.
Командировочные расходы списываются в дебет счетов 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» с кредита счета 71.
Остаток денежных средств свыше суммы, использованной согласно авансового отчета, подлежит возвращению работником в кассу не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки, что будет отражено по кредиту счета 71 и дебету счета 50 «Касса».
Если работник израсходовал больше денег, чем получил их в качестве аванса, то организация должна выплатить работнику перерасходованную сумму. Этот факт отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50.
Документ «Авансовый отчет» (меню «Касса») состоит из нескольких закладок (Рис. 5.17).
Рис. 5.17
На закладке «Авансы» указывается расходный кассовой ордер, по которому были выданы деньги подотчетному лицу. На остальных закладках отмечается, на что истрачены денежные средства.
Если стоимость купленных подотчетным лицом ТМЦ требуется отразить на балансе предприятия и вести по ним складской учет, то заполняется закладка «Товары», где указывается перечень поступивших ТМЦ. По бухгалтерскому и налоговому учету операция будет проведена по дебету счета учета поступивших ценностей (10, 41, 08).
Закладка «Оплата» заполняется в том случае, если при покупке товара подотчетное лицо расплатилось с контрагентом. На этой закладке указываются все параметры для проведения взаиморасчетов с внешними контрагентами. По этой закладке будет проводиться корреспонденция счетов: Дебет счет расчета с контрагентами, выбранный на закладке «Оплата» − Кредит 71.
При покупке товаров или услуг подотчетным лицом можно заполнить закладку «Прочее» и тем самым отнести стоимость услуг и товаров, например, на затраты предприятия (счета 20, 25, 26, 44). По бухгалтерскому учету счет дебета и аналитика будет указываться на закладке «Прочее».
Расходы по приобретению ТМЦ в розничной торговле не сопровождаются счетами-фактурами, поэтому в этом случае по кнопке «Цены и валюты» надо в диалоговом окне снять флажок «Учитывать НДС» (Рис. 5.18).
Рис. 5.18
Упражнение 5.4
Утвержден авансовый отчет Донцовой И.С. от 26.01, к которому приложены следующие документы:
– товарный чек № 58 от 26.01 на 3 упаковки бумаги на сумму 234 руб.;
– товарный чек № 80 от 26.01 на 100 шт. тетрадей на сумму 300 руб.
(В процессе заполнения авансового отчета необходимо добавить бумагу и тетради в справочник «Номенклатура» в группу «Материалы»)
С помощью отчета «Карточка счета 71» определите вид и сумму задолженности по подотчетному лицу Донцовой И. С.
Внесен в кассу остаток неиспользованной подотчетной суммы Донцовой И.С. по приходному кассовому ордеру от 26.01. (Операция – Возврат от подотчетного лица, Статья ДДС – Расчеты с подотчетными лицами).
В авансовом отчете командировочные расходы отражаются на закладке «Прочее». При этом, как правило, командировочные расходы не сопровождаются счетами-фактурами, поэтому по кнопке «Цены и валюты» надо в диалоговом окне снять флажок «Учитывать НДС» (см. рис. 5.18). Графу «Поставщик» можно не заполнять. При заполнении графы «Номенклатура» следует добавить в группу «Услуги» справочника «Номенклатура» запись «Командировка» (Рис. 5.19).
Рис. 5.19
и выбрать эту запись для заполнения графы «Номенклатура». Будьте особенно внимательны при заполнении граф «Субконто». Окончательно, строка авансового отчета о командировке будет выглядеть примерно следующим образом (Рис. 5.20):
Рис. 5.20
Упражнение 5.5
Выдан аванс на командировочные расходы по расходному кассовому ордеру от 27.01 Фролову И. С. – 7000 руб.
Утвержден авансовый отчет от 30.01 Фролова И. С. с подтверждающими документами:
– Билет Пенза-Москва – 1000 руб.,
– Билет Москва-Пенза – 1000 руб.,
– Квитанция за проживание в гостинице – 2500 руб.,
– Суточные с 27.01 по 30.01 – 2800 руб.
Счет всех затрат – 26, Подразделение – Административно-хозяйственный отдел, Субконто 1 – Командировочные расходы. Авансовый отчет утвержден в сумме 7300 руб.
Определите вид и сумму задолженности по подотчетному лицу Фролову И. С.
Возмещен перерасход командировочных Фролову И. С. по расходному ордеру от 30.01.
С помощью отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» проверьте наличие задолженностей по расчетам с подотчетными лицами.
Операция перечисления денежных средств на банковские карты подотчетным лицам выполняется документами «Списание с расчетного счета».
Если в организации подотчетным лицам выдаются корпоративные банковские карты, то
для отражения оплаты услуг банка, связанных с их обслуживанием документ «Списание с расчетного счета» должен иметь вид операции «Прочее списание».
расход денежных средств держателем такой карты отражается документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу».
Замечание. Именно расход денежных средств отражается таким образом с проводкой Д71 – К55.04 (Прочие специальные счета). Впоследствии, в авансовом отчете указывается, на какие цели был произведен такой расход.