5. Проведение совещаний и переговоров.

Совещания- это одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информа­цией между подчиненными и руководителем, принимаются управ­ленческие решения.

Основные цели совещаний, проводимых в процессе управления, можно свести к следующим: контроль и координация действий команды; повышение эффективности деятельности; разработка и обсуждение изменений плана; поиск и разработка рабочих идей; перераспределение ресурсов; обмен информацией; разрешение конфликтных ситуаций; развитие команды.

Задачи: цели совещания зависит также его вид. Анализ большого количества производственных совеща­ний позволил выделить три их основных вида: информационные, оценочные и совещания по планированию работы и распределению ресурсов. Остальные являются комбинациями этих основ­ных видов.

На хорошо спланированном совещании обычно решается много проблем. Вместе с тем существуют дополнительные мето­ды повышения эффективности совещания: перед началом совещания каждый его участник должен знать имена и обязанности остальных; необходимо сопоставление полного списка участников с ад­ресами и телефонами. Это гарантирует точную доставку про­токола совещания, обеспечивает дальнейшую связь с ними.

Для эффективного проведения совещания можно рекомен­довать менеджерам использовать некоторые советы: четко определите проблему. перечислите последствия нерешенной проблемы. перечислите желаемые результаты. перечислите возможные препятствия и определите пути их преодоления; перечислите альтернативные действия для достижения желае­мых результатов ит.д.

Предсе­датель (менеджер) должен весьма обстоятельно готовиться к со вещаниям.

Переговоры Они имеют большое значение в жизни любого человека. Люди не стесняются в средствах для достижения целей и стремятся улучшить свое положение, ведя переговоры о «соглашениях» с теми, кто их окружает. Эти соглашения уста­навливают рабочие и личные взаимоотношения, фиксируют — случайно или формально — условия договора. Поэтому перего­воры — это естественная и неизбежная составляющая поведения человека.

В зависимости от формы согласования решений переговоры .строятся на принципах: «жесткой» конкурентной борьбы; «мягкой» кооперативной договоренности; «уступки за уступку»; «наибольшего общего знаменателя», т.е. включения в до­говоренность только тех пунктов, по которым позиции участников с самого начала совпадают или близки; консенсуса, т.е. решения, которое не вызывало бы возра­жений ни у кого из участников переговоров.

Процесс ведения переговоров может быть разбит на несколько этапов:

взаимное уточнение позиций участников — изложение сто­ронами своих позиций (внесение официальных предложе­ний) и дача необходимых разъяснений. Это процесс сня­тия информационной неопределенности за счет уяснения позиций друг друга. На этом этапе четко определяется проблема, которую необходимо решить в ходе перегово­ров, устанавливается разница в позициях сторон. Иногда кэтому этапу можно отнести обсуждение реализации (вы­полнения) ранее достигнутых соглашений;

*этап обсуждения (аргументации) необходим, чтобы убедить (аргументирование) партнера в том, что категорически не­приемлемо в его позиции и не может стать частью согла­шения. При этом обычно не ставится задача убедить парт­нера в правильности своих взглядов. Основной результат этапа — определение рамок возможной договоренности;

*согласование позиций и выработка договоренности. В реаль­ных условиях достаточно сложно определить процент сов­падения интересов. Кроме того, в процессе переговоров стороны редко воспринимают абсолютно точно объектив­ную ситуацию.

Переговорная стратегия формируется до начала переговоров (на этапе подготовки) и является частью переговорной концеп­ции. Переговорная тактика занимает подчиненное место по от­ношению к стратегии и зависит от конкретной ситуации на пе­реговорах.