6). Принципы информационного обслуживания пользователей.

Принцип полноты, согласно которому вся продукция для федеральных государственных нужд, являющаяся объектом самостоятельной поставки в эксплуатирующие организации, должна быть каталогизирована и иметь федеральный номенклатурный номер системы каталогизации.

Принцип сопоставимости, определяющий необходимость обеспечения при построении информационных документов по каталогизации возможности однозначного сопоставления каталогизированного финального изделия со всеми его составными частями самостоятельной поставки (в том числе используемыми в качестве ЗИП).

Принцип достаточности, обуславливающий необходимость включения в федеральный каталог и другие информационные документы по каталогизации сведений о каталогизированной продукции, в объемах, достаточных для решения заявленных задач каталогизации.

7). Принципы актуализации федерального каталога.

Принцип соответствия, заключающийся в обеспечении соответствия каталогизированной номенклатуры продукции для федеральных государственных нужд реальному спросу потребителей.

Принцип актуализированности, который выражается в необходимости оперативной корректировки федерального каталога в соответствии с принимаемыми решениями по вводу и исключению продукции из числа допущенной к поставкам для федеральных государственных нужд.

Принцип оптимальности, согласно которому необходимо стремиться к тому, чтобы каталогизированная номенклатура продукции оптимальным образом удовлетворяла потребности потребителей по заданному критерию оптимальности. При этом все предметы, не входящие в состав множества оптимальных, должны быть предложены к исключению из федерального каталога с соответствующей заменой (или без нее в случае отсутствия спроса).

Достаточность приведенных методических принципов проведения работ по каталогизации подтверждается практической реализуемостью, разработанных на их основе, методов каталогизации продукции и опытом функционирования ФСКП.

2.2. Функциональная структура федеральной системы каталогизации

Федеральную систему каталогизации возможно отнести к классу "больших систем управления", что представляется принципиально важным обстоятельством с точки зрения формирования облика системы.

Одно из наиболее полных определений "большой системы управления" приведено в [26], согласно которому большим системам управления, состоящим из объекта управления и управляющих органов, связанных между собой каналами передачи информации, присущи следующие пять основных признаков:

1. Система управления имеет иерархическую структуру и представляет собой комплекс подсистем различных уровней. При этом выпадение или отказ какой-либо подсистемы или части подсистем не всегда приводит к отказу или распаду всей системы, а иногда только к снижению эффективности ее функционирования;

2. Органы управления подсистем и всей системы организованы по иерархическому принципу, т.е. представляют собой коллективы, функционирующие во главе с руководителями разных рангов;

3. Главнейшие функции управления, планирования, оценки ситуации или складывающейся обстановки и принятия решений осуществляются непосредственно коллективами управляющих органов;

4. Организованные коллективы управляющих органов предопределяют у всей системы в целом, как и у любого социального организма, существование в той или иной степени свойства адаптации и самоорганизации;

5. В органах управления различных рангов применены ЭВМ для оптимизации принимаемых решений и для переработки потоков информации. ЭВМ управляющих органов старших и младших рангов связаны специальными каналами связи.

Федеральная система каталогизации соответствует этим признакам и поэтому может быть отнесена к классу больших систем управления, что представляется принципиально важным обстоятельством с точки зрения формирования облика системы, установления состава и приоритетности работ по ее созданию.

В первую очередь отсюда следует необходимость реализации известного из кибернетики "принципа необходимого разнообразия", согласно которому сложность системы управления должна соответствовать сложности объекта управления, которым является номенклатура продукции для федеральных государственных нужд.

Для функционирования чисто информационной системы, в основном, требуется разработка стандартной формы представляемой информации об изделиях, а также некоторые правила представления и получения информации. Все остальные правила являются внутренней задачей центра информационной системы и не затрагивают интересов поставщиков и пользователей информации, которые по существу не входят в состав системы и служат для нее внешней средой. Количество пользователей информации при этом практически не регламентируется. Примером такой информационной системы может служит автоматизированный банк данных "Продукция России".

В отличие от этого, для обеспечения деятельности системы каталогизации, как информационно-управляющей системы, требуется однозначно определить орган управления системы, ее исполнительные органы (регуляторы) и средства обратной связи, а также регламентировать функции органов системы каталогизации и установить между ними связи и ответственность.

Одним из ключевых понятий при создании Федеральной системы каталогизации является модель облика системы, которая может быть представлена выражением

где W(J)- облик системы каталогизации;

_j- совокупность выполняемых функций подсистем наj-м уровне иерархии;

_j- совокупность определяющих характеристик подсистем наj-м уровне иерархии;

S_j - совокупность подсистемj-го уровня иерархии;

j= 1, 2, ...,J - уровень иерархии.

Деление Федеральной системы каталогизации на подсистемы может в общем случае осуществляться различными способами в зависимости от принятого уровня рассмотрения системы, например по предметным областям, в которых производится каталогизация, и по функциям, выполняемым в процессе каталогизации конкретного предмета снабжения.

Укрупненная блок-схема Федеральной системы каталогизации применительно к предметным областям каталогизируемой продукции представлена на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Макро-блок схема Федеральной системы каталогизации

Будем полагать, что система каталогизации состоит из органа управления системы в целом и подсистем S₁, S₂, ... S_n. Каждая из подсистем имеет свой орган управленияУ₁, У₂, ... У_n, регуляторР₁, Р₂, ... Р_nи обратную связьОС₁,ОС₂,… ОС_n.

Объектом управления федеральной системы каталогизации является номенклатура продукции, заказываемой, закупаемой и эксплуатируемой в обеспечение удовлетворения Федеральных государственных нужд. Соответственно объектами управления для подсистем S₁, S₂, ...,S_nявляется номенклатура продукции определенного вида. Органы управления Федеральной системы каталогизации должны обеспечить выработку управляющего сигнала, корректирующего состав закрепленного за ним раздела федерального каталога продукции.

Роль регуляторов подсистем выполняют разделы федерального каталога, закрепленные за соответствующими органами управления подсистем S₁, S₂, ... S_n.

Управляющее воздействие органа управления системой каталогизации и органами управления ее подсистемами формируется исходя из необходимости создания федерального каталога продукции, учета существующей продукции и потребностей в новой продукции, выявления взаимозаменяемой продукции и подготовки предложений о замене дублирующей и морально устаревшей продукции, обеспечения единства описания и идентификации продукции, обновления (актуализации) федерального каталога путем включения новой, более совершенной и перспективной продукции, исключения дублирующей и морально устаревшей продукции.

Обратная связь в Федеральной системе каталогизации обеспечивается поступлением информации о реально используемой номенклатуре предметов снабжения из системы материально-технического обеспечения эксплуатации и ремонта техники.

Следует различать не только функции по решению основных задач системы каталогизации, но вспомогательные функции, обеспечивающие достижения поставленных задач системы. К вспомогательным относятся функции Федеральной системы каталогизации по методическому, организационному, кадровому, информационному и материальному обеспечению (Рис.2.2).

Рис. 2.2. Виды вспомогательных функций ФСКП

Основные и вспомогательные функции Федеральной системы каталогизации определяют состав и функции ее участников, которые приведены на рис. 2.3.

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии

- осуществляет координацию и организационно-методическое руководство работами по каталогизации;

- утверждает нормативные документы по каталогизации

Межведомственный совет по каталогизации

- разрабатывает согласованные предложения по формированию и проведению в стране единой технической политики в области каталогизации

- разрабатывает научно-методические основы каталогизации продукции;

- ведет сводную часть федерального каталога продукции;

- распределяет серии федеральных номенклатурных номеров между центрами каталогизации государственных заказчиков продукции

Федеральный центр

каталогизации

- принимают решения о включении продукции в закрепленные разделы федерального каталога;

- организуют разработку и ведение разделов федерального каталога;

- обеспечивают соответствие заказываемой продукции федеральному каталогу

Государственные

заказчики продукции

Федеральный орган исполнительной власти в области промышленности

- обеспечивает проведение работ по каталогизации в подведомственных предприятиях;

- готовит предложения по уточнению каталогизированной номенклатуры продукции

Центры каталогизации государственных

заказчиков продукции

- разрабатывают и ведут закрепленные разделы федерального каталога продукции

- разрабатывают предложения по включению в федеральный каталог новой продукции и исключению устаревшей;

- обеспечивают методическую помощь предприятиям отрасли в области каталогизации

Отраслевые головные

организации помышленности по каталогизации

- применяют федеральный каталог при разработке и производстве продукции;

- составляют каталожные описания на поставляемую

продукцию

Поставщики продукции для федеральных государственных нужд

Рис. 2.3. Функциональная схема Федеральной системы каталогизации продукции

Методическое обеспечение предназначено для того, чтобы определить общие направления развития системы и обеспечить процесс каталогизации конкретного предмета снабжения методами и методиками для выполнения поставленных перед Федеральной системой каталогизации задач.

Задача организационного обеспечения федеральной системы каталогизации состоит в формировании и поддержании рационального состава участников системы, определении их функций, связей, ответственности и т.п.

Важным направлением организационного обеспечения является наличие проработанной программы, устанавливающей содержание, последовательность, сроки и состав исполнителей работ по созданию и совершенствованию системы каталогизации.

Для нормального функционирования Федеральной системы каталогизации требуется обеспечить ее участников информацией для принятия ими решений, адекватных складывающейся обстановке. К таким видам информации следует отнести: данные о применяемой и планируемой номенклатуре предметов снабжения, сведения о характеристиках предметов снабжения, а также о составе предметов снабжения и их входимости в предметы снабжения более высокого уровня иерархии, сведения о фонде технических регламентов и нормативных документов по стандартизации, которые регламентируют требования к продукции для федеральных государственных нужд и др. Содержание материального обеспечения функционирования Федеральной системы каталогизации очевидно из самого его названия, что вместе с тем, требует наличия инструментов оценки достаточности и оптимальности материальных и финансовых средств, выделяемых на федеральную систему каталогизации.

Известно, что любая управляющая система, имеющая в своем составе людей, в определяющей мере зависит от так называемого человеческого фактора, что предопределяет необходимость особо выделить кадровое обеспечение федеральной системы каталогизации, формирующее дееспособный и эффективно действующий состав специалистов разрабатывающих и эксплуатирующих систему каталогизации. Головной организацией Федеральной системы каталогизации является Федеральный центр каталогизации (рис. 2.4).

Рис. 2.4. Основные функции Федерального центра каталогизации

Федеральный центр выполнят функции по формированию сводной части федерального каталога, развитию методического обеспечения работ по каталогизации в стране, представительству Российской Федерации в международной системе каталогизации и ряд других важных функций, Эта организация призвана обеспечить единство отечественной системы каталогизации, исключая возможность ее распада на ведомственные, локальные системы, что особенно важно на начальных этапах развития работ по каталогизации в стране.

Рассмотренные структурная и функциональная схемы федеральной системы каталогизации регламентированы постановлением Правительства Российской Федерации от 11 января 2000 г. № 26 "О федеральной системе каталогизации продукции для федеральных государственных нужд" и ГОСТ Р 51725.1-2002 "Каталогизация продукции для федеральных государственных нужд. Федеральная система каталогизации продукции для федеральных государственных нужд. Общие положения".