1.3. Этапы каталогизации продукции

Исходя из установленных задач Федеральной системы каталогизации общий процесс каталогизации разделяется на три основных этапа: идентификация, информационное обслуживание пользователей федерального каталога, актуализация федерального каталога.

Общая последовательность этапов каталогизации конкретного предмета снабжения представлена на рис. 1.11.

Первый этап должен обеспечить получение ответа на вопрос: чем является возможный предмет снабжения, чем он отличается от других уже закупаемых предметов снабжения, в чем заключается польза для потребителя от заказа и покупки данного предмета. Этап должен завершаться принятием потребителем решения о закупке предложенного изделия или отклонении предложения о закупке. В том случае, если предмет допускается к закупке, то этот факт констатируется присвоением предмету федерального номенклатурного номера и включением информации о нем в федеральный каталог.

Второй этап проявляется (в случае принятия положительного решения о каталогизации предмета на предыдущем этапе) в организации информационного обслуживания потребителей данными о каталогизированном предмете снабжения.

Третий этап каталогизации связан с появлением новых предметов снабжения, превосходящих по своим технико-экономическим характеристикам ранее включенный в каталог предмет. Это обстоятельство приводит к процедуре исключения устаревшего и потерявшего потребителей предмета из каталога. Процедура актуализации каталога составляет существо третьего этапа каталогизации.

П

Исходная информация:

наименование предмета;

обозначение предмета;

наименование изготовителя предмета

характеристики предмета.

роцесс каталогизации предмета снабжения начинается с представления поставщиком возможному потребителю предложения на поставку.

Процедуры обработки информации

Определение принадлежности предмета к множеству однородных и принятие соответствующего стандартного формата описания предмета

Классификация

И

д е н т ифи к а ци я

Класс Единого кодификатора предметов снабжения, утвержденное наименование, стандартный формат описания

Заполнение стандартного формата описания соответствующими данными о его характеристиках

Описание

Каталожное описание предмета

Сопоставительный анализ

Сравнение предмета, предложенного к закупке и поставке, с ранее каталогизированными предметами

Отношения предпочтения

Принятие решения о допуске (запрещении) предмета к поставке для федеральных государственных нужд

Кодификация

Федеральный номенклатурный номер

Информационное обслуживание пользователей

Включение информации о предмете в базу данных и выходные информационные документы, доведение их до пользователей

Публикации федерального каталога

Принятие решения о запрещении предмета для заказа и поставок для федеральных государственных нужд

Актуализация

федерального каталога

Перечень федеральных номенклатурных номеров

предметов, исключенных из каталога

Рис. 1.11. Этапы каталогизации предмета снабжения

Предложение должно содержать наименование предприятия-производителя (поставщика), а также, как минимум, следующую информацию: наименование предмета, присвоенное ему производителем; условное обозначение предмета, присвоенное ему производителем; основные потребительские характеристики; цена; возможный объем и сроки поставки предмета.

Для идентификации предмета возможно использование трех первых групп данных. Цена, возможный объем поставляемой партии и срок поставки не являются признаками, идентифицирующими конкретный предмет. Эти сведения определяют условия поставки предмета.

Для уточнения содержания первого этапа каталогизации целесообразно его структурировать на следующие подэтапы: классификация, описание, сопоставительный анализ, кодификация.

Для идентификации предмета требуется вначале сформировать множество однородных предметов, а затем установить между ними отношения предпочтительности применения.

Подэтап "классификация" предназначен для определения группировки однородных предметов, к которой относится рассматриваемый предмет. Для этого в качестве исходной информации необходимы сведения о наименовании предмета, присвоенном ему изготовителем.

Возможны ситуации, при которых этих сведений вполне достаточно, чтобы однозначно определить группировку однородной продукции, к которой принадлежит рассматриваемый предмет, при этом другая информация будет избыточна. В качестве примера можно указать на такие наименования как "автомобиль ВАЗ 2110", "танк Т-72" и т.п. Классификатор каталогизируемой продукции должен позволять выполнять такие действия.

Кроме классификатора предметов снабжения может использоваться на данном подэтапе "перечень утвержденных наименований предметов снабжения", который по своей сути является вторым классификатором продукции в федеральной системе каталогизации, позволяющим детализировать с необходимой глубиной укрупненные группировки классификатора предметов снабжения.

В качестве исходной информации минимально необходимы сведения о наименовании предмета, присвоенном производителем, а также некоторые дополнительные данные о потребительских характеристиках предмета. В результате проведения подэтапа "классификация" рассматриваемому предмету должна быть поставлена в соответствие следующая информация: класс предмета по классификатору предметов снабжения, утвержденное наименование предмета снабжения, наименование государственного заказчика продукции, ответственного за проведение каталогизации предметов рассматриваемого класса.

Полученные после подэтапа "классификация" сведения позволяют перейти к подэтапу "описание". Выявленная принадлежность предмета к конкретной группировке однородных предметов снабжения обеспечивает возможность установления стандартных правил описания предмета. То есть определенные на предыдущем подэтапе номер классификационной группировки и утвержденное наименование предмета ставят в соответствие этому предмету стандартный формат описания. Стандартный формат описания представляет собой "пустую" таблицу с перечнем характеристик и инструкцией по ее заполнению значениями, присущими конкретному изделию.

Результатом проведения подэтапа "описание" является получение каталожного описания на рассматриваемый предмет, составленное по правилам соответствующего стандартного формата. Полученные в каталожном описании формализованные характеристики предмета снабжения позволяют перейти к важнейшему этапу идентификации предмета, а именно, установлению отношений предпочтительности его применения потребителем по сравнению с другими представителями выявленной группировки однородных предметов снабжения.

Процедуры данного подэтапа, названного "сопоставительный анализ", должны, на основании информации каталожного описания и некоторых заранее принятых критериев и правил сравнения, предоставить один из следующих возможных ответов:

- рассматриваемый предмет "лучше", по крайней мере, одного, из предметов, включенных в федеральный каталог и относящихся к данной группировке однородных предметов снабжения;

- рассматриваемый предмет "хуже" всех предметов, включенных в каталог и относящихся к данной группировке однородных предметов снабжения;

- рассматриваемый предмет "эквивалентен" по крайней мере, одному из предметов, включенных в каталог и относящихся к данной группировке однородных предметов снабжения;

- рассматриваемый предмет "не может сравниваться" с любым из предметов, включенных в каталог и относящихся к данной группировке однородных предметов снабжения.

Эти положения требуют некоторых пояснений. Слова "лучше", "хуже" означают, что рассматриваемый предмет снабжения по заранее заданным критериям сравнения превосходит (уступает) другие предметы снабжения. Несравнимыми признаются предметы, сравнение которых не имеет инженерного смысла с точки зрения возможной замены одного предмета другим при его эксплуатации. Например, вряд ли корректно рассматривать возможность замены в эксплуатации насоса производительностью 10 литров/час насосом производительностью 1000 литров/час, хотя они могут относиться к одному утвержденному наименованию предметов снабжения "насос".

После установления отношений предпочтений между рассматриваемым предметом и другими предметами в группировке однородных предметов снабжения представляется возможным перейти к заключительному подэтапу идентификации.

Этот подэтап называется "кодификация". В ходе данного подэтапа лицо, принимающее решение о каталогизации конкретного предмета снабжения, на основании результатов сопоставительного анализа и имеющейся у него системы предпочтений должно выбрать одно из следующих решений:

- присвоить предмету снабжения федеральный номенклатурный номер и тем самым допустить предмет для последующих заказов и закупок;

- распространить на данный предмет, ранее присвоенный другому предмету снабжения, федеральный номенклатурный номер, признав тем самым его эквивалентность с ранее закупаемым предметом снабжения;

- отклонить заявку на каталогизацию рассматриваемого предмета, и тем самым запретить его приобретение для федеральных государственных нужд. Но здесь следует сделать оговорку, что несмотря на решение центра каталогизации отклонить заявку на присвоение федерального номенклатурного номера, государственный заказчик вправе закупить тот предмет с последующим завершением процедуры кодификации.

После завершения этапа "идентификация" предоставляется возможным перейти к этапу "информационное обслуживание пользователей". Данный этап является самым длительным по времени его проведения.

Содержание этапа определяется процедурами включения информации о предмете в федеральный каталог и другие информационные документы по каталогизации, а также в автоматизированную базу данных о каталогизированных предметах снабжения. На данном этапе обеспечиваются информационные запросы пользователей относительно каталогизированного предмета снабжения.

Заключительный этап "актуализация федерального каталога" начинается с момента представления производителем нового предмета, для которого на подэтапах "сопоставительный анализ" и "кодификация" установлено его преимущество по сравнению с ранее каталогизированным предметом снабжения. Устаревший предмет выводится из федерального каталога только в том случае если от его применения отказались все его прежние пользователи.