3.3. Структура службы управления персоналом

Выполнение перечисленных выше работ службы кадров является необходимым и достаточным условием реализации задач и функций управления персоналом. Поэтому структура управления персоналом имеет относительно стандартный вид для различных предприятий. Различия могут быть вызваны лишь наименованием соответствующих подразделений или должностей в соответствии с терминологией, принятой в данной отрасли, например менеджер по персоналу или инспектор отдела кадров, директор по персоналу или начальник службы кадровой политики. Конкретное построение службы управления персоналом и распределение должностных обязанностей между соответствующими подразделениями может варьироваться в достаточно большом диапазоне, так как зависит от размеров организации и численности занятого на ней персонала, стиля и методов работы руководства компании, финансовых возможностей по содержанию штата управления.

Вместе с тем существуют определенные стандарты численности аппарата управления в зависимости от численности персонала в разных отраслях экономики. Это подтверждается данными, приведенными в таблице 1.3.

Таблица 1.3

Штаб служб управления персоналом <1>

┌────────────────────────────┬──────────────────────────┬─────────────────┐

│Отрасль и размер предприятия│ Норма персонала на одного│Число сотрудников│

│ │сотрудника кадровой службы│ кадровой службы │

├────────────────────────────┼──────────────────────────┼─────────────────┤

│Обрабатывающая: │ │ │

│до 500 - 999 чел. │ 116 │ 1 - 20 │

│1000 - 4999 чел. │ 130 │ 2 - 90 │

│свыше 5000 чел. │ 352 │ 7 - 126 │

├────────────────────────────┼──────────────────────────┼─────────────────┤

│Исследования и развитие │ 102 │ 1 - 60 │

├────────────────────────────┼──────────────────────────┼─────────────────┤

│Общественные нужды │ 154 │ 1 - 110 │

├────────────────────────────┼──────────────────────────┼─────────────────┤

│Больницы │ 180 │ 1 - 28 │

├────────────────────────────┼──────────────────────────┼─────────────────┤

│Банки │ 98 │ 1 - 72 │

├────────────────────────────┼──────────────────────────┼─────────────────┤

│Страховые компании │ 101 │ 1 - 142 │

├────────────────────────────┼──────────────────────────┼─────────────────┤

│Транспортировка и │ 272 │ 1 - 75 │

│распространение │ │ │

├────────────────────────────┼──────────────────────────┼─────────────────┤

│Правительственные учреждения│ 272 │ 2 - 104 │

├────────────────────────────┼──────────────────────────┼─────────────────┤

│Образование │ 161 │ 1 - 46 │

├────────────────────────────┼──────────────────────────┼─────────────────┤

│Другие фирмы │ 194 │ 1 - 120 │

└────────────────────────────┴──────────────────────────┴─────────────────┘

--------------------------------

<1> Иванцевич Дж.М., Лобанов А.А. Человеческие ресурсы управления. - М.: Дело, 1993.

В качестве примера реальной и эффективно действующей службы управления персоналом предлагается структура управления ГУП "Московский метрополитен", в структурных подразделениях которого автор проводил исследования по диагностике персонала в 2001 - 2002 гг.

Московский метрополитен - это мощная городская инфраструктура, главной целью деятельности которой является перевозка пассажиров.

Приведем некоторые статистические данные об этом предприятии, предоставленные Службой кадровой и социальной политики Московского метрополитена.

В состав Московского метрополитена входит 32 структурных подразделения. Каждое подразделение является самостоятельным предприятием, т.е. юридическим лицом, и ведет полноправную хозяйственную и финансовую деятельность. Численный состав работников по всем подразделениям превышает 30 000 человек; очевидно, что такое количество работников обязательно нуждается в четком и слаженном управлении для координации своей деятельности.

Функции метрополитена распределены между различными службами, в состав которых входят структурные подразделения.

Деятельность служб и подразделений разделена по участкам линий Московского метрополитена. Все указанные предприятия можно отнести к производственной сфере - основной и вспомогательной.

Кроме этого существуют предприятия социальной сферы, входящие в состав Московского метрополитена. Это поликлиника, осуществляющая амбулаторное лечение сотрудников и проводящая диспансеризации тех категорий работников, которые должны проходить медицинское освидетельствование по роду своей профессии в надлежащие сроки и без этого не могут быть допущены к работе. Также к социальной сфере относятся детские сады, два лагеря детского отдыха, два санатория.

Координация всей деятельности осуществляется через Управление метрополитена. Структура Управления метрополитена - линейно-функциональная. Во главе метрополитена стоит начальник, подчиняющийся правительству г. Москвы, далее следуют заместители начальника - первые: по экономике и финансам, главный инженер, главный ревизор и заместители по другим вопросам. Некоторые заместители начальника одновременно занимают другие должности, наиболее важные в целевой деятельности метрополитена, например начальник Службы подвижного состава, начальник Службы электроподстанций и сетей и некоторые другие. За начальниками служб следуют их заместители, затем начальники отделов служб, руководители структурных обособленных подразделений и подразделений, входящих в состав служб, и т.д.

Управление персоналом осуществляет Служба кадровой и социальной политики метрополитена, а также руководители и инспекторы кадровой службы, работающие непосредственно в структурных подразделениях. Схема управления персоналом Московского метрополитена приведена на рисунке 1.4.

Структура службы управления персоналом

в ГУП "Московский метрополитен"

┌─────────────────────────┐

│ Начальник метрополитена │

└────────────┬────────────┘

┌───────────────┴──────┬───────────────────┐

┌──────────┴─────────┐ ┌───────┴───────┐┌──────────┴─────────┐

│ Начальник службы │ │ ││Начальники и главные│

│ кадровой и │ │Главный инженер││инженеры структурных│

│ социальной политики│ │ метрополитена ││ подразделений │

│ метрополитена │ │ ││ метрополитена │

└──────────┬─────────┘ └───────────┬───┘└─────────────────┬─┬┘

┌──────────┴─────────┐ ┌─┴───────────┐ │ │

┌───────┴────┐ ┌──┴───────┐ ┌───┴───┐┌────────┴─────────┐

│ │ │ Отдел │ │ Отдел ││ Отдел ││ │

│Отдел кадров│ │социальных│ │ охраны││ организации труда│

│ │ │ вопросов │ │ труда ││и заработной платы││ │

└─────┬──────┘ └──────┬───┘ └─────┬─┘└───────────┬──────┘

│ ┌ - - - - - - ┬ - - - - ┼ - - - - - ─│─ - - - - - - ┼ - - - ┘ │

├─────────────┬────────────┼────────────┼──────────────┤

┌───────┴──┴───┐┌─────┴──┴──┐┌─────┴────┐┌──────┴──────┐┌──────┴──────┐ │

│ Помощники ││ ││ ││ Инженеры по ││ Инженеры по │

│ по кадрам ││Инженеры по││ Инженеры ││ охране труда││ нормированию│ │

│ начальников ││ обучению; ││ по ││ и технике ││ труда │

│ структурных ││ машинисты-││социальным││ безопасности││ структурных ├─ ┤

│подразделений;││инструкторы││ вопросам ││ структурных ││подразделений│

│ инспектора ││ ││ ││подразделений││ │ │

└──────────────┘└───────────┘└─────┬────┘└────────────┬┘└─────────────┘

┌──────────────┬──────────┼──────────────┐ └ - - - - - - - - ─┘

┌───┴──────┐┌──────┴──────┐┌──┴──────────┐┌──┴──────────┐

│Дошкольные││Распределение││Распределение││ Работа │

│учреждения││ путевок ││ жилплощади ││с профсоюзами│

└──────────┘└─────────────┘└─────────────┘└─────────────┘

Рисунок 1.4

По стандартным правилам к организационной структуре управления персоналом относятся: отдел кадров, отдел организации труда и заработной платы, отдел социальных вопросов, а также отдел охраны труда.

На рассматриваемом предприятии подчинение сотрудников, осуществляющих управление персоналом, носит двойной характер. Служба кадровой и социальной политики осуществляет стратегический надзор за исполнителями, доводит до их сведения всю необходимую информацию и нормативную документацию, законы, приказы, распоряжения, инструкции и др. В свою очередь исполнители отсылают в службу отчеты о своей деятельности и всю статистическую информацию, которая затем анализируется и представляется в виде статистических данных. С другой стороны, исполнители непосредственно подчиняются начальникам структурных подразделений, в которых они работают и выполняют все их распоряжения и приказы. Рассмотрим подробнее работу каждого подразделения, входящего в структуру управления персоналом Московского метрополитена.

1. Отделы кадров выполняют следующие функции:

А. Сектор найма производит набор работников в соответствии с вакансиями по штатному расписанию. Наем осуществляется, с одной стороны, через департамент занятости округа, в котором находится предприятие, подающее заявки о вакансиях, с другой стороны - происходит прием вольнонаемных работников, узнающих о существующих вакансиях через объявления на стендах, а также звуковую и печатную рекламу в метрополитене. При приеме на работу вновь пришедшие проходят собеседование с инспектором по кадрам и начальником цеха, участка или отдела (линейным руководителем), куда они собираются поступить работать; медицинское освидетельствование (комиссия) проводится при необходимости в зависимости от специфики труда потенциального работника; проводится анализ трудовой книжки поступающего, свидетельства об окончании учебного заведения (диплома), военного билета. При необходимости работники отдела кадров связываются с прежним местом работы, чтобы узнать его характеристику. При поступлении на работу назначается испытательный срок. Кроме этого сектор занимается оформлением движения кадров;

Б. Сектор подготовки кадров разделяется на инженеров по подготовке кадров (по обучению) в подразделениях, которые занимаются вновь поступающими ремонтными рабочими, и штат машинистов-инструкторов, подготавливающих машинистов и помощников машинистов к работе на линии. Обучение осуществляется по курсовой и индивидуальной форме обучения. Машинисты и помощники машинистов проходят обучение на курсах в учебном центре метрополитена. В дальнейшем в период работы они проходят переподготовку в подразделениях, где работают (без отрыва от производства).

2. В обязанности отдела организации труда и заработной платы входит разработка системы оплаты труда, координация тарифов и зарплаты, разработка штатного расписания и совершенствование управления и организационных структур, а также подготовка коллективных договоров.

3. Стимулирование и оплата труда. Нормативы по оплате труда разрабатываются экономистами и инженерами по нормированию труда отдельно для работников, занимающихся эксплуатацией подвижного состава, и для обслуживающего персонала в соответствии с разрядами тарифной сетки. Оплата труда инженерно-технических работников и специалистов разрабатывается на основании ставок единого квалификационного справочника. Разрабатываются также положения о премировании работников, входящие в систему стимулирования персонала.

4. Сектор трудовых отношений занимается разработкой типовых договоров-контрактов и связями с профсоюзами и другими общественными организациями на предприятиях - комиссиями по трудовым спорам, по выплате вознаграждений и другими.

5. Анализ и изучение кадровой ситуации со стороны руководства проводится по представляемым специалистами отдела кадров отчетам, руководителями структурных подразделений.

6. Отдел охраны труда занимается разработкой программ по соблюдению техники безопасности и нормальных условий труда. В каждом структурном подразделении работают один инженер по охране труда и один инженер по технике безопасности, следящие за соблюдением всех правил и норм. Они подчиняются главному инженеру подразделения, в котором работают, следят за медицинским освидетельствованием работников (один раз в год, два года, три года) в соответствии с должностной инструкцией работника. При рассмотрении несчастных случаев на производстве создается комиссия, в которую входят инженер по охране труда, начальник участка, где работает пострадавший, представитель профкома. Возглавляет комиссию главный инженер структурного подразделения. Отчеты о своей деятельности и всех происшедших случаях нарушения инженеры по охране труда и технике безопасности направляют в отдел охраны труда управления метрополитена, осуществляющий стратегический надзор и общий анализ сведений, представляемых из структурных подразделений. Вопросами охраны труда на предприятиях одновременно с отделом охраны труда занимается санитарно-эпидемиологическая станция метрополитена. Она проводит в установленные сроки аттестацию рабочих мест и следит за периодичностью медицинского освидетельствования.

7. Отдел социальных вопросов, входящий в службу кадровой и социальной политики, занимается развитием социальной инфраструктуры в соответствии с теми задачами, которые были перечислены в п. 9 параграфа 1.5.2.

Рассмотрев организационную структуру управления персоналом, охарактеризуем проводимую на предприятии кадровую политику. Кадровая политика носит характер рациональной бюрократии, является пассивной и одновременно с этим политикой закрытого типа.

Концепция рациональной бюрократии, первоначально сформулированная в начале 1900-х годов немецким экономистом и социологом Максом Вебером (1864 - 1920), в идеале - одна из наиболее полезных идей в истории человечества.

Организационная структура рациональной бюрократии характеризуется высокой степенью разделения труда, развитой иерархией управления, цепью команд, наличием многочисленных норм и правил поведения персонала и подбором кадров по их деловым и профессиональным качествам. Рациональной такая структура называется потому, что решения, принятые бюрократией, имеют объективный характер. Личные прихоти собственников организации или ее сотрудников не должны входить в противоречие с целями организации. Ее также называют классической, или традиционной организационной структурой. Большинство современных государственных предприятий представляют собой варианты бюрократии. Концепция социального равенства, заложенная в такой структуре, очень хорошо совпадает с системами ценностей демократического государства. Все, что было сказано ранее о пассивном и закрытом типе кадровой политики, полностью соответствует принципам управления персоналом, реализуемым на данном предприятии, что, однако, никак не умаляет эффективности работы Московского метрополитена, которым большинство жителей и гостей столицы активно пользуются каждый день.

К недостаткам организации службы управления персоналом следует отнести отсутствие социологической и психологической служб, участвующих в диагностике персонала в повседневной работе (исключая машинистов электропоездов, с которыми периодически работают психологи), а также при наборе персонала. Основным критерием отбора персонала является именно соответствие профессионально-квалификационных характеристик кандидатов требованиям вакантных рабочих мест, а также состояние их здоровья. При этом руководство выпускает из виду оценку социально-психологических качеств работников, их умения уживаться в коллективе с помощью различных тестов и опросов. Зачастую это приводит к затяжным конфликтам в коллективах и снижает морально-нравственный климат в организации.

Рассмотрим другой пример схемы управления персоналом.

Схема управления персоналом крупной современной организации приведена на рисунке 1.5.

Схема управления персоналом крупной организации

┌─────────────────────────────────────────┐

│ Генеральный директор организации │

└────────────────────┬────────────────────┘

├──────────────────────────────────┐

┌─────────────────────────────┴────────────────┐ ┌───────┴────────┐

│Зам. ген. директора по управлению персоналом -│ │ Канцелярия │

│ директор по кадрам │ └────────────────┘

└─────────────────────────────┬────────────────┘

┌─────────────┬─────────────────┼────────────────┬────────┬──────────┐

┌────┴────┐ ┌──────┴───────┐ ┌───────┴──────┐ ┌───────┴───────┐│┌─────────┴──────┐

│ Отдел │ │Зам. директора│ │Зам. директора│ │ Зам. директора│├┤ Секретариат │

│стратегии│ │ по маркетингу│ │ по мотивации │ │ по работе ││└────────────────┘

│персонала│ │ и развитию │ │ персонала │ │ с трудовым ││┌────────────────┐

│ │ │ персонала │ │ │ │ коллективом │├┤ Пресс-центр │

└─────────┘ └──────┬───────┘ └───────┬──────┘ └───────┬───────┘│└────────────────┘

┌───────┘ ┌────────┘ ┌────────┘ │┌────────────────┐

│┌──────────────┐│┌──────────────┐│┌───────────────┐├┤ Редакция газеты│

││ отдел │││ отдел │││ лаборатория ││└────────────────┘

││ персонала │││ организации │││социологических││┌────────────────┐

├┤ (наем, учет, │├┤ производства │├┤ исследований │││Административно-│

││ оформление) │││ и управления │││ │├┤ хозяйственный │

│└──────────────┘│└──────────────┘│└───────────────┘││ отдел │

│┌──────────────┐│┌──────────────┐│┌───────────────┐│└────────────────┘

││ отдел анализа│││ отдел оценки │││отдел по работе││┌────────────────┐

├┤ персонала │├┤ персонала │││ с профсоюзами │├┤ АСУ "Персонал" │

││ │││и оплаты труда│└┤и общественными││└────────────────┘

│└──────────────┘│└──────────────┘ │ организациями ││┌────────────────┐

│┌──────────────┐│┌──────────────┐ └───────────────┘├┤Юридическое бюро│

││отдел развития│││ отдел │ │└────────────────┘

├┤ персонала │├┤ морального │ │┌────────────────┐

││ │││стимулирования│ ││ Служба │

│└───────┬──────┘│└──────────────┘ └┤ безопасности │

│┌───────┴──────┐│┌──────────────┐ └────────────────┘

││ библиотека │││ отдел │

│└───────┬──────┘└┤ социальной │

│┌───────┴──────┐ │ защиты │

││ музей │ └──────────────┘

│└──────────────┘

│┌──────────────┐

││ отдел │

└┤ маркетинга │

│ персонала │

└──────────────┘

Рисунок 1.5

Дадим некоторые пояснения к функциям, выполняемым звеньями данной схемы.

Заместитель генерального директора по персоналу утверждает штатные расписания служб и структурных подразделений, положения по оплате труда, должностные инструкции персонала службы, положения по оценке деятельности сотрудников, графики работы подразделений организации, сметы расходов отделов службы персонала, заявки на обучение, учебные программы по обучению персонала, графики очередности отпусков, инструкции по технике безопасности, акты по расследованию несчастных случаев.

В то же время в его должностные обязанности входит подписание приказов о назначении, перемещении и увольнении руководителей и специалистов, за исключением директоров филиалов и их заместителей, и многих других оперативных документов, касающихся хозяйственной деятельности организации, но имеющих отношение к работе с кадрами. Он также согласовывает с генеральным директором, которому непосредственно подчиняется, назначение директоров филиалов и их заместителей, организацию обучения и стажировки работников за границей, сроки и программы обучения работников высшего звена, с другими заместителями генерального директора вопросы, касающиеся их компетенции (экономические, финансовые, снабженческие и т.п.), но имеющие непосредственное отношение к обеспечению эффективной и бесперебойной работы службы управления персоналом.

Целью работы отдела оценки персонала и оплаты труда является обеспечение объективной оценки результатов деятельности каждого работника для создания эффективной системы мотивации и стимулирования его труда. К функциям данного отдела относятся: участие в совершенствовании организационных структур управления; организация работы по составлению должностных инструкций персонала; разработка штатного расписания и изменений к нему на основе утвержденной организационной структуры, согласование штатных расписаний структурных подразделений, систематическое отслеживание численности по структурным подразделениям; внедрение современных систем оплаты труда, ориентированных на конечный результат, разработка и совершенствование методов и системы оценки труда персонала, контроль за соблюдением положений Трудового кодекса РФ в области нормирования и оплаты труда, составление статистической отчетности по трудовым показателям и другие.

Лаборатория социологических исследований решает задачи по формированию корпоративной культуры и здорового морально-психологического климата в организации, в каждом структурном подразделении. В ее функции входит изучение социологических и психологических проблем организации труда, быта и отдыха работников, разработка путей и методов решения возникающих проблем и конфликтных ситуаций, повышение стабильности трудового коллектива, его активности и творческой инициативы, разработка системы взаимоотношений на предприятии, основ корпоративной культуры, разработка и внедрение мероприятий по повышению удовлетворенности трудом.

Целью деятельности отдела обучения является обучение руководителей, специалистов, рабочих. В его функции входит обеспечение обучения основам рыночной экономики по отдельным программам для руководителей, специалистов и рабочих; проведение обучения и аттестации кадров на знание правил техники безопасности и охраны труда; повышение квалификации руководителей и специалистов путем их обучения в учебных заведениях высшего и среднего профессионального образования и некоторые другие.

Отдел социальной защиты ставит своей целью осуществление прав и гарантий социальной защиты каждому работнику. В его функции входят разработка форм социальной защиты работников, планирование и использование средств фонда социального страхования, организация фонда материальной помощи, оформление пенсионных дел, обеспечение работающих медицинским и другими видами страхования, организация выплат ссуд, всех видов пособий и обеспечение санаторно-курортного лечения, обеспечение социальной защиты молодежи, организация общественных мероприятий для работников организации.

В небольших компаниях нет возможности содержать такой развернутый штат кадровой службы, т.к. это требует больших финансовых средств, отрываемых от основной производственной деятельности, поэтому от менеджеров по персоналу требуется большой объем знаний и практических навыков по различным областям управления персоналом. Это и подбор кадров, и их профотбор, аттестация рабочего места, помощь в адаптации вновь пришедшего работника на рабочем месте и, конечно, мотивация труда. При этом менеджер по персоналу должен не только отслеживать потребности и интересы работников путем проведения опросов и их анализа, но и создавать мотивы и стимулы, согласованные с топ-менеджерами организации. Должна быть налажена надежная коммуникативная связь (включая обратную связь) между работниками - менеджерами по персоналу - руководством, принимающим окончательные решения по управлению мотивационной политикой.