Руководство для MS Office 2010

5.4 Работа с таблицей как с базой данных

5.4.1 Создание базы данных

Задание 1. Создать базу данных Продажи (рис. 5.34).

Рис. 5.34 База данных Продажи

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю Загрузите табличный процессор Excel.

Создайте рабочую книгу База данных и сохраните ее в папке Excel.

На Листе1 введите в ячейки А1:D1 соответственно имена полей БД –

Менеджер; Товар; Месяц; Сумма, тыс. р. Затем выделите указанные ячейки и измените их фон, например, на желтый, воспользовавшись на вкладке Главная в группе Шрифт раскрывающимся списком Цвет заливки.

Не оставляя пустых строк после первой введенной строки, вводите значе-

ния полей первой записи, второй записи и т.д., указанные в задании. Для ускорения ввода выполните следующее:

повторяющиеся значения поля Менеджер (Мороз А.И., Брель Л.В., Зенько О.Н.) введите в ячейки А2:А4, поля Товар (ноутбуки, флэшки, диски) – в ячейки В2:В4, поля Месяц (январь, февраль, март) – в ячейки С2:С4;

отобразите область задач Буфер обмена, нажав на вкладке Главная

82

кнопку [Буфер обмена], и каждое значение ячеек вышеуказанных диапа-

зонов скопируйте в буфер. Затем вставляйте их из буфера в соответ-

ствующие ячейки таблицы.

Сохраните книгу База данных в папке Excel.

5.4.2 Сортировка данных базы

Задание 2. Выполнить простую сортировку записей БД Продажи:

•по убыванию значений поля Сумма, тыс. р.;

•в алфавитном порядке значений поля Товар.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю Для сортировки по полю Сумма, тыс. р выделите любую ячейку этого

поля и на вкладке Главная в группе Редактирование из раскрывающегося списка Сортировка и фильтр выберите Сортировка от максимального к

минимальному. Проанализируйте результат сортировки.

Для сортировки по полю Товар выделите любую ячейку этого поля и на

вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку

[Сортировка от А до Я]. Проанализируйте результат сортировки.

Задание 3. Выполнить сложную сортировку записей БД Продажи – рассортировать ее записи в алфавитном порядке значений поля Менеджер, а запи-

си о каждом менеджере – по возрастанию значений поля Сумма, тыс. р.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю Выделите любую ячейку БД и на вкладке Данные в группе Сортировка и

В открывшемся окне Сортировка задайте требуемую сортировку (рис.

5.35):

83

буквы «М».

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

откройте форму для работы с БД, для чего установите курсор на лю-

бую ячейку БД и нажмите кнопку [Форма] на Панели быстрого доступа.

Появится форма, в которой отображена первая запись БД, вида, как на рис. 5.36;

нажмите в форме [Добавить] и введите значения полей добавляемой записи, указанные в задании;

закройте форму кнопкой [Закрыть]. Обратите внимание на появление новой записи в БД.

Рис. 5.36 Форма для работы с БД Продажи

Выполните задание 4.2:

откройте форму. Для поиска в БД нужной записи нажмите [Крите-

рии];

задайте условие отбора записей: в поле Менеджер наберите значение Мороз А.И., в поле Товар – диски, в поле Месяц – январь;

85

для просмотра отобранной записи нажмите в форме [Далее];

для удаления найденной записи нажмите в форме [Удалить]. В по-

явившемся окне подтвердите удаление, нажав [ОК];

закройте форму. Обратите внимание, что найденная запись удалена из БД.

Выполните задание 4.3:

откройте форму и нажмите в ней [Критерии]. Задайте условие отбора записей – в поле Сумма, тыс.р. наберите >=500, а затем просматри-

вайте отобранные записи, нажимая [Далее];

по завершении просмотра закройте форму.

Выполните задание 4.4:

откройте форму и нажмите в ней [Критерии]. В поле Менеджер набе-

рите букву М, а затем просматривайте отобранные записи, нажимая [Да-

лее];

по завершении просмотра закройте форму.

5.4.4 Фильтрация данных

Задание 5. Используя автофильтр, выбрать записи БД Продажи о прода-

жах:

5.1.флэшек и дисков;

5.2.менеджеров, фамилии которых начинаются с буквы «Б»;

5.3.менеджеров, Ф.И.О. которых содержат инициалы «О.Н.»;

5.4.ноутбуков менеджером Мороз А.И.;

5.5 на сумму от 1000 до 15000 тыс. р.;

5.6.с 5-ю наибольшими суммами;

5.7.на сумму выше среднего.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю Задайте автофильтр. Для этого сделайте активной любую ячейку БД и

выберите команду: вкладка Данные/группа Сортировка и фильтр/кнопка

86

[Фильтр]. В результате справа от имен полей БД появятся кнопки раскрытия списка.

Выполните задание 5.1:

раскройте список поля Товар, оставьте флажок только у значений

флэшки и диски и нажмите [ОК];

проанализируйте результат фильтрации. Обратите внимание, что у

поля Товар вместо кнопки автофильтра появилась кнопка , что сигнализирует о том, что фильтр применен по данному полю;

удалите результат фильтрации, для чего нажмите кнопку и в появившемся меню выберите команду Удалить фильтр с «Товар».

Выполните задание 5.2:

раскройте список поля Менеджер и в появившемся меню выберите

Текстовые фильтры, а затем – начинается с;

в открывшемся окне Пользовательский автофильтр в позицию кур-

сора наберите букву Б (рис. 5.37) и нажмите [ОК].

Рис. 5.37 Окно Пользовательский автофильтр

проанализируйте результат фильтрации, а затем отмените его, как это делали в предыдущем задании.

Выполните задание 5.3:

раскройте список поля Менеджер и в меню выберите Текстовые фильтры, а затем – содержит;

87

отбора записей так, как на рис. 5.39, и нажмите [ОК];

Рис. 5.39 Условие отбора в задании 5.6

проанализируйте результат фильтрации, а затем отмените его.

Выполните задание 5.7:

раскройте список поля Сумма, тыс.р. и в меню выберите Числовые фильтры, а затем – Выше среднего. Проанализируйте результат филь-

трации, а затем отмените его.

Отмените автофильтр командой: вкладка Данные/группа Сортировка и фильтр/ [Фильтр].

Задание 6. Используя расширенный фильтр, выбрать из БД Продажи запи-

си о менеджерах, у которых фамилии начинаются с буквы «М» или были продажи товара в феврале.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю Сформируйте диапазон критериев отбора:

имена полей Менеджер и Месяц, задействованные в условии отбора записей, скопируйте в две любые смежные ячейки рабочего листа (не примыкающие к диапазону БД), например, справа от БД, соответственно в ячейку F1 и G1;

под именами полей укажите требуемые для отбора значения: в ячейку

F2 введите М, а в ячейку G2 – февраль.

Задайте первую строку диапазона результатов отбора. Для этого скопируй-

те первую строку с именами полей БД ниже самой БД, оставив пустой хотя бы одну строку под ней, например, в ячейки диапазона А17:D17.

Примечание. В диапазоне результатов можно указывать не все, а выборочные поля БД.

Установите курсор на любую ячейку БД и выберите команду вкладка

89

Данные/ группа Сортировка и Фильтр/кнопка [Дополнительно].

В открывшемся окне Расширенный фильтр (рис. 5.40) задайте фильтрацию:

поставьте переключатель в положение скопировать результат в дру-

гое место, чтобы была возможность видеть на одном листе и саму БД, и

результат расширенного фильтра;

в поле Исходный диапазон Excel автоматически определяет диапазон ячеек, занимаемых БД. Если данный диапазон не совпадает с нужным,

то нажмите кнопку [Свернуть] справа от указанного поля, выделите на листе диапазон А1:D15 и нажмите кнопку [Развернуть] в окне

Расширенный фильтр-Исходный диапазон для возврата к исходному окну;

Рис. 5.40 Окно Расширенный фильтр

в поле Диапазон условий укажите диапазон критериев отбора

(F1:G2), выделив его мышью на листе;

в поле Поместить результат в диапазон укажите диапазон результа-

тов отбора. Для этого выделите мышью на листе ячейки первой строки диапазона результатов и несколько строк под ними, например, А17:D27,

предположительно достаточных для отображения результата фильтра-

ции;

поставьте флажок Только уникальные записи и нажмите [ОК].

Проанализируйте результат расширенного фильтра.

90