Руководство для MS Office 2010

Переименуйте Лист1, дав ему имя Фильтр.

5.4.5 Подведение частных и общих итогов Задание 7. По данным БД Продажи определить, на какую сумму продал то-

варов каждый менеджер (подвести частные итоги) и на какую сумму продали товаров все менеджеры (подвести общий итог).

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю Скопируйте БД с листа Фильтр на Лист2, начиная с ячейки А1.

Выполните сортировку записей БД на Листе2 в алфавитном порядке значений поля Менеджер.

Установите курсор на любую ячейку БД и выберите команду: вкладка

Данные/группа Структура/кнопка [Промежуточный итог].

В открывшемся окне Промежуточные итоги (рис. 5.41) оставьте без из-

менения установки Excel по умолчанию, так как необходимо подводить итоги при каждом изменении значения поля Менеджер – суммировать значения поля Сумма, тыс. р. Нажмите [ОК].

Рис. 5.41 Окно Промежуточные итоги

В результате в БД вставляются записи с итогами и слева от них отображается панель управления итогами, как на рис. 5.42.

91

9.2.менеджером Мороз А.И. в январе;

9.3.дисков в 1-м квартале всеми менеджерами;

9.4.дисков и ноутбуков в феврале всеми менеджерами;

9.5.товара в 1-м квартале менеджером Брель Л.В.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю Раскрывайте список у полей, задействованных в условиях отбора, ука-

занных в задании, и выбирайте требуемые значения.

Задание 10. Создать сводную таблицу для анализа количества продаж:

10.1.товара в феврале всеми менеджерами;

10.2.дисков в январе всеми менеджерами;

10.3.товара менеджером Брель Л.В. в марте;

10.4. ноутбуков в 1-м квартале менеджером Бос Д.С.

10.5. флэшек менеджерами Мороз А.И. и Зенько О.Н. в 1-м квартале;

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю Для анализа количества продаж в сводной таблице замените используемую статистическую операцию Сумма на Количество:

выделите любую ячейку области данных сводной таблицы;

на появившейся вкладке Параметры раскройте список Вычисления,

а затем список Итог по и выберите операцию Количество. В результате будет создана сводная таблица для анализа количества продаж вида, как на рис. 5.46.

Рис. 5.46 Сводная таблица для анализа количества продаж

Раскрывайте список у полей, задействованных в условиях отбора, указан-

ных в задании, и выбирайте требуемые значения.

95

Переименуйте лист со сводной таблицей, дав ему имя Свод.

Сохраните книгу База данных.

5.4.7 Использование технологии слияния

Задание 11. Подготовить для рассылки трем получателям (например, Ильину Анатолию Петровичу, Лобач Дмитрию Николаевичу, Горгуну Сергею Ива-

новичу) письма нижеприведенного содержания (рис. 5.47). Бланк письма сохранить в файле Бланк, а созданные для рассылки письма – в файле Письма в папке Excel.

☼БелСофт

Уважаемый (ая) !

Сообщаем Вам, что 1 ноября 2011 г. в офисе компании состоится презентация новой версии автоматизированной бухгалтерской системы «Бух-

галтерия -1С».

Исполнительный директор М.В. Кравцов

Рис. 5.47 Бланк письма

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

Создайте рабочую книгу Получатели и сохраните ее в папке Excel.

На Листе1данной книги, начиная с ячейки А1, создайте таблицу как базу данных (рис. 5.48):

Рис. 5.48 База данных Получатели письма

Сохраните и закройте книгу Получатели.

В Word создайте документ – бланк письма, приведенный на рис. 5.14.

Символ логотипа компании (☼) выберите на вкладке Вставка в группе

96

Символы, нажав кнопку [Символ], из шрифта обычный текст. Можно вста-

вить любой другой символ. Сохраните созданный документ в файле с именем Бланк в папке Excel.

В документе Бланк установите курсор после слова Уважаемый (ая).

С целью вставки в данную позицию значений полей Фамилия, Имя, От-

чество созданной БД, активизируйте Мастер, выбрав на вкладке Рассылки

в группе Начало слияния из раскрывающегося списка Начать слияние ко-

манду Пошаговый мастер слияния. Появится область задач Слияние.

Организуйте слияние, отвечая на запросы Мастера слияния:

Этап 1. В окне Выбор типа документа оставьте переключатель в по-

ложении Письма и щелкните по ссылке Далее. Открытие документа;

Этап 2. В окне Выбор документа оставьте переключатель в положе-

нии Текущий документ и щелкните по ссылке Далее. Выбор получате-

лей;

Этап 3:

- в окне Выбор получателей оставьте переключатель в положении

Использование списка и щелкните по ссылке Обзор;

- в окне Выбор источника данных выберите тип файлов файлы Excel(*.xls), выделите файл Получатели в папке Excel и нажмите

[Открыть];

-в окне Выделить таблицу оставьте выделенным Лист1$ (на нем находится таблица с информацией об адресатах) и нажмите [ОК];

-в окне Получатели слияния рассортируйте адресатов в алфавитном порядке значений поля Фамилия, щелкнув по его заголовку, и

оставьте заданных по умолчанию всех 3-х адресатов, нажав [ОК];

-в окне Выбор получателей щелкните по ссылке Далее. Создание письма;

Этап 4:

-в окне Создание письма щелкните по ссылке Другие элементы;

-в окне Добавление поля слияния оставьте переключатель в поло-

97

жении Поля базы данных и при выделенном поле Фамилия нажмите

[Вставить]. Затем выделите Имя и нажмите [Вставить], выделите Отчество и нажмите [Вставить], а затем [Закрыть];

- в документе Бланк вставьте пробелы между словом Уважаемый

(ая) и полями слияния «Фамилия», «Имя», «Отчество» и в окне Со-

здание письма щелкните по ссылке Далее. Просмотр писем;

Этап 5. В окне Просмотр писем, нажимая по кнопке , просмотри-

те письма (они имеют вид, как на рис. 5.49) и щелкните по ссылке Далее.

Завершение слияния;

Этап 6:

-в окне Завершение слияния щелкните по ссылке Изменить часть писем;

-в окне Составные новые документы оставьте переключатель

Объединить записи в положении Все и нажмите [ОК].

Рис. 5.49 Вид писем для рассылки

Осуществите просмотр созданных писем на отдельных страницах, подго-

товленных к печати, выбрав на вкладке Файл команду Печать и используя кнопки в нижней части окна. Затем сохраните их в файле Письма в

98

папке Excel.

Задание 12. Представить преподавателю результаты работы в папке Excel с

файлами База данных, Бланк, Получатели, Письма.

Задания для самостоятельной работы

Задание 1. Используя возможности сортировки, определить на основании

информации БД Продажи:

1)наилучшего менеджера в каждом месяце;

2)наилучшего менеджера по продаже каждого вида товара.

Задание 2. Используя возможности автофильтра, выбрать из БД Продажи

записи о продаже флэшек или дисков.

Задание 3. С помощью расширенного фильтра отобрать записи БД Прода-

жи:

1)о менеджерах, у которых были продажи на сумму или 350, или 500 тыс. р.;

2)о продажах в январе или о продажах на сумму более 2000 тыс. р.

Задание 4. Используя возможности подведения итогов, определить на осно-

вании информации БД Продажи:

1)сумму продаж менеджерами каждого вида товара;

2)среднюю сумму продаж товара менеджерами в каждом месяце;

3)количество продаж каждым менеджером.

Задание 5. Создать сводную таблицу для анализа оплаты труда работников на основе базы данных нижеприведенной структуры. В БД предусмотреть сведения о трех работниках, которым были произведены начисления (оклад,

премия, надбавка за стаж, материальная помощь) в летний период года.

Ф.И.О. работника Вид начисления Месяц Начислено, тыс. р.

99