Документ как доказательство законности осуществления операции

Все хозяй­ственные операции и факты хозяйственной жизни у экономичес­ких субъектов должны быть документированы.

Документ (от лат. – поучительный пример, свидетельство, доказательство) – это письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юри­дическую силу. Именно документ – основа информационной си­стемы предприятия.

Документы имеют различные значения.

Практическое значение документов в оперативно-хозяй­ственной деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполни­тельные действия. Документы служат доказательством, под­тверждающим поступление и расходование ценностей. Они под­тверждают достоверность и точность данных счетов бухгалтер­ского учета и бухгалтерской отчетности, помогают выявлять воз­можные ошибки в бухгалтерских записях.

Юридическое значение документов заключается в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бух­галтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции.

Контрольно-аналитическое значение документов заключа­ется в том, что они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической це­лесообразности хозяйственных операций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательств.

Документы имеют важное значение для анализа производ­ственно-хозяйственной и финансовой деятельности с целью вы­явления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных (холостых) расходов, а также выявления внутренних неиспользованных (скрытых) ре­зервов и их мобилизации в производство.

Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что они являются основным поставщиком опе­ративной информации для принятия организационных и управ­ленческих решений с целью повышения эффективности производств.

Экономическое значение документов заключается также в том, что они играют важную роль в укреплении экономических отношений в организации и в ее отдельных центрах ответственнос­ти, базирующихся на принципах самоконтроля, самоокупаемос­ти и самофинансирования.

Первичные документы проверяют:

- по форме (полнота и пра­вильность оформления и заполнения реквизитов),

- по смыслу (за­конность операции, логическая увязка с отдельными показателя­ми),

- с арифметической точки зрения (правильность цен, наце­нок, сделанных вычислений, таксировка, подсчетов).

По качественным признакам документы бывают:

Доброкачественные – это те документы, которые соответ­ствуют следующим перечисленным критериям:

• формальный критерий – любой доброкачественный до­кумент должен быть составлен по определенной форме и содержать все необходимые реквизиты;

• критерий законности – то есть хозяйственные опера­ции, отраженные в документе, должны быть законны по своему содержанию и быть санкционированными в уста­новленном порядке ответственными должностными ли­цами. Контроль за соответствием осуществляемых хозяй­ственных операций законодательству РФ должен обеспе­чивать главный бухгалтер;

• критерий действительности – документ должен от­ражать содержание именно той хозяйственной опера­ции, для которой он был создан, причем отражать это содержание в неискаженном виде относительно объе­мов, даты, участвующих в хозяйственной операции сто­рон и лиц и т.д.;

• критерий реальности совершенных операций.

Недоброкачественные – те документы, которые не отвеча­ют хотя бы одному из перечисленных критериев, а также отража­ют осуществленную операцию в искаженном виде и содержат фальшивые факты: например, наряды, где указаны завышенные объем выполненных строительно-монтажных работ и единичные расценки, тарифы, разряды и т.п.

При этом документ, которого фактически нет, но он выдается за существующий, считается фик­тивным (от лат. fictio – выдумка). Различают:

• документы, недоброкачественные по форме, – отража­ют реальные хозяйственные операции в неискаженном виде и объеме, но могут быть неправильно оформленны­ми или недооформленными;

• документы, недоброкачественные по существу, т.е. со­держащие такую информацию, которая, в конечном счете, оказывает существенное воздействие на достоверность финансовых результатов.