5. Microsoft Excel практическая часть.
5.1. Изменение цвета ячейки в зависимости от ее значения
Все очень просто - меняем цвет (заливку, шрифт, рамки), если значение соответствует определенным условиям. Отрицательный баланс заливаем красным, а положительный - зеленым. Просроченные заказы выделяем красным, а доставленные вовремя - черным.
Чтобы сделать подобное - выделяем ячейки, которые должны автоматически менять свой цвет и выбираем в меню Формат - Условное форматирование.
В открывшемся окне задаем условия и, нажав затем кнопку Формат, параметры форматирования ячейки, если условие выполняется. В этом примере крупных клиентов делаем полужирным синим шрифтом, а мелких - черным курсивом
В условии мы проверяем либо значение ячейки, либо заданную формулу.
Примеры условий:
формула = $А1 =, <, > выделяет цветом всю строку
формула = ячейка = МАКС/МИН ($A$1:$A$10) выделяет максимальные, минимальные значения
формула = ячейка <, >, = СРЗНАЧ ($A$1:$A$10) выделяет значения больше (меньше) среднего
5.2. Выбор нужных записей из списка
Первый способ – автофильтр
Скрываем все строки, за исключением тех, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. Для этого выделяем любую ячейку списка и выбираем в меню Данные - Фильтр – Автофильтр.
В первой строке, содержащей заголовки столбцов, появятся кнопки со стрелками – кнопки автофильтра. Для выборки записей щелкаем по кнопке автофильтра в заголовке нужного столбца и выбираем из выпадающего списка условие для фильтрации:
Автофильтр выполняет следующие функции:
- сортирует список по выбранному столбцу (выбираем «Сортировка»)
- находит заданное число (или процент) наибольших или наименьших элементов в списке (выбираем «Первые 10»)
- выполняет фильтрацию по заданному условию (выбираем «Условие»)
В данном случае, мы выбираем из списка номера документов, проведенные в указанный период.
Второй способ - расширенный фильтр
Чтобы использовать расширенный фильтр, прежде всего, зададим диапазон условий:
- скопируем заголовки столбцов, по которым будут вводиться условия
- введем условия для фильтрации ниже скопированных заголовков: ячейки одной строки Excel связываются логическим "И", а ячейки разных строк - логическим "ИЛИ".
Например, чтобы отобрать из списка документы, проведенные в период 15 -16 января, в которых фигурирует счет 903003, нужно задать условие следующим образом: Счет Номер документа Дата Дата Клиент
903003 >=1/15/2008 <=1/16/2008
Чтобы отфильтровать данные по критериям из нашей таблицы, выделяем исходный список и выбираем в меню Данные - Фильтр - Расширенный фильтр. Откроется окно Расширенного фильтра, в которое введем адрес исходного диапазона и адрес диапазона условий.
5.3.Суммирование диапазона
Функция СУММ суммирует весь заданный диапазон, как просуммировать только значения, соответствующие определенному условию?
В этом случае используем функцию СУММЕСЛИ. Рассмотрим конкретный пример. Допустим, необходимо рассчитать выручку, облагаемую НДС, по данной таблице: Дата и номер счета-фактуры продавца Всего покупок, включая НДС Ставка, %
05.08.07,9411 900 18
05.08.07,9412 700 10
05.08.07,9413 800 0
05.08.07,9414 500 0
05.08.07,9415 400 18
Наши действия в этом случае таковы: используем функцию СУММЕСЛИ («ставка, %»,">0", «всего покупок»)
Синтаксис функции - СУММЕСЛИ (Диапазон; Критерий; Диапазон суммирования). Здесь «Диапазон» — ячейки, которые проверяются на соответствие критерию; «Критерий» — критерий в форме числа, выражения или текста; «Диапазон сумми рования» - ячейки для суммирования.
Также мы можем посчитать количество счетов-фактур не с 0% НДС – используем функцию СЧЕТЕСЛИ («ставка, %»,">0")
Синтаксис функции – СЧЕТЕСЛИ (Диапазон; Критерий)
5.4. Соотнесение записей таблиц
Рассмотрим, данный вопрос на примере. Наш план счетов представлен в Excel в виде – счет, название. Перед обновлением программного обеспечения было решено удалить счета, по которым не было оборота в течение последних 3 лет. Теперь перед нами список счетов и к ним требуется скопировать наименования из первоначального плана счетов. Функция ВПР позволяет автоматизировать этот процесс.
Вырезка из первоначального плана счетов (1): Счет Название
1000001 Земельные участки (НДС)
1000002 Земельные участки (ЕНВД)
1000003 Земельные участки (смешанный режим)
1100001 Здания (НДС)
1100002 Здания (ЕНВД)
1100003 Здания (смешанный режим)
Счета, по которым был оборот в течение последних 3 лет (2) – 1000003 и 1100001.
Определим название данных счетов с помощью первой таблицы. Если перед нами список из тысячи счетов – задача уже не выглядит такой простой.
Решение – функция ВПР, которая ищет заданное значение (в нашем примере - это номер счета) в крайнем левом столбце указанной таблицы, двигаясь сверху вниз и, найдя его, выдает содержимое соседней ячейки.
Для функции необходимо ввести такие аргументы, как: искомое значение (указывается ячейка содержащее значение), массив, в котором происходит поиск, и номер столбца.
5.5. Формирование компактного отчета из большого количества данных
Для этого мы используем сводные таблицы. Например, с помощью данного механизма очень удобно анализировать выгруженные из программы 1С проводки. Рассмотрим эту ситуацию подробнее.
Исходная таблица имеет вид:
Чтобы построить сводную таблицу, ставим курсор в любую ячейку списка данных и выбираем пункт меню Данные – Сводная таблица. Далее следуем указаниям мастера создания сводных таблиц. В результате этой операции получаем шаблон отчета на отдельном листе.
Работать с шаблоном несложно: перетаскиваем мышью названия столбцов (полей) из окна списка полей сводной таблицы в области строк, столбцов, страниц и данных макета:
1) в область строк таблицы данных перетаскиваем поле «Дебет»;
2) в область столбцов помещаем поле «Месяц»;
3) в область данных - поле «Сумма» и т.д.
Итак, отчет готов. Заметьте: в исходной таблице могут быть тысячи записей, а мы потратили на подготовку отчета всего несколько минут.
Отчет можно детализировать, перетащив в область строк любое дополнительное поле, например, счет кредита, субконто и т.д.
5.6. Подсчет итогов в списке
Когда количество показателей в таблице не больше 3-4, удобней вместо сводных таблиц использовать механизм Промежуточных итогов. Действуем по следующей схеме:
Первый шаг – Сортировка
Сначала отсортируем таблицу, чтобы сформировать группы строк, по которым в дальнейшем будем подсчитывать итоги – Данные – Сортировка
Второй шаг – Подведение итогов
Далее идем в меню Данные – Итоги:
В этом диалоговом окне мы указываем поле, по которому отсортирована наша таблица, выбираем математическую функцию (сумма, среднее, минимум-максимум, количество и т.д.), отмечаем галочками те столбцы, по которым необходимо подвести итоги.
Нажимаем на клавишу ОК и получаем таблицу, в которую автоматически включены итоги.
При подведении итогов Excel сам производит группировку. Отсортированные группы быстро и удобно сворачивать-разворачивать с помощью знаков "плюс" и "минус" слева от таблицы. В свернутом состоянии отчет выглядит более компактно и информативно.
Эти 6,по моему мнению, наиболее важных функций очень помогли правильно и без особых усилий распределить техническую продукцию между отделами в равной степени.
Заключение
С помощью данного функционала Microsoft Excel были выполнены все поставленные задачи:
Изучение программного обеспечения Microsoft Excel.
Ведение накладных.
Структурирование материальных запасов.
Распределение материальных запасов между отделами.
Материальные запасы(приложение В) были распределены,с помощью перечисленных выше средств(функционал Microsoft Excel), в связи с заявленным, между отделами 2.4(Приложение Г),2.5(Приложение Д), 2.6(Приложение Г).
Список литературы
www.piezopribor.com
www.office.microsoft.com
|
|
|
|
|