2. Управління електронними документами у Великобританії
Основними законодавчими актами, що діють в Сполученому Королівстві в галузі електронних документів, є:
1. Закон про захист даних. Відповідно до редакцією 1984 закон регулює використання тільки автоматично обробленої інформаціі.16 липня 1998 він отримав королівську санкцію, з цього часу сфера дії закону поширилася і на паперові документи. Державний архів випустив керівництво, яке встановлює порядок застосування закону про захист даних в діяльності керуючих документацією урядових установ та архівів. Це керівництво пояснює нові терміни, які містяться в законі, підсумовує права в області даних і принципи захисту даних, а також пояснює умови їх обробки в історичних і наукових цілях.
2. Закон про свободу інформації. Даний закон отримав королівську санкцію 30 листопада 2000 і вступив в силу з січня 2005 року. Він закріплює право на доступ до публічних документів та інформації про діяльність державних органів. Одна з цілей цього закону - зобов'язати державні влади розміщувати в Інтернеті повідомлення про плани, терміни та місце публікації з тих питань, які стануть доступними громадськості в певний час.
Поточною роботою Національного архіву керує хранитель архіву, а відповідальність за архіви країни покладено на лорда-канцлера. За законом про свободу інформації він видає два Зводи практичних вказівок щодо керування документами. Звід практичних вказівок, виданий у розвиток 45-ї частини закону, встановлює практичні вимоги для органів влади по роботі з запитами, забезпечення доступу до інформації державних установ (за винятком звернень громадян в архіви, яке регулюється законодавством про захист даних). Звід практичних вказівок, виданий у розвитку 46-ї частини закону, встановлює правила управління документацією, які повинні дотримуватися всіма органами влади.
Національний архів Сполученого Королівства Великобританії і Північної Ірландії бере активну участь в галузі управління електронними документами. Він включає: Комісію по історичних документах і Державний (публічний архів).
Комісія за історичними документами була створена в 1869 році. Вона є консультативним органом по архівах і окремим рукописів, що належать до історії країни. Це основне джерело інформації для дослідників про зміст і місцезнаходження певних документів: комісія веде Національний реєстр архівів, архівний портал в Інтернеті (ARCHON).
Державний архів в Кью під Лондоном - центральний державний архів Великобританії, він був утворений ще в 1838 році. Державний архів зберігає документи за період з ХІ століття і по теперішній час. Він надає в розпорядження користувачів Інтернету загальнодоступну БД, що містить понад 8 млн. електронних описів на рівні заголовків справ. В його віртуальному музеї можна побачити найстаріші документи, які є національним надбанням, наприклад знамениту кадастрову книгу - земельний опис Англії, вироблений Вільгельмом Завойовником в 1086 році .
Державний архів консультує службовців центральних і місцевих державних архівів з питання забезпечення схоронності документів, допомагає центральним урядовим установам відбирати документи, доступ до яких буде відкрито громадськості тільки через 30 років. Тут важливо зазначити, що доступ до документів центральних урядових установ Великобританії відкривається після закінчення 30-річного терміну після їх затвердження. Є документи, які не підлягають оприлюдненню протягом 75 і навіть 100 років, якщо їх опублікування зачіпає безпеку держави, може завдати шкоди, а також зачепити інтереси ще живих людей або їх прямих спадкоємців.
У Великобританії також як і в США (хоча і пізніше) набули поширення архівні АІПС. У Державному архіві була впроваджена пошукова система PROSPEC і автоматизована система контролю видачі документів PROMT, яка друкувала вимоги на документи, здійснювала перевірку запитів, які користувачі вводили з терміналів в спеціальному довідковому залі.
У Великобританії, крім законодавчих актів, діє і ряд національних стандартів з управління електронною документацією.
Державний архів випускає стандарти, інструкції та методики з управління документами будь-якого формату протягом їх повного життєвого циклу - від створення до знищення або передачі на державне зберігання. У 1995 році Державний архів ввів програму управління службовими електронними документами урядових установ - EROS. У неї входили різні стандарти та методики, а саме:
"Керівництво з управління, оцінки та збереження електронних документів";
"Корпоративна політика в галузі електронних документів";
"Практичні рекомендації з управління електронними даними при використанні програми Office 97 в локальній мережі";
"Керівництво з управління електронними документами на веб-сайтах і в локальних мережах";
"Керівництво щодо вдосконалення методики управління електронною поштою".
У 2001 році для Європейського Союзу британською компанією Cornwell Affiliates plc. була підготовлена специфікація Модельних вимог до управління електронними документами (MoRe q). MoRe q містять функціональні вимоги до системи управління електронними документами і призначені як для керуючих документацією та архівістів, так і для всіх офісних службовців і технічних працівників державних та комерційних організацій, а також навчальних закладів, розробників, постачальників і користувачів систем управління електронними документами, постачальників послуг в області управління документацією та їх потенційних клієнтів.
Державний архів на основі MoRe q в 2002 році розробив "Функціональні вимоги до систем управління електронними документами", а також "Стандарт метаданих". Фірми-розробники систем управління електронними документами, зацікавлені в тому, щоб їхні програмні продукти були оцінені на відповідність цим вимогам, можуть укласти контракт на тестування з Національним архівом. Результати тестування дійсні протягом двох років і не є обов'язковою умовою для використання в урядових установах.
У Великобританії дуже важливою частиною концепції управління веб-документами, є архівування сайтів. У Національному архіві з 2.5 тисячі окремих сайтів британських урядових установ був відібраний 51 сайт, і 24 вересня 2003 року відбулося відкриття Британського мережевого архіву центральних державних органів. Мережевий архів включив вибіркову колекцію архівованих з певною періодичністю веб-сайтів державних органів (10 сайтів архівуються тижні, а решта 41 - раз на півріччя). Робота з колекцією веб-сайтів забезпечується Національним архівом за допомогою послуг міжнародного Архіву Інтернет, який представляє собою електронну бібліотеку інтернет-сайтів, що містять копії пам'ятників культури в цифровій формі.
Національний архів, крім того, що він відбирає для колекції сайти державних органів, він ще й надає інформацію та послуги в Інтернеті. На сайті Державного архіву (www.pro.gov.Uk) можна дізнатися, як користуватися архівом, дослідити склад колекції за допомогою онлайнових каталогів, замовити копії документів, "завантажити" оцифровані документи, відвідати віртуальні виставки, книжковий магазин і освітній сайт. На сайті Комісії з історичними документами (www.hmc.gov.Uk) можна визначити місцезнаходження манускриптів, що відносяться до історії країни, знайти ресурси і поточні проекти певних архівів за допомогою архівного порталу ARCHON і скористатися навчальними ресурсами.
ВИСНОВКИ
Сучасне діловодство - система життєво важливих дій організації, пов’язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.
В результаті дослідницької роботи над темою, можна зробити висновок: що управлінське документознавство не несе в собі якогось абсолютно протилежного змістового навантаження терміну керування документаційними процесами. По суті це один і той же вид діяльності в організації, в якому управлінське документознавство відграє роль чергового етапу, сходинки розвитку сучасного діловодства в організаціях. Деякі дослідники вважають за доцільне виділяти їх як окремі етапи розвитку документаційної діяльності, інші ні, проте жоден з них не є хибними.
Керування документаційним процесами термін і вид управлінської діяльності який розвинутий за кордоном, а на теренах нашої держави робить «перші кроки». Закордонні фахівці діляться досвідом з нами і ми намагаємось застосовувати здобутки і напрацювання закордонних колег. Прикладом може бути вітчизняний аналог міжнародного стандарту ISO 15489-2001.
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
1. Андреева Г.М. Социальная психология/Г.М. Андреева.-М.:Изд-во МГУ, 1988.-429 с.
2. Бездрабко В.В., Управлінське документознавство. К. 2007. - 174с.
3. Ділові папери та документи підприємницької діяльності/ Упоряд. В.Л. Кулініченко. - К.: Укр. центр духовної культури, 1996. - 144 с.
4. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии/ М.В. Ларин. - М.: Науч. книга, 1998. - 187 с.
5. Леміш Н.О. Управлінське документознавство: становлення, тенденції, розвитку// Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: Зб.матеріалів V Міжнар.наук.-практ.конф., Київ, 20-22 травня 2008р.: тези доповіді /ДАКККіМ.-К., 2008.-С.96-99.
6. Леонтьев, Д.А. Ценность как междисциплинарное понятие: опыт многомерной реконструкции/Д.А. Леонтьев//Вопросы философии. -1996. №4. - С. 15-26
7. Палеха, Ю.І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. - К.: МАУП, 1997. - 344 с.
8. Щекин Г.В. Основы кадрового менеджмента. - К.: МАУП, 1999. - 28 с.
Інтернет ресурси:
http://otherreferats.allbest.ru/management/00124784_1.html
http://ua-referat.com/Електронний_документ_2
http://www.bestreferat.ru/referat-198812.html
http://knowledge.allbest.ru/management/2c0b65635b3ac68a5c53a89421306d26_0.html