МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ КРЕМЕНЧУЦЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ІМЕНІ МИХАЙЛА ОСТРОГРАДСЬКОГО

Доповідь

на тему:

«Керування документацією у Великій Британії»

Виконала: студентка групи ДЗ-12-1сп Гальченко Яна

Перевірив:

Саранча В.І.

Кременчук, 2012

План

1. Вступ

2. Досвід керування документацією в зарубіжних країнах

3. Керування документацією у Великій Британії

4. Управління електронними документами у Великобританії

5. Висновки

6. Список використаних джерел

ВСТУП

Керування документацією (далі - КД) є невід'ємною частиною загальної системи керування підприємством, установою, організацією і, зокрема, складовою інформаційного менеджменту. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. В свою чергу до 85 відсотків інформаційних ресурсів установ складають службові документи, звідси і випливає значення КД для їх успішної діяльності. В усіх країнах з високим рівнем розвитку економіки із середини 1990-х рр. приділяється значна увага методам керування документованою інформацією з огляду на зростання її значущості як економічного чинника та засобу правового регулювання. Як наслідок, актуальними є дослідження вчених та експерименти практиків у сфері КД, спрямовані на перегляд технології традиційного діловодства і перехід до створення високоефективних систем керування всім комплексом документаційно-інформаційних ресурсів. Україна не залишилися осторонь цих процесів. У її інформаційній інфраструктурі відбуваються суттєві зміни, зумовлені інтеграцією України до світового інформаційного простору, впровадженням прогресивних інформаційних технологій (нових носіїв інформації, способів запису даних, відтворення, зберігання та пошуку інформації), автоматизацією канцелярської праці, що вплинуло на характер документів та діловодства в цілому. Одночасно спостерігається певне відставання вітчизняної теоретичної та методичної бази від потреб сучасної організації роботи зі службовими документами, однією з причин якого виступає відсутність систематичного вивчення зарубіжного досвіду та його творчого застосування у практиці діловодства України.

1. Досвід керування документацією в зарубіжних країнах

Якщо у вітчизняній науці і практичній діяльності установ вживання поняття "керування документаційними процесами” набуло широкого поширення, то за кордоном воно має тривалу історію, ще не набуло становлення та сутнісного розмежування змісту з подібними до нього означеннями. В американській, британській традиціях поняття "керування документацією" - це records management, франкомовній - gestion des documents, російській - керування документацієй, українській - керування / управління документацією. Найзагальніше в зарубіжній і вітчизняній історіографії тлумачення поняття «керування документацією» звучить так - це наукова дисципліна й організаційна функція керування документами з метою забезпечення оперативних потреб усіх сфер життя держави і суспільства. Історично термін "керування документацією" зароджується в Сполучених Штатах Америки. Керування документацією розглядали як складову загального управління установою.

Витоки технологій керування документацією можна відстежити у США, починаючи з 1880-х рр., проте перші колективні розробки тематичної проблематики датуються початком XX ст. Значну роль у вирішенні проблеми керування документацією відіграла Комісія з дослідження невиробничих втрат у промисловості (т.зв. Комісія Гувера), створення якої було продиктовано необхідністю упорядкування інформаційних ресурсів у вигляді документів, скорочення ємності роботи з ними в державних, муніципальних установах.

Із 1930-х років розпочинається новий етап розвитку керування документацією. Це було зумовлено зростанням обсягів документних потоків. Для раціонального їх структурування й упорядкування потребувалося спеціальне відомство. Від початку цією проблемою опікувався Національний архів США у структурі якого було організовано відділ керування документацією. 1934 р. відділ розробив принципи і методи роботи з документами для всіх федеральних відомств. Теоретичні напрацювання Комісії Гувера та інших інституцій було покладено в основу Закону про керування федеральними документами (1950), який, у свою чергу, став правовою базою для розроблення Закону про Національний архів США (1984)4 і Закону про скорочення обсягів роботи з документами (1980, 1989). Закон США про керування федеральними документами 1950 р. установлював відповідальність за організацію роботи з урядовими документами, поклавши її на Національний архів США та установи, що створюють документи.

Згідно з вимогами Закону були відкриті центри документації для тимчасового зберігання службових документів, які втратили оперативне значення. Закон зобов'язував урядові установи розробляти та впроваджувати чітку програму реалізації керування документацією. Розуміння необхідності упорядкування сфери керування документацією привело до прийняття законів і в інших країнах^. Укажемо на типовість проблем керування документацією, інформацією в країнах світу, що позначилося на змісті тематичних нормативних документів. Найбільша кількість законів у цій сфері прийнята в країнах із високим рівнем розвитку економіки (США, Велика Британія, Франція, Німеччина, Норвегія, Швеція, Данія, Австралія та ін.). Ці акти встановлюють правові норми створення та функціонування різних видів документації, зокрема банківської, фінансової, комерційної, зовнішньоторговельної і т.д., у традиційному й електронному вигляді. Правові норми, що стосуються організації загального діловодства, як правило, є складовою різних законів (кодексів) або державних (урядових) програм чи систем, а також національних стандартів.

Так, у Німеччині норми загального діловодства викладено в Законі про загальні правила роботи федеральних міністерств, Великій Британії - Земельному кодексі, Урядовій програмі з керування документацією. Зміцнення нормативно-правової сфери забезпечення керування документацією сприяє унормуванню процесів створення документів, документообігу, раціоналізації експертизи - цінності документів та організації їх зберігання. Теоретичні та організаційні засади КД, сформовані у 1950 - першій половині 1960-х рр., стали основою для його подальшого розвитку. Впровадження електронно-обчислювальних машин (із другої половини 1960-х рр.) сприяло серйозним змінам форми та змісту процесів керування документацією.

Особливу увагу було звернуто на кінцевий етап "життєвого циклу документа", пов'язаний із визначенням складу документів, які підлягають передаванню до архіву, методикою їх зберігання, а також практику дослідження документів, створених за допомогою ЕОМ. Це продукувало започаткування спеціальних програм із керування електронною документацією, призначених для розроблення методів вивчення нових видів документів, їх систематизації, формування умов і визначення строків зберігання. Першими розробниками та провідниками відповідних програм стали національні архіви США та Канади. На початку 1970-х рр. Згідно з Законом про Національний архів США сформовано федеральне відомство під назвою «Національний архів та керування документацією», яке виступає у межах країни координаційним органом архівної справи та КД. Національний архів США розробив один із перших федеральних переліків типових "машинозчитуваних" (електронних) документів General records Schedule № 20, який визначив ті види документів, що мали передаватися до архівної установи на постійне зберігання.

Наприкінці 1970-х - на початку 1980-х рр. посилено студіюються питання, пов'язані з інтеграцією у системи керування документацією документів на нетрадиційних носіях, у т.ч. й електронних, з метою об'єднати різні джерела документної інформації в єдину мережу, організувати документи з відмінними носіями в межах єдиної класифікаційної схеми, усунути дублювання документних потоків, уніфікувати прийоми роботи з документами. На рубежі наступних десятиліть XX ст. з'являються стандарти 180 серії 9000. Серед вимог 180 9000 значна увага приділяється правильній організації діловодства та створенню і підтримці внутрішніх нормативних документів, скрупульозному документуванню всіх виробничих і ділових процесів, в основу яких покладено класичну концепцію "життєвого циклу" документа. Проте стандарти 180 серії 9000 окреслили лише загальні вимоги до діловодства та організації документообігу в системі якості. Останнім часом, у зв'язку з поширенням новітніх інформаційних технологій, переосмисленням можливостей інформаційного менеджменту в умовах масштабної інформатизації суспільства, було переглянуто концептуальні положення керування документацією.

Якісно нові умови продукування та розповсюдження інформації вимагали не тільки науково-методичного, але й нормативно-правового забезпечення. Це привело до прийняття нoвих законодавчих актів, внесення змін і доповнень до тих, що залишаються чинними і регулюють різні аспекти створення інформації, керування нею, використання та забезпечення її збeреженості. Більшість правових актів, розроблених у 1990-х на початку 2000-х рр., що прямо чи опосередковано визначають зміст керування документацією, пов'язані з електронним документуванням і документообігом. Насамперед, це стосується розроблення документаційних систем, впровадження стандартів оптимальної методики електронного діловодства в державних установах, посилення ролі державних архівів. Першим, хто розробив національний стандарт із керування документацією за нових умов побутування інформації, став Національний архів Австралії (НАА). Ще 1995 р. НАА видав методичний посібник "Керування електронними документами", а 1997 р. - "Керування повідомленнями електронної пошти як документами", 2000 р.

Національний архів Австралії оголосив про приймання електронних документів державних органів і приступив до формування відповідної технологічної інфраструктури, розроблення процедурних вимог передання документів на зберігання в архів. Національний архів Австралії є активним учасником діяльності "електронного уряду". Ним розроблено державний стандарт метаданих АGLS, тезаурус інтерактивних функцій австралійських державних закладів АGIFT. Плідна співпраця з Національною бібліотекою Австралії, Австралійським товариством архівістів, Австралійською асоціацією керуючих документацією сприяла розробленню концепції керування веб-документацією, у т.ч. архівування сайтів, збереження мережевих публікацій. Суть керування документацією в австралійській моделі чітко відображено в абревіатурі САDSS, що включає назви п'яти основних функцій із забезпечення ефективної роботи з документами: контроль (Соntrоl), доступ (Ассеss), розміщення (Disposal), зберігання (Storage), підтримка (Sustain). Важливим явищем конституювання керування документацією стало відкриття окремих (або у складі) спеціалізованих науково-освітніх інституцій. Так, ще з 1950-1970-х рр. в австралійських університетах існують спеціалізовані програми з керування документацією. Нині австралійські професійні освітні програми з КД - одні з найкращих у світі, більшість із яких доступна для дистанційного навчання. Особливо слід поцінувати наукову й освітню діяльність Школи інформаційного менеджменту, Університету Монаш.

Національні кваліфікаційні стандарти Австралії включають такі вимоги до рівня навичок і знань фахівців у галузі керування документацією й архівів:

1) планування керування документацією;

2) розроблення номенклатури справ;

3) проведення функційного аналізу діяльності організації;

4) визначення процесу документування;

5) встановлення правил і процедур забезпечення безпеки та доступу до документів.

Компетенція керуючих документацією підтримується за допомогою систематичного підвищення їх кваліфікації. Слід зауважити, що підготовка фахівців із керування документацією у країнах Західної Європи, так само як і в США, Канаді чи Австралії, є складовою різних напрямів навчання. Найпоширенішим варіантом є здобуття освіти в межах спеціальності "Бібліотечна та інформаційна наука" (Library and Information Science).

Від 1975 р. веде відлік існування Асоціація керуючих документацією та адміністраторів (АRМА) (США, 1975), яка давно за географією діяльності є міжнародною. Неабияке значення Асоціація приділяє освітньому напрямку у сфері КД. При Асоціації функціонує спеціальний Інститут. Курс навчання передбачає опанування теорії та практики таких дисциплін:

1) принципи керування документацією та програма її впровадження;

2) створення документів (у першу чергу - електронних) і контролювання їх обігу;

3) пошук документів та оперативне керування (системи й обладнання);

4) складання переліків документів на зберігання та знищення;

5) технічне забезпечення керування документацією.

Асоціація керуючих документацією та адміністраторів є організатором одних із найавторитетніших тематичних міжнародних, регіональних конференцій, активним розробником стандартів, зокрема на форми документів, технологічні операції документообігу тощо, засновником / співзасновником таких періодичних, серійних видань, як щоквартальник "Records management Quarterly", "Оffice", "Тhе Rесоrd”. Не менш популярними серед фахівців керування документацією є споріднені тематично до них часописи "Information and Records management ", "Аmeriсаn Archivist", більшість публікацій яких присвячена правовим, нормативно-правовим, технологічним проблемам роботи з документацією, соціальним аспектам її організації, освітнім програмам у галузі керування документацією. Останнім часом спостерігається стрімке поширення керування документацією як навчальної дисципліни в системі університетської освіти, що забезпечує опанування знаннями на вищому загальному, теоретичному рівні, вільне вибудовування освітніх модифікацій на середньому спеціалізованому рівні та в рамках післядипломного професійного підвищення кваліфікації. Усвідомлення необхідності поліпшення керування документацією знаходить відображення в діяльності не лише державних, самоврядних установ, але й різних наукових товариств, спілок, організацій.

У 2004 р. асамблея Міжнародної ради архівів визначила освіту та постійне професійне навчання архівістів і фахівців у сфері керування документацією пріоритетним завданням. Комітет професійної підготовки МРА зініціював розроблення програм співробітництва в освітній галузі КД із DLM EEIG (Dokument Lifecycle Management Eropean Economic Interest Group), АРМА International, відомими архівними школами та ін. установами, організаціями, націленими, у першу чергу, на опанування новітніх, інформаційних технологій.