3. Керування документацією у Великій Британії
Базовим для керування документацією є також поняття “життєвого циклу документа”. На думку американських архівістів службові документи проходять чотири стадії: (1) створення, (2) активне адміністративне або офісне використання, (3) напівактивне або неактивне зберігання та (4) передавання для зберігання в архіві або вилучення для знищення. На першій стадії належне керування документацією сприяє створенню потрібних документів та запобігає створенню непотрібних. Під час другої фази воно забезпечує ефективне користування службовими документами через формування справ, що сприяють швидкому пошуку інформації. Коли документами рідко користуються у повсякденній діяльності, вони переходять до третьої фази. Тоді їх виокремлюють з активної документації, переміщують з дорогих офісних приміщень до сховищ проміжного зберігання, які називаються центрами документації, де зберігання та нечастий пошук інформації є більш економними. На час останньої фази циклу документи в основному втрачають свою поточну адміністративну, фіскальну та юридичну цінність. Більшість документів тоді знищують, а решту, що має історичну цінність, передають на архівне зберігання. Назви етапів можуть у різних авторів відрізнятися. Так, Джонсон і Келаус визначають їх як (1) створення, (2) розгляд та використання, (3) зберігання в установі протягом встановленого строку, (4) передавання на постійне зберігання до архіву, (5) знищення. Канадські архівісти кращою вважали модель з таких етапів: (1) створення, (2) класифікація, (3) зберігання та використання, (4) передавання на зберігання до архіву або вилучення для знищення. Впровадження інформаційних технологій внесло зміни до концепції “життєвого циклу”. У Великій Британії до традиційних етапів додали ще один – концептуальний. На цьому етапі установа, що створює документи, для забезпечення оптимальної методики керування документацією вирішує ряд питань. Насамперед, визначається структура документів та схема їх систематизації, приймається рішення щодо формату їх зберігання – у фізичних копіях та традиційних справах або в електронних документаційних системах, а також вирішується, кому належать документи – установі в цілому, робочим групам або окремим особам. Крім того, визначають, яка технологія буде застосовуватися, розробляють процедури та окреслюють необхідні для службових осіб, що керують документацією, та інших працівників навички і знання.
У Великій Британії у першій половині ХХ ст. всі відносини між державними установами та адміністрацією НА регламентувалися розпорядженнями, датованими ХІХ ст. Державним установам надавалась велика автономія, за ними зберігалась цілковита свобода у питаннях визначення строків передавання документів до архіву, а також їх вилучення, якщо вони вважали це необхідним. Здавальні описи представляли до архіву на розгляд до їх затвердження парламентом; відповідальність за порядок проведення експертизи цінності несли лише зацікавлені установи, які мали тенденцію залишати на зберігання надто велику кількість документів.
Наприкінці другої світової війни проявилися ті ж проблеми, що і в США: установи, кількість яких зростала, розширили коло своєї діяльності, стали продукувати величезну кількість документів, не забезпечуючи їх упорядкованого зберігання, не здійснювали експертизу цінності відповідно до чинних правил. Перед НА, до якого надходила відносно невелика кількість документів, постала дилема: або не займатися цим питанням, тим самим сприяючи втраті документів, або заохочувати установи передавати документи на зберігання до архіву, вже нездатного вмістити нові надходження. У 1951 р. НА повинен був прийняти на зберігання кількість документів, що перевищувала його місткість у півтора рази.
Фінансові органи Великої Британії, підрахувавши витрати на забезпечення збереженості документів державних установ, проініціювали створення комітету із завданнями, аналогічними комісії Гувера в США. Головою комітету було призначено державного секретаря Грігга. Архівісти ввійшли до комітету із правом дорадчого голосу.
У 1958 р. було прийнято “Акт про державні документи”, що діє по сьогоднішній день із змінами 1967 р. щодо умов доступу. Цей акт включив висновки комітету Грігга 1954 р. щодо систематичного передавання до архіву або вилучення для знищення документів, які більше не використовуються у поточному діловодстві. Він також ввів визначення “державні документи”, що виявилося важливим для розвитку архівної служби не тільки на центральному рівні у НА:
“адміністративні та міністерські документи, що належать Її Величності у Сполученому Королівстві або деінде у праві Уряду Її Величності у Сполученому Королівстві та, зокрема,
(а) документи міністерств Уряду Її Величності або ті, що зберігаються в них, у Сполученому Королівстві, або
(б) документи будь-якого відомства, комісії або іншого органу чи утворення у віданні Уряду Її Величності у Сполученому Королівстві ”.
До Акта додавався перелік урядових установ та інших організацій, документи яких є “державними”.
Закон 1958 р. зумовив зміни в структурі НА та його керівництві. Було створено спеціальний відділ контролю за відомчими архівами. Керівник відділу (з 1955 р. їм став Д. Коллінгрідж) за рангом дорівнював заступнику директора архіву. В Англії, так само як і в США, вважали, що організація керування документацією та відомчих архівів є одним із суттєвих питань поряд з проблемами забезпечення збереженості документів.
Метою інновацій, запропонованих комітетом Грігга, було здійснення якіснішого відбору документів та забезпечення регулярних надходжень матеріалів до НА. Вони стосувалися як організаційної сторони цієї роботи, так і самої методики відбору. Основним принципом було покладання головної відповідальності за проведення відбору документів для зберігання або вилучення на знищення на установи. З метою координації цієї роботи та забезпечення інтересів науки загальний контроль здійснював НА. Закон зобов'язував установи застосовувати відповідні заходи для проведення відбору та забезпечення збереженості документів, що підлягали зберіганню в архіві. В цій роботі установи мали дотримуватися вказівок хранителя НА, в обов'язки якого входили також координація та контроль їх діяльності.
Перша експертиза здійснювалася щодо документів, якими не користуються у поточному діловодстві протягом п’яти років, силами самої установи на основі критерію адміністративної цінності, але під контролем інспектора НА, який повинен впевнитися, що перегляд проведено. Крім того, інспектор брав участь у складанні кваліфікаційного довідника. Після першого перегляду мало залишитися від десяти до п’ятидесяти відсотків документів.
Друга експертиза проводилася через 25 років після створення документа спільно установою та НА на основі критеріїв адміністративної й історичної цінності. Під час другої експертизи працівники канцелярії ділили всі справи на три категорії:
документи, що більше не потрібні у діяльності установи;
документи, які установа пропонує зберігати постійно;
документи, які все ще потрібні в роботі установи, але які можна передати до НА.
На обкладинки справ та на відповідні облікові картки наклеювали ярлики різного кольору, що вказували, які справи повинні знищити відразу, які – через певний час, а які потрібно мікрофільмувати та передати до НА. Другий перегляд проводився на рівні справ, подокументний практикувався у виключних випадках. Кількість документів, що передавалися до НА, не повинна була в середньому перевищувати одного відсотка від загальної кількості документів, які створює установа.
Для здійснення загального контролю та участі у проведенні експертизи в установі призначали відповідальну особу – архівіста установи, а в НA – інспектора. На 1962 р. посада архівіста була введена у всіх установах, на які поширювався закон про державні документи. Архівіст підлягав директору установи або іншому керівнику та ніс відповідальність за контроль над всіма документами відомства з моменту їх створення до визначення їх остаточної долі. Основним завданням інспектора був тісний контакт з архівістом установи у справі відбору документів на зберігання, надання йому допомоги в розробленні методики перегляду й визначення цінності матеріалів.
За рекомендаціями комітету Грігга в 1958 р. було видано “ Тимчасовий довідник для архівістів установ”. Він роз'яснював новий регламент організації діючих відомчих архівів. Особлива увага приділялась перегляду документальних матеріалів та були визначені критерії відбору документів.
Як і в США, застосовувалось проміжне зберігання службових документів протягом періоду до другого перегляду. Установи направляли до проміжних сховищ своїх працівників, які залежно від виконуваної роботи знаходилися там постійно або тимчасово.
Британським архівістам, як і їх американським колегам, вдалося вирішити проблему сучасної документації лише шляхом втручання у діяльність самих державних установ. Проте англійська система порівняно з американською носила менш адміністративний характер, надаючи автономію державним установам.
Теоретичну основу класичної англо-американської концепції архівної справи та керування документацією склали ідеї видатних фахівців архівної теорії і практики Г. Дженкінсона та Т. Шеленберга. Характеризуючи два “перегляди” документів урядових установ, запропоновані комітетом Грігга, Дженкінсон вважав, що жоден з процесів скорочення кількості документів не є завданням архівіста. Справа хранителя архівів – зберігати їх. Для неурядових архівів він пропонував “спеціалізовані” сховища та “спеціалізованих архівістів”. Такий архівіст, на його думку, мав отримати освіту насаперед науковця, а не фахівця у галузі гуманітарних наук, щоб мати технічні знання про діяльність, яку документують документи.
Класичним поглядам Г. Дженкінсона на архівну справу суперечили погляди американського архівіста Т. Шеленберга, викладені ним у книзі “Сучасні архіви: принципи і методика” (1956 р.). Це був посібник для тогочасного архівіста, в якому його основним обов’язком проголошувався відбір для зберігання та вилучення для знищення новітніх (сучасних) документів. Для архівістів важливою була тема, якій Т. Шеленберг присвятив центральну частину свого посібника і яку Г. Дженкінсон ігнорував, тема “керування документацією”. Виходячи з контексту, суттю роботи Шеленберга було те, що добре розроблена програма з керування документацією, щоб досягти економії та ефективності у створенні, зберіганні та остаточному розміщенні документів, є необхідною передумовою успішного керування сучасними архівами. У своїх працях Г. Дженкінсон та Т. Шеленберг відобразили відмінності свого особистого архівного досвіду і відповідно діяльності урядів, яким вони служили. Г. Дженкінсон, працюючи з багатою історичною документальною спадщиною, будучи експертом із спеціальних історичних дисциплін, спадкоємцем традиції офіційного нейтралітету й безперевного зберігання, не дуже цінив новітні (сучасні ) документи.