Повышение производительности менеджера с использованием личной информационной системы

Личная информационная система Microsoft Office Outlook 2003 - приложение, обеспечивающее обмен и систематизацию персональной информации, а также взаимодействие с другими людьми.

Планирование персональной деятельности с помощью Outlook позволяет упорядочить встречи, события, контакты, создавать списки задач с возможностью их назначения и рассылкой поручений, а также контроля их выполнения.

Работа с дневником и заметками в Outlook дают возможность для оперативного занесения текущей информации, ее структу­ризации и хранения.

Помимо этого пакет позволяет:

• вести переписку, использовать адресную книгу, осуществлять чтение писем в различной кодировке,

• осуществлять сбор почты из разных ящиков и управление электронной почтой из одного места,

• координировать расписание разных членов группы путем одновременного просмотра их календарей, а также календарей Windows SharePoint Services;

• заниматься планированием встреч, событий и собраний,

• управлять контактами,

• создание и назначать задачи,

• вести дневник и заметки.

Компонент Business Contact Manager позволяет организовать и упорядочить деловые контакты и сообщения,

Интеграция папок Business Contacts и Opportunities в Business Contact Manager с календарем Outlook 2003 позволяет отслеживать важные события и быстро получать отчеты о текущем состоянии дел.

Эффективную подготовку, проведение и отслеживание результатов встреч, собраний можно обеспечить, используя рабочие области для собраний на основе служб Windows SharePoint Services. Степень интеграции приложения Outlook 2003 и служб Windows SharePoint Services позволяет создавать такие рабочие области для собраний напрямую в процессе создания обычного электронного приглашения на собрание.

Значительный эффект получают пользователи Outlook 2003 при организации и работе с повторяющимися собраниями. Создание узла рабочей области SharePoint для серии повторяющихся собраний не составит труда, если использовать Outlook 2003. А когда элементы этой серии собраний попадут в календарь Outlook 2003 каждому из участников, - они смогут сохранять документы или другие данные в соответствующих рабочих областях, используя для навигации именно приложение Outlook 2003.

Тестирование сотрудников с использованием программных средств

Тестовый аналитический комплекс «Советник по кадрам» (компания-разработчик «Интеллектуальный партнер», http://www.intelpart.com) предназначен для проведения автоматизированного тестирования сотрудников организации и позволяет:

• вырабатывать взвешенные и обоснованные решения при приеме сотрудников на работу;

• усовершенствовать расстановку кадров так, чтобы отдача от каждого сотрудника была наибольшей;

• расширить формы и методы работы менеджеров по персоналу;

• предоставлять для аттестационной комиссии разностороннюю и объективную информацию о качествах и свойствах сотрудника;

• привести в соответствие эффективность и важность работы сотрудника и меры по его поощрению (или наказанию);

• управлять уровнем квалификации сотрудников и побуждать персонал к самостоятельному повышению своей квалификации и др.

Тестирование сотрудников с использованием тестового аналитического комплекса «Советник по кадрам» целесообразно по двум направлениям:

• поиск кандидатов на замещение вакантной должности, оценка степени соответствия качеств кандидата заявленным требованиям, прием на работу наиболее подходящего сотрудника из числа рассматриваемых кандидатур;

• проведение аттестации сотрудников, оценка профессиональных и личных качеств тестируемых сотрудников и, если это необходимо, принятие руководством решений о кадровых перестановках, поощрении сотрудников, необходимости повышения квалификации сотрудников и т.п.

При поиске кандидатов на замещение вакантной должности руководители подразделений направляют в отдел кадров предложения о найме персонала, где указываются функциональные обязанности, для выполнения которых требуется принятие на работу нового сотрудника.

Отдел кадров вместе с руководителем подразделения составляют карточку запроса на поиск сотрудника (см. приложение 1). Карточка запроса фиксирует функциональные и должностные обязанности кандидата, требования к кандидату на замещение вакантной должности, условия его работы.

Как только кандидат на замещение вакантной должности находится, менеджер по персоналу, при необходимости вместе с руководителем подразделения, проводит с кандидатом собеседование, на котором знакомится с кандидатом, его биографией и представленными документами, предлагает кандидату ответить на вопросы опросного листа тестового аналитического комплекса.

Уровень и сложность вопросов, а также их количество, в тестовом аналитическом комплексе «Советник по кадрам» соотнесены с уровнем квалификации и должностными обязанностями сотрудников.

Заранее определены следующие роли сотрудников и соответствующие им полномочия:

• Исполнитель – это сотрудник, не принимающий самостоятельных решений и работающий в рамках жестко оговоренных условий;

• Руководитель сектора – это сотрудник, отвечающий за более расширенный спектр работ, чем исполнитель, самостоятельные решения принимает в рамках выполняемых функций, если есть подчиненные организует их работу и отвечает за качество их работы;

• Заместитель руководителя отдела – сотрудник отвечает за определенные направления в работе отдела, по которым самостоятельно принимает решения;

• Руководитель отдела (службы, департамента, управления) – сотрудник самостоятельно принимает решения в рамках своих полномочий, планирует деятельность отдела, определяет приоритетные направления его работы;

• Заместитель руководителя организации – заместитель председателя правления, директор по направлению, заместитель директора фирмы по направлению, финансовый или коммерческий директор, заместитель/начальник управления;

• Руководитель организации – непосредственный руководитель организации / предприятия / учреждения / генеральный директор / президент / председатель совета директоров / председатель правления / директор филиала / отделения.

В число оцениваемых качеств, навыков, умений сотрудника (тестируемого лица) входят:

• профессионализм,

• производительность,

• лояльность,

• ответственность,

• коммуникативность,

• аналитические способности,

• динамичность,

• способность работать в коллективе,

• организаторские способности,

• инициативность и самостоятельность,

• творческий подход к работе,

• устойчивость психики в сложных ситуациях.

По окончании тестирования опросный лист обрабатывается с помощью программы «Советник по кадрам» и формируется отчет с краткими рекомендациями руководителю компании. Итоговая оценка состоит из нескольких разделов:

• Описание способностей к неожиданным действиям. Показывает, в какой степени сотруднику свойственны неожиданные для окружающих и для него самого поступки. Низкое значение означает, что человек достаточно стабилен и его «неожиданные» поступки на самом деле долго вызревают и подсознательно готовятся. Высокое значение показывает, что человек импульсивен и склонен предпринимать активные действия на основе первых сиюминутных впечатлений. Так же показывает способность субъекта к оригинальному, нестандартному подходу к своей работе. Если коэффициент низкий, то не стоит ожидать от сотрудника неких «революционных» действий – он эффективен в областях, требующих стабильности и надежности. Высокий коэффициент показывает, что сотруднику свойственна оригинальность мышления и поступков.

• Приоритеты в работе. Показывает, насколько четко тестируемый умеет ранжировать по важности задачи, насколько приоритеты, выставляемые сотрудником, действительно совпадают с важностью выполняемых им работ для организации.

• Энергичность и активность. Показывает активность и энтузиазм сотрудника в работе.

• Способность давать аналитическую оценку. Отражает умение тестируемого анализировать ситуацию, видеть причины и последствия тех или иных действий, его понимание стратегии работы фирмы на рынке.

• Умение убеждать и осуществлять. Показывает умение сотрудника отстаивать свои идеи и доводить начатое дело до получения конкретных результатов.

• Способность принимать решение. Показывает способность сотрудника в сложной ситуации брать ответственные решения на себя и потом отвечать за предпринятые им действия. Показывает, насколько интересы сотрудника на данном конкретном рабочем месте, соответствуют интересам всей организации в целом. Умение налаживать контакты показывает умение тестируемого взаимодействовать с окружающими его людьми (коллегами, партнерами, клиентами).

Кроме того, в отчете по результатам тестирования содержится ряд взвешенных оценок.

• Соотношение «Способность к изменениям / Консерватизм мышления». Показывает с одной стороны, насколько хорошо сотрудник ориентируется в динамичных, быстроизменяющихся условиях работы, насколько быстро он способен к ним адаптироваться. С другой ‑ насколько сотрудник способен взвешенно подойти к анализу ситуации, не бросаться безоглядно в новую работу, хвататься за новые проекты.

• Соотношение «Способность работать в коллективе / Индивидуализм». Отражает с одной стороны, умение сотрудника взаимодействовать с коллегами, его способность подчиняться требованиям коллективной работы, а с другой ‑ насколько сотрудник самостоятелен, способен выполнить индивидуальное задание, не перебрасывать работу и ответственность за результаты на своих коллег;

• Соотношение «Инициативность / Пассивность». Показывает с одной стороны, активность и напористость сотрудника в работе, а с другой ‑ его способность подобрать подходящий момент для проявления своей инициативы.

Результаты собеседования и тестирования кандидата сравниваются с требованиями, изложенными в карточке запроса. Делается вывод о соответствии или несоответствии кандидата заявленным требованиям.

При аттестации сотрудников составляется список аттестуемых сотрудников. Начальники подразделений составляют аттестационные характеристики на сотрудников. Сотрудники, проходящие аттестацию, тестируются с помощью тестового аналитического комплекса. По результатам тестирования формируется отчет.

По каждому сотруднику аттестационной комиссии предоставляются аттестационная характеристика сотрудника, составленная руководителем подразделения и отчет о тестировании (см. приложение 2). Результаты аттестации обобщаются, а при необходимости уточняются в результате собеседования сотрудника с членами аттестационной комиссии и передаются руководителю организации.