5.4. Робочі документи аудитора; класифікація і порядок формування та процедури зберігання
Аудитор повинен документально оформляти відомості, які важливі з погляду формування доказів, підтверджуючих аудиторську думку, а також доказів того, що аудит проводився відповідно до вимог МСА. Аудитор повинен складати робочі документи в достатньо повній і докладній формі, необхідній для забезпечення загального розуміння аудиту.
Під терміном «документація» згідно МСА 230 «Аудиторська документація» розуміються матеріали (робочі документи), що складаються аудиторами і для аудитора або отримувані і такі, що зберігаються аудитором у зв'язку з проведенням аудиту. Робочі документи можуть бути представлені у вигляді даних, зафіксованих на папері, фотоплівці, в електронному вигляді або в іншій формі зберігання інформації.
На замітку
Робочі документи - це записи, у яких аудитор фіксує процедури, тести, отриману інформацію й висновки (висновок), формовані в результаті проведення аудиту й надання супутніх послуг.
У робочі документи вноситься інформація, що, на думку аудитора, є важливою і яка повинна підтвердити висновки й пропозиції в Аудиторському висновку.
Робоча документація може бути оформлена у вигляді стандартних форм і таблиць на папері, або зафіксована на електронних носіях інформації.
Під час планування й проведення аудиту робоча документація допомагає краще здійснювати аудиторську перевірку й контроль над процесом її проведення, у ній реєструються результати аудиторських експертиз, виконаних для підтвердження прийнятих аудитором рішень.
Суть робочих документів, їхній зміст, форма, порядок схоронності викладений у МСА - 230 «Аудиторська документація».
При вивченні цього питання потрібно акцентувати увагу на тім, що обсяг, види, склад і зміст робочих документів визначаються аудитором самостійно в кожному конкретному випадку. Однак, можна сформулювати ряд вимог і рекомендацій щодо повноти (обсягу) інформації в робочих документах аудитора і їхнього оформлення. До таких вимог ставляться:
чіткість, зрозумілість, акуратність документів;
повнота, детальність інформації;
фіксація попередньої й наступної інформації щодо аудиту, що здійснюється;
обов'язкова фіксація джерела одержання інформації;
обов'язкова адресність інформації, підтвержденість фактами;
обов'язкове використання професійної термінології;
дотримання вимог щодо відображення обов'язкових реквізитів.
До таких обов'язкових реквізитів робочих документів аудитора можна віднести наступні:
назва підприємства клієнта;
порядковий номер документа в аудиторському досьє;
період аудиту;
строк завершення аудиту;
назва аудиторської фірми і її реєстраційний номер, прізвище аудитора, що склав документ;
посадова особа (менеджер, директор аудиторської фірми), що перевірила документ;
назва, мета й дата складання документа, короткий його зміст;
посилання на інші документи (при необхідності);
підписи аудиторів, які склали документ;
інші спеціальні реквізити (на розсуд аудитора).
Таким чином, поступово формується уявлення про призначення робочих документів аудитора (рис. 5.2).
Основним призначенням робочих документів вважають: розробку Меморандуму планування та плану аудиту, підтвердження виконання плану аудиту, систематизацію інформації, що збирається в процесі аудиту; організацію оперативного управління процесом аудиту; створення основи для визначення ефективності виконання роботи кожним аудитором; оцінку адекватності застосовуваних методів аудиту чинному законодавству.
Зміст робочої документації значною мірою є питанням професійного судження аудитора, оскільки немає ні можливості, ні необхідності документувати кожне спостереження або дослідження.
Рис. 5.2 - Призначення робочої документації
Функції робочих документів представлені на рисунку 5.3.
Згідно МСА - 230 аудитор зобов'язаний вести документацію справ, що стосуються прийняття рішень за результатами проведених аудиторських процедур, які пізніше будуть покладені в основу аудиторського висновку. Залежно від обсягу роботи клієнта аудиторові варто зібрати докази, які б підтвердили або спростували запевняння про те, що фінансова звітність об'єктивно, повно й вірогідно відображає фінансовий стан клієнта, а здійснені господарські операції є законними й доцільними.
З метою організації документування процесу аудиту важливе значення має правильна класифікація робочих документів аудитора.