Тема 3. Облікові реєстри

3.1. Поняття та класифікація облікових реєстрів

Облікові реєстри — це носії спеціального формату у вигляді відомостей, журналів, книг, машинограм тощо, які призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інформації.

За зовнішнім виглядом реєстри класифікуються на:

• картки - виготовлені із цупкого паперу спеціальної форми, стандартних розмірів, їх використовують в аналітичному обліку;

• книги - всі сторінки в книзі пронумеровані, всі листи прошнуровані і в кінці книги за підписом головного бухгалтера вказано загальне число сторінок, які скріплені сургучною печаткою;

• зведені листи - виготовляють із звичайного паперу, великого формату, зберігаються в папках..

За характером записів реєстри поділяються на:

• хронологічні - це реєстри в яких реєстрація господарських операцій проводиться під час їх здійснення (Касова книга, журнал обліку вантажів, що надійшли);

• систематичні - це реєстри, в яких реєструють господарські імміграції з врахуванням їх економічного змісту, тобто в них здійснюється групування однорідних за економічним змістом господарських операцій (Головна книга);

• комбіновані - це реєстри, в яких спостерігається хронологічний систематичний запис (журнали-ордери, допоміжні відомості).

За зовнішнім виглядом реєстри поділяються на:

• синтетичні - реєстри в яких реєстрація господарських засобів, джерел їх утворення і господарських процесів проводиться в загальному вигляді, на основі попередньо згрупованих документів (Головна книга, оборотна відомість по синтетичних рахунках);

• аналітичні - реєстри призначені для ведення обліку по окремих аналітичних рахунках (картки, відомості по аналітичних рахунках);

• комбіновані - реєстри призначені для ведення синтетичного і аналітичного обліку (журнали-ордери).

За формою реєстри поділяються на:

• односторонні - графи для дебетових і кредитових записів знаходяться на одній правій стороні, а зліва знаходяться графи для запису дати, змісту номера і являються загальними як для дебетових, так і кредитових записів (Касова книга);

• двосторонні - складаються із двох однакових частин: ліва призначена для дебетових записів, права для кредитових (Головна книга);

• багатографні - загальна сумова колонка ділиться на декілька граф. По цьому принципу побудовані реєстри по обліку розрахунків з постачальниками, підрядниками, підзвітними особами. В них поєднується аналітичний і синтетичний облік.

• шахові - кожна відображена сума характеризує два рахунки, один дебетовий, другий кредитовий і записується на перетині кореспондуючих рахунків.

3.2. Способи запису та виправлення помилок в облікових реєстрах

Порядок здійснення записів в облікових реєстрах здійснюється відповідно до методичних рекомендацій по застосуванню реєстрів бухгалтерського обліку. Складання облікових реєстрів повинно здійснюватись із застосуванням таких вимог:

1. Записи в облікові реєстри здійснюються тільки на підставі належно оформлених та опрацьованих первинних документів темним кольором засобами, що забезпечать збереження записів протягом вказаного терміну зберігання.

2. Облікові реєстри складаються в міру надходження первинних документів із виведенням щомісячних підсумків.

3. Облікові реєстри складаються та підписуються виконавцями та головним бухгалтером або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку.

4. Ведення облікових реєстрів та контирування документів первинного обліку здійснюються із застосуванням, щонайменше, коду класу рахунків й коду синтетичного рахунку. Записи в облікових реєстрах повинні бути чіткими та зрозумілими, підчистки та необумовлені виправлення не допускаються.

5. Формування аналітичних даних здійснюється через групування однакових за економічним змістом даних первинних документів у відомостях, з яких підсумки переносяться до відповідних журналів.

6. Наприкінці місяця в облікових реєстрах за кожним рахунком підраховують обороти за дебетом та кредитом та визначаються залишки на перше число наступного за звітним місяця.

7. На основі перевірених записів облікових реєстрів дані вносять в Головну книгу. В облікових реєстрах роблять відповідну позначку про це у рядку реєстру.

При веденні бухгалтерського обліку виникають помилки. Можливий неправильний запис сум, вказаних в документах, помилкова кореспонденція рахунків, неправильний підрахунок підсумків. Порядок виправлення помилок залежить від характеру і часу виявлення помилки.

Існує три способи виправлення помилок:

• коректурний спосіб;

• спосіб сторно;

• спосіб додаткового запису.

Коректурний спосіб полягає в тому, що неправильний запис закреслюють тонкою лінією, так щоб можна було прочитати закреслене, а поряд пишуть правильний запис і суму. Виправлення помилки повинне бути підтверджене підписом особи, яка склала й підписала документ.

Якщо помилка пов'язана з неправильною кореспонденцією рахунків і виявлена після підведення підсумків, то така помилка виправляється за допомогою "червоного сторно".

Спосіб "червоне сторно" полягає в тому, що неправильний бухгалтерський запис записують повторно, але червоними чорнилами. В результаті неправильний запис анулюється, так як підрахунок чисел, які записані червоним віднімають. Потім складають правильну проводку звичайними чорнилами з вказанням правильної кореспонденції рахунків і суми.

Спосіб додаткового запису застосовується в тих випадках, коли кореспонденція рахунків правильна, але сума інша, ніж повинна бути насправді. В такому випадку на різницю здійснюється додатковий запис з тією кореспонденцією рахунків.