2.2. Вимоги до змісту і оформлення документів

До бухгалтерських документів ставляться наступні вимоги:

• своєчасність складання;

• реальність показників;

• правильність оформлення.

Документи повинні складатися своєчасно в момент здійснення господарських операцій, чітко, розбірливо, без виправлень і підчисток та Інших дефектів, які викликають сумнів в правильності документів. Документи, складені з порушенням встановлених правил, не мають Юридичної доказової сили, правильно оформлений документ повинен мати псі показники, які необхідні для отримання повної інформації про операцію. Показники, які є в документі і характеризують операцію називають реквізитами. Кожен документ повинен мати обов'язкові реквізити:

• назва документа;

• його номер і дата складання;

• зміст господарської операції;

• вимірювачі операцій;

• підписи осіб, які відповідають за здійснення операцій і за правильність оформлення.

При відсутності якогось з обов'язкових реквізитів документ втрачає юридичну силу і не може служити основою для облікових записів. За достовірність і реальність показників, які знаходяться в документі, за доброякісність його оформлення несуть відповідальність посадові особи, які підписують документ і головний бухгалтер.

2.3. Перевірка і обробка документів

Документи після запису в них господарських операцій передаються в бухгалтерію. Здаються по реєстру, копією якого служить розписка бухгалтерії в їх прийомі. Прийняті документи підлягають перевірці. Перевірка необхідна для встановлення правильності їх складання, законності і повноти відображення в них господарських операцій. Перевірка буває суттєва, формальна і арифметична.

Суттєва - полягає у встановленні законності і доцільності виконаної господарської операції.

Формальна - перевірка документів по формі, яка має за мету встановити повноту заповнення реквізитів документів, наявність-відповідних підписів.

Арифметична - перевірка всіх арифметичних підрахунків.

Перевірені і прийняті бухгалтерією документи підлягають подальшій обробці, яка заключається в угрупуванні документів, таксуванні і розмітці.

Угрупування - підбір однорідних по змісту документів в групи і запис їх в накопичу вальні відомості для отримання загальних підсумків.

Таксування - розцінка, проставляються на документах ціни і суми.

Решітка - полягає у визначенні кореспондуючих рахунків, на яких повинна відображатися господарська операція.

2.4. Зберігання документів

Після запису в облікові реєстри документи передаються на! зберігання в архів під відповідальність головного (старшого) бухгалтера, або спеціально призначеної особи. Організація правильного зберігання і документів в архіві має велике значення, тому архів повинен бути. організований так, щоб було забезпечено збереження документів і міцність швидкого їх знаходження. Для цього оправдальні документи систематизують, підшивають в папки в хронологічній послідовності. На папках з документами - справах - вказують назву організації, № документів, кількість, до якого періоду вони відносяться.

Всі прийняті на зберігання справи реєструють в архівній книзі. Зберігаються документи в зачинених шафах, або спеціально відведеному приміщенні. Архіви бувають поточні і постійні, поточний архів утворюється посередньо в бухгалтерії для зберігання документів за поточний рік. Для поточного архіву відводиться шафа, ключ від якої знаходиться у особи, відповідальної за зберігання архіву.

Постійний архів знаходиться в спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів, але й справ інших відділів. Документи з поточного архіву передаються в постійний після закінчення звітного року. В постійному архіві документи зберігаються на протязі строків, встановлених для окремих видів документів відповідними міністерствами по узгодженню з Головним Архівним Управлінням. Справи видаються з архіву з дозволу головного (старшого) бухгалтера, а в окремих випадках по письмовій вимозі судово-слідчих органів, але з дозволу керівника підприємства.