Тема 2. Документування та інвентаризація

2.1. Бухгалтерські документи, їх класифікація

Будь-яка господарська операція повинна відображатись на місці її здійснення у відповідних бухгалтерських документах. Така реєстрація господарських операцій називається первинним обліком, який є основою бухгалтерського обліку.

Документ - письмове свідоцтво, яке підтверджує факт здійснення господарської операції, або право на її здійснення.

Бухгалтерські документи мають велике економічне і правове значення. Економічне значення полягає в тому, що вони дають оперативну інформацію, з допомогою якої здійснюється оперативне управління підприємствами. Правове значення - в тому, що своєчасно і правильно оформленні документи є єдиним фактом, який підтверджує здійснення господарської операції і її законність. Вони мають доказову силу в суді при виявленні різних суперечок, претензій.

Всі документи класифікуються за ознаками:

• за призначенням;

• за способом складання;

• за місцем складання;

• за змістом;

• за кількістю облікових позицій,

За призначенням бухгалтерські документи поділяють на:

• розпорядчі;

• оправдальні або виконавчі;

• документи бухгалтерського оформлення;

• комбіновані.

Розпорядчі називають документи, які містять розпорядження (наказ) на здійснення господарської операції (накази, розпорядження, платіжні доручення).

Оправдальні або виконавчі документи підтверджують факт здійснення господарської операції (квитанції, акти, прибуткові, видаткові касові ордери).

Документи бухгалтерського оформлення складаються в бухгалтерії на основі відповідних первинних оправдальних і розпорядчих і документів (журнали, ордери, групувальні відомості).

Документа, які поєднують в собі ознаки трьох видів документів, перерахованих вище, називають комбінованими (лімітно-забірні картки).

За способом складання бухгалтерські документи поділяють на:

• разові (вимоги, касові ордери);

• нагромадонувальні (накопичувальні відомості).

Разові документи використовуються для оформлення однієї або декількох господарських операцій, але в одному робочому прийомі.

Нагромаджувальні документи відображають ряд однорідних господарські» операцій протягом відповідного періоду часу.

За місцем складання бухгалтерські документи поділяють на:

• внутрішні (касові ордери, акти, квитанції, вимоги) - документи, які складаються даним підприємством;

• зовнішні (рахунок фактура постачальника) - документи, що надходять від інших організацій.

За змістом бухгалтерські документи поділяють на:

• первинні (касові квитанції, накладні) - документи складаються в момент здійснення господарської операції.

• зведені (групувальні відомості, журнали-оренди) складаються на основі первинних шляхом угрупування та узагальнення різних показників.

За кількістю облікових позицій бухгалтерські документи поділяються на:

• однорядкові (касовий ордер);

• багаторядкові (розрахунково-платіжна відомість).

Однорядкові - документа, в яких заповнюється одна позиція.

Багаторядкові - містять ряд облікових позицій.