В области синтаксиса:

- употребление повествовательных эмоционально неокрашенных, полных, как правило, двусоставных предложений с прямым порядком слов (Руководящие работники и сотрудники предприятия пользуются в течение года отпуском продолжительностью не менее 24 рабочих дней с сохранением средней заработной платы.): подлежащее предшествует сказуемому (товар отпускается); определение - определяемому слову (кредитные отношения); дополнение стоит после главного слова (фиксировать цены, выделить кредит);

- обилие простых значительных по длине предложений, осложненных большим количеством однородных и обособленных членов (причастных и особенно деепричастных оборотов) (На должность главного специалиста назначается специалист, имеющий высшее инженерно-экономическое или техническое образование и стаж работы в области систематизации обработки экономической информации не менее трех лет.). Количество ОЧП в одной фразе делового текста может достигать 20 единиц. Употребление причастных и деепричастных оборотов вместо синонимичных придаточных предложений позволяет сделать письменный текст более коротким. Для данного стиля обычны предложения по 40—50 слов, а при рубрикации — 100—200 слов и более;

- использование «расщепленных сказуемых». Расщепление сказуемого» (термин условный) — замена глагола-сказуемого двумя словами — вспомогательным (или полузнаменательным) глаголом и существительным, образованным от глагола, выступающего в функции именной части составного сказуемого: заявить - сделать заявление, ремонтировать - производить ремонт, применяться - иметь применение и т.п.;

- преобладание страдательных конструкций, которые акцентируют внимание читающего на осуществляемых действиях вне зависимости от того, кто их произвел: Курить запрещено. Курить запрещается.

-«нанизывание» родительного падежа: Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения конкретных аспектов возможного сотрудничества департамента образования Москвы и директоров школ Москвы. Специалисты установили, что структура простого, но длинного предложения воспринимается легче, если неоднократно использовать родительный или творительный падеж без предлогов. «Нанизывание» падежей не может быть бесконечным. Психологи установили, что по законам зрительного восприятия, подобных слов в предложении должно быть не более чем 7+(2). Только в этом случае текст будет понятным.

- активность сложноподчиненных предложений с придаточным условия (Руководящий работник или специалист предприятия может быть отозван из очередного отпуска с его согласия, если это обусловлено важными обстоятельствами); широкое использование страдательных оборотов со страдательными причастиями или возвратными глаголами (Работник предприятия может быть временно переведен на другую работу в случае производственной необходимости. … заработная плата каждого работника определяется конечными результатами работы и максимальным размером не ограничивается).

Особенности речевого этикета деловых бумаг и служебных документов

При написании письма или оформлении документа возника­ет ряд трудностей этикетного характера. Деловой этикет прояв­ляется как в форме, так и в содержании документов. Очень важ­но, например, точно знать необходимые виды обращений в офи­циальном письме, типичные формулы выражения просьбы, от­каза, извинения, претензии и т. д.

Обращение. В последнее время обращение к адресату неред­ко используется не только в письмах полуофициального характе­ра, но и в служебной переписке, если ситуация требует обраще­ния непосредственно к должностному лицу. При обращении к адресату учитываются его служебное положение, служебное по­ложение адресанта, сфера деятельности того и другого, степень знакомства и некоторые другие аспекты.

Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок. Если в обра­щении указывается только имя и отчество (без фамилии), то обращение приобретает менее официальный характер.

Восклицательный знак после обращения ставится только при переписке с российским адресатом, и он указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение.

Следует обратить внимание на то, что в последнее время упот­ребление восклицательного знака после обращения заменяется на запятую по аналогии с английскими официальными текста­ми. При этом текст самого письма, как и принято в русском де­лопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной про­писной буквы, а как в английском, со строчной, например:

Уважаемый Сергей Александрович,

обращаемся к Вам с предложением...

Наиболее общей формулой обращения, которая может исполь­зоваться независимо от перечисленных факторов, является: Уважаемый господин (фамилия)! Уважаемая госпожа (фамилия)! Уважаемые господа!

При обращении к должностным лицам высших и централь­ных органов государственной власти и управления возможно об­ращение с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин мэр! Уважаемый господин министр!

В письмах — приглашениях, извещениях и других видах писем допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Николай Петрович! Уважаемая Анна Андреевна!

При обращении к лицам одного профессионального круга воз­можно обращение:

Уважаемые коллеги!

Заключительные слова. Правила русского этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости:

Заключительная формула вежливости для строго официаль­ного письма предусмотрена только одна: С уважением... Эта фор­мула завершает письмо в том случае, если письмо начинается со слов Уважаемый...! Если в официальном письме отсутствует об­ращение, то нет необходимости использовать и заключительную формулу вежливости.

Для полуофициальных писем есть и другие варианты заклю­чительной формулы перед подписью. Например:

С наилучшими пожеланиями....

С надеждой на скорый ответ...

Искренне Ваш... и др.

В современной деловой переписке закрепилась устойчивая пунктуационная ошибка, которую нельзя оправдать и объяснить никакими правилами правописания: после слова с уважением обычно ставят запятую перед названием должности лица, подпи­сывающего письмо. Хотелось бы напомнить, что существующая ныне короткая формула вежливости образовалась из простран­ной и витиеватой фразы (без знаков препинания), завершавшей письмо несколько столетий назад:

С высочайшим почтением (с уважением) имею честь пребы­вать Вашего благородия покорнейший слуга (имя, фамилия).

Сегодня же из этой сложной фразы мы используем лишь:

С уважением (подпись).