4. Подходы к оценке эффективности управления

В настоящее время единого подхода к оценке эффективности управления не существует. Эффективность управления – проблема, имеющая несколько аспектов. Поскольку задачей управления является целенаправленное воздействие на управляемую систему для обеспечения достижения намеченных целей, эффективность управления может быть оценена по степени достижения этих целей, по конечным результатам экономико-производственной единицы, по качеству и обоснованности планирования, эффективности использования капитальных вложений и т.п. В то же время эффективность управления может быть рассмотрена в аспекте деятельности непосредственно управляющей подсистемы с помощью особых, специфических для системы управления критериев, отражающих результаты функционирования этой системы и отражающих ее элементов.

Для более сложной системы стратегического планирования и управления приспособляемость ее к различным изменениям условий производства, рынка» развитию НТП является не только обязательным, но и основным критерием эффективности управления.В качестве критериев эффективности управления организацией выдвигаются:

• гибкость и приспособляемость к изменяющимся условиям внешней среды;

• способность организации правильно воспринимать, анализировать и прогнозировать реальные внешние условия и своевременно распределять ресурсы;

• наличие обоснованных и хорошо сформулированных целей и информированность о них членов организаций;

• способность эффективно использовать ресурсы для достижения производственного результата;

• степень интеграции структурных подразделений организации, обеспечивающих согласованность их действий для достижения общих целей.

Другими словами, в качестве критерия эффективности выступает интенсивность процесса приспособления системы управления к изменяющимся условиям и масштабам производства, происходящего с некоторым запаздыванием.

Важным условием эффективности является отказ от жестких и строго сформулированных структур и процедур управления, основанных на учете прошлого опыта деятельности, а не новых потребностей.

Организационная структура управления, способствующая быстрым нововведениям, играет более важную роль, чем концентрация производства и финансовая помощь предприятию. Столь же важны целенаправленные изменения в структуре занятости и квалификационном составе: подготовка и эффективное использование управленческих кадров; наличие квалифицированных специалистов в области технических разработок, маркетинга, финансов, занятых разработкой новой продукции, совершенствования производства и управления. Эффективность использования кадровых ресурсов характеризует эффективность управления.

Выделяются три аспекта адаптации как свойства эффективной организации:

1) социальная адаптация – способность в процессе исполнения и принятия решений учитывать изменения внешней и внутренней социальной сферы и приспосабливаться к ним;

2) научно-техническая адаптация – учет требований и использование достижений НТП в области новой технологии и новой продукции, организации и методов управления, подготовки кадров;

3) административная адаптация – соответствие форм и методов управления потребностям процесса и системы управления, характеризуемое стилем управления, инициативой на местах, степенью делегирования ответственности.

Таким образом, понятие эффективности существенно расширяется и представляется в виде ряда составляющих, каждая из которых имеет свой критерий и свою характеристику.

Эффективность управления также можно рассматривать как двоякую способностъ: с одной стороны, к поддерживанию эффективного производства, с другой, к осуществлению функций адаптации к изменениям. В связи с этим из понятия эффективности выделяется понятие производительности, или продуктивности. Именно последнее понимается как достижение наилучшего соотношения между результатом и затратами и рассматривается как средство обеспечения показателей общей эффективности.

Обычно выделяется 3 группы критериев эффективности:

1. Количество и качество продукции; эффективность производства.

2. Адаптивность как способность в долгосрочном аспекте приспосабливаться к изменениям техники, технологии, культуры, поведения.

3. Гибкость как способность в краткосрочном оперативном аспекте реагировать на изменения условий производства, рынка, колебаний спроса и т.п. и соответствующим образом перераспределять ресурсы.

Эффективность действия системы управления может быть выражена и оценена только по конечным экономическим результатам деятельности всего объекта управления, но и по таким параметрам, как скорость принятия решения и ветвления решения, отдача от осуществления решения, измеряемая в стоимостных показателях. Для определения эффективности отдельного решения можно сравнивать планируемые и фактические «входы» и «выходы» и измерять полученную отдачу от решения, т.е. отношение «выхода» к «входу». Эффективность системы внутрипроизводственного управления определяется в этом случае как экономический эффект от принятия управленческих решений.

Поскольку процессы управления носят информационный характер, то информация также представляет собой результат действия, выход системы управления. Задачей системного подхода, рассматривающего систему управления как информационную систему, является определение наиболее эффективных способов переработки и передачи информации, создание наиболее эффективной коммуникационной сети.

Эффективность управления определяется также эффективностью функционирования и использования каждого элемента системы управления – рациональностью структуры, применением научных, передовых методов управления, скоростью, полнотой информационного обслуживания, квалификацией управляющих кадров, их умешаем творчески подходить к решению конкретных проблем управления.

Критерии эффективности системы находятся в тесной связи с целями системы. Специфика управления состоит в том, что выработка целей является функцией самой системы управления, а их реализация осуществляется как в рамках системы управления, так и в рамках управляемого объекта.

Таким образом, современная теория управления приходит к необходимости, с одной стороны, увязки показателей эффективности управления с показателями эффективности совокупной производительности системы, управляемого объекта, а с другой – учета многостороннего характера воздействия управления на объект, использования набора дополнительных критериев.

Анализ существующих теоретических и практических подходов к оценке эффективности управления в рамках организации позволяет выделить следующие направления анализа различных сторон эффективности как слагаемых общей эффективности системы управления:

1) экономические показатели эффективности совокупной производительности системы в целом;

2) эффективность в обеспечении внешней и внутренней социальной политики, отношения целей организации и общества;

3) эффективность системы управления как саморегулируемой системы, адаптационная способность к требованиям НТП, изменениям социальных условий производства;

4) эффективность информационной системы, информационное обеспечение процессов управления и управляющего воздействия на объект управления.

Комплексный анализ «выхода» производственной системы с точки зрения ее эффективности включает многосторонний учет социальных и экологических последствий производственной деятельности, влияния производимой продукции или услуг на потребителя и т.д.

Анализ научных разработок показывает, что авторы постоянно пытаются найти критерии оценки эффективности.

Обобщив эти исследования, Д. Скотт Синк в 1989 г. называет семь основных факторов эффективности: действенность, экономичность, качество, производительность, качество трудовой жизни, прибыльность, нововведения.

Действенность – степень достижения системой поставленных перед ней целей с заданным качеством выполнения нужной работы (целей, задач, операций).

Для оценки обычно используется три критерия:

• своевременность (вовремя);

- количество – делаем ли всю нужную работу;

- качество – с нужными свойствами.

Для измерения действенности сравнивают в организации то, что намеревались сделать, с тем, чего фактически достигли (ресурсы обычно не учитываются, так как они не фигурируют в качестве цели).

Экономичность – измеритель, характеризующий результативность организационной системы в отношении затрат.

Определяется отношением ресурсов, подлежащих потреблению, к ресурсам, фактически потребленным, т.е. отношение нормативных и фактических ресурсов, используемых на управление в организациях.

Практически задача определения меры экономичности сводится к наиболее полному поэтапному учету затрат на управление. Так, должны быть учтены капитальные единовременные и эксплуатационные (текущие) затраты, неизбежные накладные расходы. Одновременно следует учесть затраты на разработку системы, включая экспериментальные расходы на ее внедрение и эксплуатацию, на возможную коррекцию и последующий демонтаж. Только такой всеохватывающий учет позволит оценить действительную экономичность системы управления.

Качество – степень соответствия системы требованиям, пригодным для использования.

Оценка качества связана с понятием качественных признаков или конкретных свойств, которые закладываются при конструировании, создании изделия и подтверждаются при испытаниях и эксплуатации. Качественными признаками продукта (услуги) являются следующие условия:

1. Соблюдены ли условия производства и поставки?

2.Насколько удовлетворен покупатель продуктом?

3. Соответствует ли продукт своему предназначению?

Производительность – это соотношение количества продукции системы и количества затрат на выпуск соответствующей продукции.

Качество трудовой жизни – реакция людей на условия труда и жизни в системе.

Оцениваются такие качества системы, которые вызывают положительную реакцию. Организационное управление ставит перед собой задачу обеспечить «удовлетворенность» работников, создать чувство безопасности, уверенности.

Прибыльность – это соотношение между валовыми доходами (сметой) и суммарными издержками (фактическими расходами).

Прибыльность характеризует взаимосвязь между финансовыми результатами и характером их использования.

Нововведения – творческий процесс приспособления продукта, услуги, процесса, структуры к внешним и внутренним требованиям, запросам, изменениям. Это процесс поддержания пригодности продукции с точки зрения потребителя.

При использовании этих критериев для оценки эффективности управления менеджеры должны определить для своей организации:

1. Приоритеты каждого критерия эффективности.

2. Измерить каждый критерий (качественно или количественно).

3. Связать систему оценки критериев с обеспечением необходимых изменений или улучшений.

Выбор приоритетов и критериев эффективности будет зависеть от ряда факторов: размеров системы, ее целей, типа применяемых технологий: (индивидуальное производство, сборочный конвейер, ремонт, технические процессы), зрелости системы в аспектах управления, кадров, технологий, организационной структуры, окружающая среда (политические, экономические и социальные факторы).

В условиях усложнения производства и экономики в целом, возрастания роли НТП как фактора производства, обострения конкуренции, необходимости учета в процессе управления факторов, связанных с использованием сырьевых и энергетических ресурсов и воздействием на окружающую среду, конечные результаты деятельности предприятия зависят от рационалъности структуры и эффективности процессов системы управления во всех ее элементах и подсистемах.

Отсюда вытекает необходимость в комплексном системном подходе к оценке эффективности.

Критерии эффективности управления системой находятся в тесной связи с целями системы, подобно тому, как эффективность производства связана с достижением цели производства.

В зависимости от степени достижения цели речь может идти о полной и частичной эффективности Оценка дается на основе сопоставления предполагаемой (потенциальной) и фактической эффективности. Обоснование предполагаемой оценки должно включать как основные, так и побочные результаты (предусмотренные и непредусмотренные), главное в этом случае – обеспечение самой деятельности.

Наличие нескольких вариантов решений в обычных условиях развития ставит вопрос о сопоставлении результатов с затратами. Это сопоставление становится все более возможным и необходимым по мере общественного прогресса, с ростом свободы выбора, с одной стороны, и с интенсификацией использования ресурсов с другой.

В этих условиях эффективность управления все чаще отождествляется с экономичностью, полезный результат сравнивается с затратами деятельности, причем среди последних различаются затраты, действительно влияющие на получение полезного результата, а также неизбежные (предусмотренные) и неоправданные потери.

Полезный результат сопоставляется не с данными фактических затрат, а с имеющимися ресурсными возможностями. Управление всем комплексом становится главной проблемой и условием обеспечения высокой эффективности.

Система управления и его эффективность рассматривается не на одном, а на трех уровнях:

1. Как органическая часть более высокой системы.

2. Как самостоятельная целостная система.

3. Как средоточие компонентов, входящих в эту систему, с присущими им специфическими свойствами.

В этом случае эффективность управления на первом уровне может быть выражена через результативность организации, так как результат деятельности по управлению проявляется опосредовано через результаты всей организации, во взаимоотношениях ее с внешней средой.

На втором уровне эффективность системы управления выражается через характеристики ее способности к самостоятельному действию, т.е. к разрешению непосредственно стоящих перед ней задач и достижения поставленных целей.

На третьем уровне выделяется эффективность действия составляющих систему частей. Именно здесь могут быть рассмотрены в конкретных формах функционирование сил и средств, входящих в систему, как в технико-организационном, так и в социально-психологическом плане. Практически эффективность третьего уровня может быть сведена к эффективности управленческого труда и его средств.

Продукт управленческой деятельности тоже трехмерен.

Во-первых, он выступает как конечный, в виде той или иной эффективности производства, и есть ни что иное, как результат эффективности функционирования объектов управления и самой управляющей деятельности.

Во-вторых, он выступает как промежуточный, в виде качества и экономичности деятельности системы управления в целом.

В-третьих, он является воплощением качества исполнения функций и этапов управленческого труда, характера использования наличных сил и средств управления.

Поэтому основным критерием экономической эффективности управления является прибыльность. Другим экономическим критерием эффективности организации, подчиненным критерию прибыльности, является продуктивность, характеризующаяся показателями индивидуальной и групповой производительности труда, объемом выпускаемой продукции, качеством продукции. В эту группу входит также критерий использования вещественных ресурсов (показатели сбалансированности товарно-материальных запасов, текущие прямые и накладные расходы и др.), людские ресурсы (затраты на наем рабочей силы, на подготовку и повышения квалификации, показатели организации труда), внедрение нововведений (наличие соответствующих мощностей, производственные резервы).

Среди социально-экономических критериев эффективности организации обычно называются: стабильность (производство, структуры, положения на рынке), рост (темпы роста производства, численности занятых, числа нововведений), способность организации приспосабливаться к изменениям внешней среды (взаимосвязь показателей внешней среды и деятельности организации). Эффективность организации во многом зависит от ее способности планировать свою деятельность в долгосрочном масштабе, прогнозировать будущие изменения. Это позволяет в определенной степени минимизировать риск в условиях нестабильности экономики. Анализ социально-психологических аспектов проводится на основе критериев мотивации персонала, характеристики морального климата (количеств и качества функциональных коммуникаций, гибкость систем продвижения по службе, соответствия полномочий работников и их ответственности, степень удовлетворения от выполняемой работы и др.).