7. Настроить параметры для автоматического ведения дневника.

Программа Outlook XP позволяет настроить «Дневник» таким образом, что он сам будет создавать записи для Вашей деятельности. Виды данной деятельности задаются при настройке параметров дневника.

Откройте пункт меню «Сервис» и из него вызовите команду «Параметры». После этого произведите щелчок на кнопке «Параметры дневника», - при этом на экране отобразится дополнительное диалоговое окно.

В группе параметров «Автозаписи элементов» выбираются элементы, которые будут записываться автоматически и не требуют вмешательства пользователя.

В группе параметров «Записывать также файлы» укажите тип файлов, информация о работе с которыми будет записываться в дневник. Можно выбрать только файлы, совместимые с приложением Microsoft Office, при этом запись в дневнике о работе с файлом будет добавлена также запись, если приложение Outlook XP в этот момент не запущено.

Переключатель в нижней части окна позволяет выбрать способ просмотра записи.

«Открыть запись в дневнике» - данный переключатель установлен по умолчанию. В данном случае будет открываться форма «Запись в дневнике» сложным ярлыком файла, открыть элементы которой ссылается «Запись в дневнике». При данном режиме просмотра открывается приложение, в котором был создан файл.

Если произвести нажатие на кнопку «Автоархивация дневника», то это приведет к появлению диалогового окна папки «Дневник» с открытой закладкой автоархивации, на которой производится установка параметров автоархивации элементов данной папки.

После того, как все параметры заданы, следует закрыть диалоговое окно настройки и вернуться к работе с дневником. При этом, если Вы будете открывать или производить работы с файлами, типы которых заданы в списке, то в дневнике будут появляться дополнительные записи.

8. Выполнить просмотр дневника.

При работе с дневником и его просмотре следует учитывать, что он имеет шесть стандартных представлений, из них три – временной шкалы, три – в табличном виде. Рассмотрим эти типы представлений.

Для того, чтобы переключиться в один из них, необходимо перейти на папку «Дневник» и настроить пункт меню «Вид», после этого из подменю «Текущие представления» вызвать одну из следующих команд:

«По типу» – данное представление используется по умолчанию и отображается в виде временной шкалы, при этом записи группируются по типу;

«По контакту» - при данном режиме представления записи сгруппированы по контактам, собранным в поле для следующих контактов диалогового окна «Параметры дневника»;

«По категориям» - стандартный режим группировок;

«Список элементов» - представление табличного типа, отображающее полный список элементов с полями «Значок», «Предложение», «Тип записи», «Тема», «Начало», «Длительность», «Контакты» и «Категория» за последние семь дней. Данный режим подобен предыдущему и отличается только типом подачи.

Рассмотрим подробнее тип представления «По типу».

В этом виде отображения записи выстраиваются в виде значков соответствующего типа. При необходимости можно открыть запись двойным щелчком по этому значку. Для перехода к определенной дате можно воспользоваться либо полосой прокрутки, либо щелкнуть по стрелке вниз рядом с названием месяца и выбрать его в календарике.

Более того, можно сменить масштаб данного представления. Для этого нажмите правую кнопку мыши в окне работы с дневником – на экране отобразится контекстное меню папки. В данном меню можно производить изменения масштаба дневника, для чего необходимо щелкнуть на строке «дни», «недели» или «месяцы».