- •Часть первая. Распределение вопросов для отработки.
- •Часть вторая. Справочный материал.
- •Раздел I. Знакомство с программой Outlook xp.
- •1. Выполнить настройку печати.
- •2. Выполнить общую настройку Outlook.
- •3. Выполнить настройку элементов интерфейса.
- •Раздел II. Работа с заметками, дневником и контактами.
- •4. Создать заметку.
- •5. Выполнить настройку параметров заметки.
- •6. Создать новую запись в дневнике.
- •7. Настроить параметры для автоматического ведения дневника.
- •8. Выполнить просмотр дневника.
- •9. Создать новый контакт.
- •10. Настроить дополнительные поля контакта.
- •11. Настроить дополнительные действия контакта.
- •12. Изменить внешний вид контакта.
- •13. Создать новый контакт с использованием меню папки контактов.
- •Раздел III. Работа с календарем и задачами.
- •14. Настроить интерфейс календаря.
- •15. Задать параметры календаря.
- •16. Изменить вид календаря.
- •17. Создать новую встречу.
- •18. Создать повторяющуюся встречу.
- •19. Создать новую задачу.
- •20. Создать повторяющуюся задачу.
- •21. Изменить встречу на задачу.
- •22. Изменить контакт на встречу.
- •Раздел IV. Создание сообщений электронной почты.
- •23. Создать учетные записи электронной почты.
- •24. Настроить параметры электронной почты.
- •25. Настроить параметры сообщений.
- •26. Создать новое сообщение.
- •27. Добавить гиперссылку в сообщение.
- •28. Добавить произвольный файл в сообщение.
- •29. Добавить автофигуру (текст) в сообщение.
- •30. Добавить фигурный текст WordArt в сообщение.
- •31. Настроить параметры безопасности сообщений.
- •32. Настроить изображения в сообщении.
- •33. Создать макрос для работы с сообщениями.
- •34. Создать таблицу в сообщении.
- •Раздел V. Работа с электронной почтой и факсами.
- •35. Отправить сообщение по электронной почте.
- •36. Получить (просмотреть) сообщение по электронной почте.
- •37. Просмотреть «входящее» сообщение.
- •38. Ответить на полученное сообщение.
- •39. Переслать сообщение.
- •40. Создать правила для обработки сообщений.
- •41. Настроить дополнительные параметры (по цвету и представлению) по обработке входящих сообщений.
- •42. Настроить дополнительные параметры (по нежелательной почте) по обработке входящих сообщений.
- •43. Создать список рассылки сообщений.
- •Раздел VI. Дополнительные возможности программы.
- •44. Выполнить поиск сообщения по его названию.
- •45. Выполнить поиск сообщения на диске по содержанию с временным ограничением.
- •46. Экспортировать информацию из сообщения Outllok в Excel.
- •47. Импортировать информацию из сообщения Excel в Outlook.
- •48. Настроить автоматическую архивацию сообщений.
- •49. Выполнить настройку ручной архивации.
- •50. Назначить собрание для коллективной работы в Outlook.
- •Заключение
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
«МАМИ»
д.в.н., проф. И.И.Слива
Методическое пособие
по отработке лабораторных работ по теме
«Интегрированная информационная система планирования,
учета и контроля деятельности Microsoft Outlook»
(дисциплина «Информационные технологии в экономике»)
Под редакцией зав. кафедрой
«Информационные технологии
в экономике»
д.т.н., проф. Н. Т. Катанаева
Москва 2008
Приложение Microsoft Outlook входит в состав самого популярного семейства офисных приложений Microsoft Office XP. Фирма Microsoft определяет Outlook как программу, предназначенную для управления перепиской и личными сведениями, а также облегчающую работу с сообщениями, встречами, контактами и задачами.
Новые возможности, открывшиеся в век электронных коммуникаций, локальных и глобальных электронных сетей, позволяют людям отказаться от привычной формы переписки, прибегая к стандартным письмам и услугам почтовых служб. Электронная почта дает возможность вести интенсивную переписку с абонентом, находящимся в любой точке планеты, в режиме почти реального времени.
Конечно, для ведения электронной переписки необходимо соответствующее программное обеспечение. Именно таким программным обеспечением и является Microsoft Outlook.
Он способен:
· вести полноценную переписку с абонентом: принимать, отправлять и пересылать почтовые сообщения, вести Адресную книгу абонентов, сортировать полученную информацию, работать с факсимильными сообщениями. И это далеко не полный список возможностей Outlook только как почтового приложения. Если рассматривать человеческую деятельность с общих позиций, то это постоянное решение разного рода задач. Решение относительно сложных задач требует тщательного планирования, ведения учета проделанной работы и т.д. Более того, зачастую для решения задачи необходимо подключение группы лиц, которая, в свою очередь, должна проделать аналогичные вышеуказанным процедуры. Как автоматизировать и сделать универсальными процедуры планирования и контроля над проделанной работой? Система Outlook — это готовое решение вышеозначенной проблемы;
· Microsoft Outlook — это универсальная записная книжка, способная хранить всевозможные данные о контакте, а также сортировать контакты, производить по ним поиск и т.д. Outlook — это электронный ежедневник, превосходящий свои бумажные аналоги в несколько десятков раз возможностью планировать встречи с учетом планов контакта, уведомлять о них звуковым сигналом, планировать повторяющиеся события и производить операции поиска необходимой информации;
· в Microsoft Outlook можно работать с файловой системой компьютера аналогично работе Проводника в Windows. В Outlook можно вести журнал, где в хронологическом порядке фиксируются документы Microsof;
· в Outlook можно создавать электронные заметки, подобные популярным нынче бумажкам с липкой полоской на обратной стороне, которыми, как правило, увешан компьютер. Этот список возможностей Outlook можно продолжать и продолжать, и все это – сфера его применения.
· Outlook не мог обойти стороной возможности и использование Всемирной паутины — Интернета. Встроенный Web-браузер позволяет, не выходя из приложения, просматривать Web-страницы, работать с FTP-серверами и т.д. Это, не говоря уже о взаимодействии Outlook и MSN Messenger.
Многообразие возможностей Outlook может породить мысль о трудностях в управлении этим приложением. Это далеко не так: все вышеописанные возможности глубоко интегрированы друг в друга (что не мешает рассматривать их, как отдельные мини-приложения) и объединены универсальным, интуитивно понятным интерфейсом, так что навигация и работа с Outlook проста и эффективна. Так, например, чтобы назначить задачу своему коллеге, необходимо сначала создать ее, выбрать адресат из списка контактов и, наконец, отправить по электронной почте. Все три процедуры выполняются как одна, и вы практически не замечаете работы разных мини-приложений. Более того, поскольку Outlook входит в состав пакета Microsoft Office XP, экспортирование и импортирование документов разных приложений Office из Outlook и в него происходит естественным и безболезненным образом. Стоит лишь упомянуть, что в качестве редактора сообщений можно выбрать Microsoft Word.
Итак, Microsoft Outlook — это ряд приложений, объединенных в одну интегрированную информационную систему, необходимую и достаточную для полноценного управления информацией, позволяющую организовывать данные, планировать время и поддерживать коммуникации.
Система Outlook предназначена для всех пользователей персональных компьютеров, стремящихся автоматизировать и унифицировать свою деловую и частную деятельность. Уровень знания читателя в области программного обеспечения ничем не ограничен, разве что примитивными знаниями о работе в среде Windows.
Outlook ориентирован как на пользователей автономных персональных компьютеров, подключенных через телефонную линию посредством модема к Интернету, так и на пользователей компьютеров, присоединенных к локальной сети офиса или предприятия, с установленным сервером Microsoft Exchange. Связано это с тем, что, во-первых, основные принципы работы с Outlook и в том и в другом случае одинаковы, а во-вторых, в лекции приводятся ряд советов и замечаний, поясняющих особенности и различия работы Outlook в этих двух режимах.
Требования к конфигурации и программному обеспечению компьютера для установки и работы с Microsoft Outlook (Outlook 2002) следующие:
- любая 32-разрядная версия Windows: от Windows 95 до Windows 2000;
- процессор Pentium с тактовой частотой 133 МГц или более мощный (рекомендуется Pentium II);
- оперативная память 12 Мбайт для запуска только одного приложения Outlook, 16 Мбайт для запуска нескольких приложений одновременно (рекомендуется 32 Мбайт);
- типичная установка только Outlook потребует около 35 Мбайт дискового пространства;
- видеоадаптер и монитор SVGA;
- устройство чтения компакт-дисков (рекомендуется Збх);
- микрофон и наушники;
- мышь и клавиатура;
- модем или сетевая карта.
Содержание
Часть первая. Распределение вопросов для отработки …………………............ |
7 |
|
Часть вторая. Справочный материал …………………………………………...... |
8 |
|
|
Раздел I. Знакомство с программой Outlook XP …………………………... |
8 |
1. |
Выполнить настройку печати ………………………………………………. |
8 |
2. |
Выполнить общую настройку Outlook …………………………………….. |
9 |
3. |
Выполнить настройку элементов интерфейса …………………………….. |
9 |
|
Раздел II. Работа с заметками, дневником и контактами …………............. |
10 |
4. |
Создать заметку ……………………………………………………………… |
10 |
5. |
Выполнить настройку параметров заметки ………………………………... |
11 |
6. |
Создать новую запись в дневнике ………………………………………….. |
12 |
7. |
Настроить параметры для автоматического ведения дневника ………….. |
13 |
8. |
Выполнить просмотр дневника …………………………………………….. |
13 |
9. |
Создать новый контакт ……………………………………………………… |
14 |
10. |
Настроить дополнительные поля контакта ………………………………... |
15 |
11. |
Настроить дополнительные действия контакта …………………………… |
15 |
12. |
Изменить внешний вид контакта …………………………………………… |
16 |
13. |
Создать новый контакт с использованием меню папки контактов ………. |
17 |
|
Раздел III. Работа с календарем и задачами ………………………….......... |
18 |
14. |
Настроить интерфейс календаря …………………………………………… |
18 |
15. |
Задать параметры календаря ……………………………………………….. |
18 |
16. |
Изменить вид календаря …………………………………………………..... |
19 |
17. |
Создать новую встречу ……………………………………………………… |
20 |
18. |
Создать повторяющуюся встречу ………………………………………….. |
21 |
19. |
Создать новую задачу ……………………………………………………...... |
22 |
20. |
Создать повторяющуюся задачу ……………………………………………. |
23 |
21. |
Изменить встречу на задачу ………………………………………………… |
23 |
22. |
Изменить контакт на встречу ……………………………………………...... |
24 |
|
Раздел IV. Создание сообщений электронной почты ………………........... |
24 |
23. |
Создать учетные записи электронной почты ……………………………… |
24 |
24. |
Настроить параметры электронной почты ………………………………… |
25 |
25. |
Настроить параметры сообщений ………………………………………….. |
26 |
26. |
Создать новое сообщение …………………………………………………… |
26 |
27. |
Добавить гиперссылку в сообщение ……………………………………….. |
27 |
28. |
Добавить произвольный файл в сообщение ……………………………...... |
27 |
29. |
Добавить автофигуру (текст) в сообщение ………………………………… |
28 |
30. |
Добавить фигурный текст WordArt в сообщение …………………………. |
28 |
31. |
Настроить параметры безопасности сообщений ………………………….. |
29 |
32. |
Настроить изображения в сообщении ……………………………………… |
29 |
33. |
Создать макрос для работы с сообщениями ……………………………...... |
30 |
34. |
Создать таблицу в сообщении ……………………………………………… |
31 |
|
Раздел V. Работа с электронной почтой и факсами ……………………..... |
32 |
35. |
Отправить сообщение по электронной почте ……………………………... |
32 |
36. |
Получить (просмотреть) сообщение по электронной почте ……………… |
32 |
37. |
Просмотреть «входящее» сообщение ……………………………………… |
33 |
38. |
Ответить на полученное сообщение ……………………………………….. |
33 |
39. |
Переслать сообщение ……………………………………………………….. |
34 |
40. |
Создать правила для обработки сообщений ……………………………..... |
34 |
41. |
Настроить дополнительные параметры (по цвету и представлению) по обработке входящих сообщений …………………………………………… |
36 |
42. |
Настроить дополнительные параметры (по нежелательной почте) по обработке входящих сообщений ……………………………………………… |
36 |
43. |
Создать список рассылки сообщений ……………………………………… |
37 |
|
Раздел VI. Дополнительные возможности программы ……………............ |
37 |
44. |
Выполнить поиск сообщения по его названию ……………………………. |
37 |
45. |
Выполнить поиск сообщений на диске по содержанию с временным ограничением …………………………………………………………………... |
38 |
46. |
Экспортировать информацию из сообщения Outlook в Excel ……………. |
39 |
47. |
Импортировать информацию из сообщения Excel в Outlook …………...... |
40 |
48. |
Настроить автоматическую архивацию сообщений ………………………. |
40 |
49. |
Выполнить настройку ручной архивации ………………………………...... |
41 |
50. |
Назначить собрание для коллективной работы в Outlook ………………... |
42 |
|
Заключение …………………………………………………………………... |
43 |
Часть первая. Распределение вопросов для отработки.
Выбор студентом варианта выполняемой лабораторной работы осуществляется по количеству букв в его фамилии, соответствующему значению переменной N – количеству букв в фамилии студента:
например, Иванов – N = 6; Дмитриева – N = 9.
N = |
|||||||||||||||||||
Номер варианта |
|||||||||||||||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
Номер вопроса для отработки (по разделам) |
|||||||||||||||||||
Раздел I. Знакомство с программой Outlook XP (ЛР № 1) |
|||||||||||||||||||
1 |
2 |
3 |
1 |
2 |
3 |
1 |
2 |
3 |
1 |
2 |
3 |
1 |
2 |
3 |
1 |
2 |
3 |
1 |
2 |
Раздел II. Работа с заметками, дневником и контактами (ЛР № 2) |
|||||||||||||||||||
11 |
7 |
11 |
8 |
7 |
4 |
9 |
9 |
10 |
12 |
13 |
13 |
5 |
4 |
5 |
4 |
7 |
6 |
8 |
10 |
9 |
11 |
12 |
12 |
13 |
13 |
11 |
8 |
6 |
9 |
6 |
6 |
13 |
9 |
11 |
6 |
13 |
5 |
11 |
6 |
6 |
4 |
4 |
11 |
12 |
7 |
4 |
6 |
12 |
13 |
10 |
9 |
10 |
5 |
6 |
7 |
8 |
10 |
7 |
5 |
Раздел III. Работа с календарем и задачами (ЛР № 3) |
|||||||||||||||||||
20 |
16 |
20 |
17 |
21 |
17 |
14 |
16 |
21 |
22 |
22 |
14 |
14 |
16 |
16 |
16 |
17 |
19 |
18 |
21 |
18 |
20 |
21 |
21 |
14 |
18 |
19 |
19 |
19 |
16 |
16 |
22 |
19 |
14 |
22 |
15 |
20 |
15 |
22 |
17 |
19 |
14 |
14 |
22 |
22 |
20 |
18 |
21 |
22 |
20 |
18 |
20 |
21 |
17 |
17 |
19 |
16 |
14 |
16 |
16 |
Раздел IV. Создание сообщений электронной почты (ЛР № 4) |
|||||||||||||||||||
31 |
23 |
33 |
33 |
29 |
28 |
32 |
25 |
24 |
29 |
23 |
34 |
24 |
26 |
28 |
27 |
30 |
31 |
33 |
29 |
29 |
32 |
32 |
23 |
32 |
26 |
30 |
31 |
34 |
24 |
26 |
27 |
30 |
30 |
33 |
26 |
28 |
33 |
28 |
28 |
26 |
31 |
27 |
34 |
23 |
30 |
34 |
34 |
31 |
32 |
27 |
26 |
27 |
25 |
26 |
34 |
24 |
23 |
31 |
27 |
32 |
27 |
34 |
27 |
30 |
32 |
33 |
29 |
23 |
26 |
34 |
24 |
31 |
23 |
32 |
30 |
29 |
29 |
29 |
26 |
Раздел V. Работа с электронной почтой и факсами (ЛР № 5) |
|||||||||||||||||||
41 |
37 |
41 |
38 |
42 |
38 |
35 |
37 |
42 |
43 |
43 |
35 |
35 |
37 |
37 |
37 |
38 |
40 |
39 |
42 |
39 |
41 |
42 |
42 |
35 |
39 |
40 |
40 |
40 |
37 |
37 |
43 |
40 |
35 |
43 |
36 |
41 |
36 |
43 |
38 |
40 |
35 |
35 |
43 |
43 |
41 |
39 |
42 |
43 |
41 |
39 |
41 |
42 |
38 |
38 |
40 |
37 |
35 |
37 |
37 |
Раздел VI. Дополнительные возможности программы (ЛР № 6) |
|||||||||||||||||||
48 |
47 |
45 |
44 |
48 |
46 |
48 |
49 |
49 |
47 |
44 |
46 |
47 |
45 |
48 |
49 |
48 |
45 |
44 |
48 |
47 |
45 |
48 |
48 |
44 |
49 |
46 |
44 |
46 |
48 |
47 |
45 |
45 |
48 |
47 |
45 |
49 |
47 |
49 |
44 |
50 |
50 |
50 |
50 |
50 |
50 |
50 |
50 |
50 |
50 |
50 |
50 |
50 |
50 |
50 |
50 |
50 |
50 |
50 |
50 |
Итоговая оценка:
Из общего количества 50-и вопросов по разделам I-VI (в ходе 6-и лабораторных работ) каждому студенту по своему варианту предстоит отработать 16 вопросов (32%), при этом необходимо правильно отработать более 13 вопросов (более 80% правильных действий).