2.11 Інші документи ділового спілкування

Табель форм документів. Альбом форм документів

Табель форм документів - це перелік дозволених до застосування в даній організації єдиних за структурою (формалізованих) документів, за допомогою яких посадові особи здійснюють повсякденне керівництво підрозділами організації.

Завдання:

- Облік існуючих в організації видів документів (за найменуванням),

- Класифікація існуючих документів,

- Вдосконалення існуючих документів,

- Оптимізація та розмежування інформаційних потоків,

- Надання юридичної сили знову розробленим документам,

- Створення формалізованих електронних документів.

Альбом форм документів - це збірка форм документів, дозволених до використання в даній організації, який також здійснює облік існуючих в організації форм документів, полегшує і прискорює їх пошук.

Виписки з документів

Виписка з документа є оформлене у відповідності з діючими правилами точне відтворення фрагмента змісту даного документа на твердій основі (папері).

Зміст виписки: 1) заголовок документа, 2) найменування документа-джерела, 3) основний текст, дослівно повторює зміст оригіналу, 4) заверительную напис, скріплена печаткою організації.

Копії з документів

Копія документа - це оформлене у відповідності з діючими правилами точне і повне відтворення змісту даного документа на твердій основі (папері). Зміст копії: 1) заголовок документа, 2) найменування документа-джерела, 3) основний текст, в повному обсязі дослівно повторює зміст оригіналу, 4) заверительную напис, скріплена печаткою організації.

Довіреності

Доручення - це письмове уповноваження, яке видається однією особою іншій особі для представництва при вирішенні певних питань (в основному майнового характеру) перед третіми особами.

Зміст доручення: 1) заголовок документа, 2) місце і дату підписання, 3) основний текст, що включає в себе вказівку прізвища, імені та по батькові, домашньої адреси, на ім'я якого видається довіреність, а також особи, яка видає довіреність, 4) посвідчувальний напис, скріплена печаткою організації.

Довідки

Зміст довідки: 1) найменування документа, 2) основний текст, 3) відомості про організацію, для якої видано довідку, 4) відомості про термін придатності довідки, 5) підпис особи, яка видала довідку, завірена печаткою організації.

3. Типи записи текстів документів

За способом фіксації інформації документи бувають:

1) письмові - текстові документи, інформація яких зафіксована будь-яким типом листа:

а) рукописні - письмові документи, при створенні яких знаки письма наносять від руки (тільки рукописним способом оформляються: автобіографії, заяви, розписки, трафаретні частини документів: анкета, особовий листок з обліку кадрів, табелі обліку робочого часу тощо)

б) машинописні - письмові документи, при створенні яких знаки письма наносять технічними засобами. Використовують портативні, компактні та канцелярські машини, що пишуть:

- Стандартні механічні та електромеханічні друкарські машини («УФА-М», «Ятрань»)

- Стандартні електронні зі строковим дисплеєм і без нього («Роботрон S 6001» і «Роботрон СМ 6908.04»),

- Електронні з мовним введенням інформації

в) типографські

г) підготовлені на розмножувальних апаратах

д) електронні - персональний комп'ютер

основні можливості комп'ютерних технологій у діловодстві:

- Допомога у створенні документа,

- Передача документа на відстань будь-якому адресату, у якого є факсимільний зв'язок або ПК і модем,

- Реєстрація документа,

- Контроль за виконанням документа,

- Переклад тексту документа з однієї мови на іншу,

- Захист документів

2) образотворчі - містять інформацію, виражену за допомогою зображення будь-якого об'єкта;

3) графічні - образотворчі документи, в яких зображення об'єкта отримано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні;

4) аудіовізуальні - містять образотворчу і звукову інформацію;

5) фотодокументи - образотворчі документи, створені фотографічним способом;

6) фонодокументи - містять звукову інформацію, зафіксовану будь-якою системою звукозапису;

7) кінодокументи - образотворчі або аудіовізуальні документи, створені кінематографічним способом;

8) іконографічні - документи, що містять переважно зображення творів мистецтв, спеціальної або художньої фотографії;

9) текстові - містять мовну інформацію, зафіксовану будь-яким типом листа або будь-якою системою звукозапису;

10) документи на машинному носії - документи створені з використанням носіїв і способів запису, що забезпечують обробку їх інформацією електронно-обчислювальною машиною;

11) відеограми - зображення документів на екрані електронно-променевої трубки.

4. Висновок. Уніфікація і стандартизація

Процес управління характерний різноманітністю і повторюваністю робочих ситуацій і зроблених дій по їх вирішенню. Звідси велика, часто невиправдане, різноманітність документів та необхідність їх уніфікації і стандартизації.

Суть уніфікації зводиться до зменшення невиправданого різноманіття документів, приведення до однаковості їх форм, структури, мовних конструкцій і операцій з обробки, обліку та зберігання.

Суть стандартизації в діловодстві полягає в зведенні в норму, обов'язкову для застосування, оптимальних правил і вимог щодо розробки та оформлення документів, прийнятих у встановленому порядку для загального і багаторазового їх застосування в діловодстві. Результати розробки при цьому оформляються у вигляді міждержавних (ГОСТ), державних (ГОСТ Р), галузевих стандартів (ОСТ) і стандартів підприємств, установ і організацій (СТП).

Результатом роботи з уніфікації і стандартизації можуть бути як стандарти на окремі види документів, так і на уніфіковані системи документації. У країні, крім того, діє уніфікована система банківської документації з обліку праці та її оплати, уніфікована система первинної облікової документації та інші системи. Повний перелік УСД дано в Загальноросійському класифікаторі управлінської документації ОК 011-93.

Список використаної літератури

1. Державний стандарт Російської Федерації «Діловодство та архівна справа» терміни і визначення ГОСТ Р 51141-98 дата введення 1999-01-01

2. Державний стандарт Російської Федерації «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »ГОСТ Р 6.30-97

3. Оформлення документів. Методичні рекомендації на основі ГОСТ Р 6.30-97 Москва: Наукова книга, 1998р.

4. Діловодство (організація і технологія документаційного забезпечення управління). Підручник для ВНЗ, Москва, ЮНИТИ-ДАНА, 2000.