2.1 Організаційно-правові документи

Головне призначення: за допомогою організаційно-правових документів здійснюються документальне оформлення таких питань, як створення організації, встановлення її структури, штатної чисельності і складу, порядок функціонування і взаємодії структурних підрозділів, встановлення правил внутрішнього трудового розпорядку для співробітників організації та порядку їх дій при виконанні повсякденних трудових обов'язків.

Загальний вміст - серцевину становлять положення, що підлягають обов'язковому виконанню всіма співробітниками організації та складові у своїй сукупності організаційно-правову базу для нормального функціонування підприємства чи установи.

Загальні характерні риси:

1) підготовці організаційно-правових документів завжди передує конкретизована за термінами і послідовності здійснення процедура їх проектування, розробки, уточнення та узгодження.

2) введення організаційно-правових документів у дію завжди здійснюється після затвердження документа відповідним керівником.

3) організаційно-правові документи відносяться до документів безстрокової дії і зберігають свою юридичну силу до моменту їх скасування.

4) організаційно-правові документи - документи прямої дії, що зачіпають, як правило, комплекс взаємопов'язаних питань.

5) для більшості організаційно-правових документів існують єдині вимоги до порядку і стилю викладу їх змісту.

6) загальні вимоги до оформлення організаційно-правових документів залишаються єдиними для всіх документів даної групи (обов'язкові реквізити та порядок їх розміщення, використання звичайної стандартної папери, листи якої відповідають всім встановленим вимогам, визначених шрифтів і т.п.).

найпоширеніші організаційно-правові документи: статут організації, положення про структурний підрозділ (в колегіальних органах) організації, штатний розклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, інструкція по окремих видах діяльності, посадові інструкції.

2.2 Розпорядчі документи

Нормативно-правові акти

НПА видаються на основі та на виконання федеральних законів, указів, розпоряджень Президента РФ, а також за ініціативою ФОИВ у вигляді: постанов, наказів, розпоряджень, правил, інструкцій, положень.

Термін підготовки проекту та видання НПА щоб уникнути вказівок відповідних посадових осіб не повинен перевищувати 1 місяця, якщо не встановлено інший термін.

Структура НПА повинна забезпечувати логічний розвиток теми правового регулювання. Для роз'яснення цілей і мотивів ухвалення НПА в проекті дається вступна частина (преамбула). Нормативні приписи (положення НПА) викладаються у вигляді пунктів, нумерованих арабськими цифрами без крапки і без заголовків. Пункти можуть поділятися на підпункти, що мають буквену або цифрову нумерацію. Таблиці, графіки, карти, схеми повинні оформлятися у вигляді положень з посиланнями на додатки в тексті відповідних пунктів НПА. Одночасно з підготовкою проекту НПА продумуються пропозиції про зміни, доповнення або визнання такими, що втратили силу відповідних раніше виданих актів, їх частин або окремих положень. Проект повинен бути в обов'язковому порядку перевірений на відповідність його змісту законодавству РФ, правилами російської мови і завізований керівником юридичної служби органу-розробника. НПА підписується (затверджується) керівником або його першим заступником. Підписаний (затверджений) НПА повинен мати реквізити: найменування органу-видавця, найменування виду акта і його назва, дата підписання (затвердження) акту і його номер, найменування посади та прізвище особи, яка підписала акт.

Накази. Вказівки

Наказ - розпорядження керівника організації, основною розпорядчий службовий документ (правовий акт) повсякденного управління, що містить норми, обов'язкові для виконання підлеглими. Накази здебільшого відносяться до внутрішнього службового листування, серед них можна виділити: щорічні, повсякденні, надзвичайні, спеціальні та інші накази.

Резолюції на документах

Резолюція - знак того, що документ, доставлений на вашу адресу, не просто побував у вас у руках, а й залишив своїм змістом якийсь слід у вашій пам'яті. Більше того - дуже часто резолюція носить не стільки ознайомлювальний, скільки директивний характер і містить конкретні вказівки (або рекомендації) по роботі вашим підлеглим (або колегам).

Основні правила при написанні резолюцій: стислість, адресність, наявність терміну виконання документа, конкретність, ясність.

Інформаційно-довідкові документи

Листи

Ділові листи оформляються на спеціальних бланках («бланках суворої звітності»), видрукуваних типографським способом. Формат бланка - А4, значно рідше А5 або А3. А3 - для відпрацювання великих додатків до ділових листів, або як основи листа презентації. А5 - для оформлення супровідних листів, довідок за запитами і т.п.

У залежності від специфіки питання листа діляться на: 1) офіційні ділові листи, 2) приватні ділові листи, 3) рекомендаційні листи, 4) листи-запити, 5) листи-скарги, 6) супровідні листи.

Загальна структура ділового листа: 1) заголовок, 2) дата написання, 3) найменування та адресу одержувача, 4) вступне звернення, 5) вказівку на загальний зміст листа, 6) основний текст, 7) заключна форма ввічливості, 8) підпис відправника, 9) посилання на додаток (додатки), 10) додатки, 11) відомості про виконавця, 12) постскриптум.

Оперативні інформаційно-довідкові документи

телеграми - передаються по телеграфу. Категорії телеграм: проста, термінова, урядова і міжнародна. Види телеграм: фототелеграм, телеграма з завіреної підписом, телеграма-доручення, телеграма з оплаченою відповіддю та ін,

телетайпограм,

телефонограми - оперативна інформація, передана по телефону, записується про руки,

факсограми - передача будь-якого оригінального тексту з усіма особливостями його оформлення,

E - mail - повідомлення - передача тексту посредствам електронної пошти через локальну мережу.

Інформаційно-аналітичні документи

Службові записки

Види службових записок: доповідні, аналітичні, оглядові, інформаційно-статистичні, записки ad hoc, записки про стан справ за період часу.

Характерні особливості, що відрізняють службову записку від доповіді: 1) малі терміни підготовки, 2) обмежений контингент укладачів документа, 3) відносно невеликий обсяг тексту записки, що поєднується з високим ступенем його інформативності, 4) особливу цінність для утримання записки представляє її актуальність, 5) записка майже завжди адресована конкретній особі.

Типова службова записка, як правило, складається з заголовка, відомостей про адресата (адресатів, якщо розсилаються копії) та розробника, дати написання, найменування теми, основного тексту, підпису розробника, вказівок на додатки.

Дайджести. Огляди (ревю)

Дайджест - короткий зміст, «витримка» з документа. Ревю - короткий огляд групи документів, об'єднаних певними спільними ознаками. Як правило, огляди, крім інформаційної частини, містять ще й аналітичну.

Опис створення:

1) отримання і з'ясування завдання: тема дайджесту, обсяг документа, що залучаються джерела, терміни підготовки, наявність аналітичної частини, її обсяг, основні акценти в ній, особливості оформлення (наявність додатків, ілюстрацій тощо), кількість примірників;

2) складання загального плану: чому приділити в документі головну увагу, які питання висвітлити додатково та в якому обсязі, які матеріали запросити додатково, хто може надати допомогу або виступити в якості рецензента, передбачити резерв часу на непередбачені обставини;

3) підбір матеріалу;

4) систематизація і детальне вивчення матеріалу;

5) вибір фрагментів, окремих матеріалів (статей, таблиць і т.п.);

6) взаимоувязка фрагментів змісту і остаточне їх розташування;

7) попередній перегляд;

8) складання змісту;

9) остаточний перегляд;

10) репродукування (набір, сканування і друк в єдиному форматі);

11) контрольний перегляд;

12) подання на доповідь.

2.5 Реєстраційно-контрольні документи

Журнали первинного обліку документів

Під первинним обліком (реєстрацією) документів звичайно розуміють сукупність дій персоналу організації з вивчення, фіксації і збереженню відповідних відомостей на паперовому або машинному носії.

Окремі журнали первинного обліку вводяться для: 1) вхідних документів, 2) вихідних документів, 3) внутрішніх документів, 4) конфіденційних документів, 5) документів особливої ​​важливості (літерних та ін.)

Завдання, які вирішуються за допомогою журналів первинного обліку: 1) облік документів, 2) забезпечення схоронності документів, 3) здійснення оперативного пошуку документів, 4) контроль виконання документів.

Схеми первинного обліку документів: 1) централізована, 2) децентралізована, 3) змішана - уніфікована (єдина для всіх організацій).

Реєстраційно-контрольні картки

Реєстраційно-контрольна картка (РКК) - формалізований документ обліку і поточного контролю за станом (виконанням) документів в організації.

Обов'язкові реквізити РКК:

- Відомості про виконавця (відправника або розробника) документа,

- Найменування виду документа, заголовок до тексту документа (інші відомості на короткий зміст) документа,

- Дата (надходження або підписання) документа,

- Номер вхідного документа,

- Посилання на реєстраційний номер і дату вхідного документа (для вихідних документів),

- Зміст резолюції на документі (текст доручення, дата, прізвище поручителя, прізвище виконавця),

- Відмітка про виконання документа і приміщенні його до справи.

На додаток до обов'язкових реквізитів на РКК (як правило на звороті) можуть бути вміщено відомості:

- Про виконавців (якщо їх декілька і на лицьовій стороні вказаний тільки відповідальний виконавець),

- Про хід виконання документа,

- Про додатки до документа.

Оформлення справ. Внутрішній опис

Під справою мається на увазі сукупність документів, об'єднаних за номінальним (тобто за видом) або функціональному (за призначенням) ознакою і підшитих (зброшурованих у тверда обкладинка) у зворотному хронологічному порядку.

Обов'язковими реквізитами обкладинки справи є:

- Найменування організації (структурного підрозділу),

- Номер справи,

- Номер тому (для багатотомних справ),

- Заголовок справи (назва виду документів, назва організації або підрозділу або відомості про адресата або кореспонденті документів, вказівка ​​на короткий зміст документів),

- Дати відкриття та закриття справи,

- Вказівка ​​про терміни зберігання справи.

Внутрішній опис справи - ​​формальний документ, призначений для обліку підшитих в даний том справи матеріалів організації.

Документація оперативного контролю за станом документів організації

До документів оперативного контролю відносяться: 1) довідка про стан виконання документів на испрашиваемую дату (складаються, як правило, по групах документів), 2) довідка про стан поетапного (поточного) виконання термінових і особливо важливих документів (ведеться на один документ, ведеться з моменту початку виконання до його закінчення, про поточний відставанні від термінів робиться письмова відмітка в довідці та доповідь керівнику.