3. Права:

ü Самостійно вирішувати поточні питання, які не викликають сумнівів в отриманні позитивного результату;

ü Направляти керівникові пропозиції щодо вдосконалення контролю виконання і діловодства;

ü Залучати при необхідності спеціалістів організації в якості помічників при підготовці службових документів, які потрібні керівникові;

ü Не приймати на підпис керівникові службові документи, які виконані з порушенням державних стандартів та внутрішніх нормативних вимог організації;

ü Навчати, інструктувати і не рідше одного разу на тиждень робити дублером співробітника, який тимчасово виконує обов’язки секретаря-інспектора по кадрах, діловодству і контролю за виконанням;

4. Відповідальність:

ü За якісне і своєчасне виконання розпоряджень керівника;

ü За раціональну та ефективну організацію діловодства;

ü За якісне оформлення кадрових документів;

ü За використання вимог наказів і розпоряджень керівництва;

ü За дотриманням правил внутрішнього трудового розпорядку, розголошення конфіденційної інформації;

5. Повинен знати:

§ Вимоги діючого законодавства України в частині громадянського, адміністративного, господарського, кримінального і трудового права;

§ Основи менеджменту;

§ Методи ведення ділових бесід та переговорів;

§ Організаційні принципи кадрової служби;

§ Методику організації і ведення діловодства;

§ Внутрішні адміністративні і нормативні документи;

§ Правила експлуатації і зберігання оргтехніки.

6. Кваліфікаційні вимоги:

§ Середня освіта та індивідуальна підготовка не менше трьох місяців.

ЗМІСТ

Передмова

1. ДОКУМЕНТ І ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ В УКРАЇНІ

1.1.Документ, його роль та місце в державному управлінні та місцевому самоврядуванні

1.2. Нормативно-методична база діловодства

1.3. Види документів та їх класифікація.

1.4. Стандартизація, уніфікація та трафаретизація

управлінських документів

1.5.Документування та документальне забезпечення управлінської діяльності установ державного управління та місцевого самоврядування.

1.6.Історія розвитку діловодства в органах державного управління та місцевого самоврядування

2. ОСНОВНІ ВИМОГИ, ЩО ПРЕД'ЯВЛЯЮТЬСЯ

ДО СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ

2.1. Формуляр документа, його основні реквізити та їх характеристика

2.2. Бланк документа, вимоги, що пред’являються до нього.

2.3. Загальні вимоги до оформлення тексту документів

3. ОФОРМЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

3.1.Класифікація організаційно-розпорядчої

документації за функціональною ознакою.

3.2. Складання та оформлення організаційних документів.

3.2. Розпорядчі документи: особливості складання та оформлення

3.4.Особливості підготовки довідково-інформаційних документів та їх оформлення

4. ДОКУМЕНТАЦІЯ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ

4.1. Поняття та класифікація документів з особового складу

4.2. Документи з контрактної системи наймання працівників.

4.3. Порядок документального оформлення прийняття, переведення, звільнення з роботи

4.4.Особливості документального оформлення організації роботи з кадрами в органах місцевої влади

4.5. Накази з особового складу

4.6. Трудові книжки, порядок їх ведення, обліку,

зберігання та видачі при звільненні працівників

4.7. Складання особистих офіційних документів.

5. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕННЯ РОБОТИ З ПЕРСОНАЛОМ В ОРГАНАХ ДЕРЖАВНОЇ ВЛАДИ ТА МІСЦЕВОГО САМОВРЯДУВАННЯ

5.1.Державна служба та її особливості в Україні

5.2. Документальне оформлення участі у конкурсі державних службовців

5.3. Документальне оформлення та робота з кадровим резервом

для зайняття посад державних службовців

5.4. Документальне оформлення підготовки та проведення атестації державних службовців

5.5. Особливості документального оформлення підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів в органах державного управління та місцевого самоврядування.

5.6. Документальне оформлення подовження терміну перебування на державній службі

5.7. Особливості ведення особових справ державних службовців в органах влади

6. ДОКУМЕНТУВАННЯ ДІЯЛЬНОСТІ КОЛЕГІАЛЬНИХ ОРГАНІВ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ І МІСЦЕВОГО САМОВРЯДУВАННЯ

6.1.Планування роботи в органах влади

6.2. Порядок підготовки, проведення та документального оформлення апаратних нарад, засідань, зборів,

конференцій, колегій.

6.3. Документування діяльності виборчих комісій

та комісій з референдумів.

7. ЗВЕРНЕННЯ ГРОМАДЯН ДО ОРГАНІВ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ ТА САМОВРЯДУВАННЯ

7.1. Сутність звернення громадян до органів

державного управління та місцевого самоврядування

7.2. Особливості складання окремих документів

7.3. Термін розгляду і відповідальність за їх порушення

7.5. Організація прийому громадян у місцевій державній адміністрації.

7.6. Інформування населення про діяльність місцевої державної адміністрації

7.7. Звернення громадян в інші органи державної влади

8 ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ В УСТАНОВІ

9. МЕТА, ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ СЛУЖБИ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

9.1. Служба документального забезпечення управління підприємством

9.2.Функції ділової служби

9.3.Функції керівника діловодної служби

9.4.Звітність канцелярії про виконану роботу

9.5.Особливості організації служби документаційного забезпечення управління в органах державної влади та місцевого самоврядування

10. ЗАХИСТ ДОКУМЕНТІВ

10.1.Правова охорона документів

10.2.Комерційна таємниця та її зберігання

10.3. Захист за допомогою технічних засобів

11. РОБОТА ТА ОХОРОНА ДОКУМЕНТІВ, ЯКІ МІСТЯТЬ ДЕРЖАВНУ ТАЄМНИЦЮ ТА КОНФІДЕНЦІЙНУ ІНФОРМАЦІЮ, ЩО Є ВЛАСНІСТЮ ДЕРЖАВИ

11.1.Сутність державної таємниці, особливості віднесення інформації до державної таємниці.

11.2. Охорона та робота з документами, що містять державну та комерційну таємницю.

11.3. Сутність конфіденційної інформації, що є власністю держави.

11.4. Охорона та робота з документами, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

11.5.Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності.

12. ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ ПІДТРИМКИ ДОКУМЕНТООБІГУ

12.1. Тенденції розвитку інформаційних технологій

12.2. Системи електронного документообігу

12.3 Аналіз програмних систем автоматизації діловодства і документообігу

Термінологічний словник

Список літератури:

Додатки

[1] ДСТУ 2392-94 Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення.-К.:Держстандарт України, 1994.-53 с.

[2] ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення.

ДСТУ 2395-2000 (ISO 5963-85)- Інформація та документація обстеження документа, встановлення його предмета та відбір термінів для індексування. Загальна методика.

[3] Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади. - Офіційний вісник України, 1997.- число 43.- с.51-105.

[4] Кулешів С.Г. Документознавство: Історія. Телуричні основи. УДНДІАСД.- К.: 2000.-160 с.

[5] Ю.І.Палеха Управлінське документування: Навч.посібник: у 2ч. Ч1.- К, 2003, с.17.

[6] З історії самоврядування та демократії у Києві. - К.: Інститут громадського суспільства.- 2000.- с.14.

[7] Ділова документація Гетьманщини ХУІІІ ст.: упорядник Горобець В.Й., К.:Наук.думка, 1993.- 392 с.

[8] Там же.

Зміст

ВСТУП. Класифікація документів ділового спілкування

ОСНОВНА ЧАСТИНА. Поділ груп документів за функціональним значенням

2.1 Організаційно-правові документи

2.2 Розпорядчі документи

2.3 Інформаційно-довідкові документи

2.4 Інформаційно-аналітичні документи

2.5. Реєстраційно-контрольні документи

2.6. Планують документи

2.7 Звітні документи

2.8 Документи з персоналу

2.9 Документи переговорної та дорадчої діяльності

2.10 Письмові звернення громадян

2.11 Інші документи ділового спілкування

3. Типи записи текстів документів

4. ВИСНОВОК. Уніфікація і стандартизація

Список літератури

Вступ. Класифікація документів ділового спілкування

Всі документи (документні освіти), що обертаються на підприємстві, в організації, класифікуються за такими ознаками: видами діяльності, найменуванню, способом фіксації інформації, місцем складання, ступеня складності, ступеня гласності (таємності), строками виконання, юридичній силі, стадіями створення, за походженням, термінами зберігання, ступеня обов'язковості, ступеня уніфікації, характером змісту.

За видами діяльності (або призначенням) документи поділяються на організаційно-правові, розпорядчі, інформаційно-довідкові, інформаційно-аналітичні, реєстраційно-контрольні, планують, звітні, з персоналу, діяльності колегіальних органів, ділового спілкування, судово-позовні, фінансово-бухгалтерські, підприємницької діяльності.

За назвою існує безліч різновидів документів. Наведемо лише деякі: наукові звіти, технічні регламенти, креслення, схеми, графіки, технологічні та інші карти, накази, розпорядження, вказівки, плани і звіти, акти, протоколи, договори, статути, інструкції, довідки, доповідні, пояснювальні записки, службові листи , факси, телеграми, анкети, стандарти, платіжні вимоги і доручення, довіреності, позовні заяви, авторські свідоцтва і т.д.

За способом фіксації інформації документи бувають: письмові (рукописні, машинописні, типографські, підготовлені на розмножувальних апаратах, електронні), графічні та фото-, фоно-, кінодокументи. Основним матеріальним носієм ділової інформації є папір.

За місцем складання документи поділяються на документи, що використовуються в організаціях для вирішення зовнішніх і внутрішніх питань. Зовнішня документація в свою чергу ділиться на надходить (що входить) і надсилається (вихідну) кореспонденцію.

За ступенем складності документи класифікуються на прості і складні. Прості - це документи, в яких розглядається одне питання, в складних розглядається безліч питань.

За грифу або ступеня гласності розрізняють документи відкритого користування (доступу) (не містять державної та комерційної таємниці) та документи з обмеженим доступом. Документи з обмеженим доступом бувають різного ступеня закритості (цілком таємні, приватні та ін) та документи для службового користування - конфіденційні документи.

За юридичною силою документи поділяються справжні і підроблені. Справжні документи бувають дійсні та недійсні. Недійсним документ стає в результаті закінчення терміну дії або скасування його іншим документом.

За строками виконання документи класифікуються на термінові, другорядні, підсумкові, періодичні. Терміновими є документи з терміном виконання, встановленими законом та відповідними правовими актами, а також телеграми та інші документи з грифом «терміново».

По стадіях підготовки документи поділяються на чернетки і оригінали (оригінали). Чернетка - документ, підготовлений для подальшого оформлення. Оригінал (білової документ) - єдиний екземпляр документа, оформлений і підписаний з чернетки відповідно до встановлених вимог.

З оригіналу можуть бути виготовлені копія, відпустку, виписка з документа і дублікат оригіналу.

Копія - ідентичне, завірений посадовою особою відтворення оригіналу. Відпустка - копія документа, що залишається в справах організації, як свідчення виконаної роботи. Виписка з документа - завірена частина тексту оригіналу. Дублікат - другий екземпляр, який має однакову силу з оригіналом.

За походженням документи класифікуються на службові, підготовлені в організаціях, і особисті листи громадян з викладенням скарг, пропозицій, прохань.

За термінами зберігання документи діляться на документи постійного і документи тимчасового зберігання. Документи тимчасового зберігання, у свою чергу, поділяються на документи з терміном зберігання до 10 років і понад 10 років.

За ступенем обов'язковості документи бувають інформаційні, які містять відомості і факти про виробничої та іншої діяльності організацій, і директивні - обов'язкові для виконання, що носять характер юридичної або технічної норми.

За ступенем уніфікації розрізняють документи індивідуальні, типові, трафаретні, зразкові (зразкові) та уніфіковані, передбачені загальноросійським класифікатором управлінської документації (ОКУД) [15], а також у вигляді анкет і таблиць.

Індивідуальні (неуніфікованих) документи за змістом є специфічними, що носять характер разового документа.

Типовими є документи, розраховані на виклад однорідних процесів і явищ: типовий технологічний процес, типові правила внутрішнього розпорядку тощо

Трафаретні документи мають заздалегідь надрукований текст з пробілами, які заповнюються при остаточному оформленні документа в залежності від конкретної ситуації. Поширеним варіантом трафаретного документа є анкета.

Анкета - спосіб представлення тексту, при якому постійна інформація розташовується в лівій частині аркуша, рядками один під одним, а змінна вноситься в документ у процесі його складання в праву частину листа. Анкетними методом змодельовані, наприклад, накази по прийому, перекладу і звільнення персоналу і інші документи.

Таблиця - форма подачі матеріалу, коли постійна інформація розміщується в заголовках граф і боковику (заголовки рядків), а змінна (в цифровому або словесному вираженні) - на перетині відповідних граф і рядків. Текс, представлений у вигляді таблиці, володіє великою інформаційною ємністю, дозволяє строго класифікувати і кодувати інформацію і легко підсумувати однопорядкові дані.

Зразкові документи (зразки) носять орієнтовний характер і використовуються для складання та оформлення документів по аналогії.

За характером змісту документи бувають первинні та вторинні.

Первинний документ містить вихідну інформацію, яка підсумовується, узагальнюється у вторинних документах.

У господарській діяльності організацій, крім того, використовуються різні документи, які оформляють взаємини сторін, що вступають в ділове співробітництво і комерційно-господарські зв'язки. Це, наприклад, різного роду договори: договори поставки, виконання робіт або послуг, договори оренди та ін

Основна частина. Групи документів за функціональним значенням