7.5. Організація прийому громадян у місцевій державній адміністрації.

Прийом громадян у місцевій державній адміністрації здійснюють голова місцевої державної адміністрації, перший заступник, заступники голови місцевої державної адміністрації згідно з графіком, затвердженим головою місцевої державної адміністрації. Порядок прийому громадян у місцевій державній адміністрації, запис на прийом до керівників державної адміністрації проводить відділ по роботі зі зверненнями громадян.

Організацію прийому громадян головою місцевої державної адміністрації забезпечує відділ по роботі із зверненнями громадян, першим заступником та заступниками голови – відповідні секретаріати.

Контроль за виконанням доручень, даних під час прийому громадян, здійснює відповідно відділ по роботі із зверненнями громадян та секретаріати першого заступника та заступників голови місцевої державної адміністрації. Результати їх виконання доповідаються керівникам місцевої державної адміністрації у встановлені строки.

Письмові звернення громадян, що надходять до місцевої державної адміністрації, приймаються, реєструється та попередньо розглядаються відділом із звернення громадян місцевої державної адміністрації, який передає їх відповідним секретаріатам для доповіді керівникам місцевої державної адміністрації та розгляду по суті.

При необхідності, окремі звернення з відповідними дорученнями можуть надсилатися на розгляд районним державним адміністраціям відділом по роботі із зверненнями громадян безпосередньо.

Контроль за своєчасним виконанням та якісним розглядом звернень громадян у місцевій державній адміністрації здійснюють:

Відділ по роботі зі зверненнями громадян по звернення, які надійшли з органів влади та управління вищого рівня, від депутатів усіх рівнів, засобів масової інформації та інших органів і поставлених ними на контроль, а також по зверненнях, які розглядаються відділом безпосередньо;

Секретаріати першого заступника, заступників голови місцевої державної адміністрації по письмових зверненнях, які надійшли з органів державної влади та управління вищого рівня, депутатів всіх рівнів, засобів масової інформації і надісланих до місцевої державної адміністрації для розгляду, а також по зверненнях, які надійшли до місцевої державної адміністрації.

Відділ по роботі із зверненнями громадян місцевої державної адміністрації здійснює узагальнення та аналіз роботи по прийому громадян і розгляду письмових звернень у місцеву державну адміністрацію та інформує голову місцевої державної адміністрації за підсумками роботи за півріччя та рік.

7.6. Інформування населення про діяльність місцевої державної адміністрації

Інформування населення про діяльність місцевої державної адміністрації здійснюється прес-службою через засоби масової інформації.

Джерелами інформації є:

ü Розпорядження місцевої державної адміністрації;

ü протоколи нарад;

ü плани офіційних та робочих заходів голови, першого заступника і заступників голови місцевої державної адміністрації.

Керівники структурних підрозділів секретаріату місцевої державної адміністрації забезпечують взаємодію з прес-службою та оперативно надають на її прохання всі необхідні матеріали та інформацію, зміст якої погоджується з головою або відповідними заступниками голови місцевої державної адміністрації.

Запрошення представників засобів масової інформації для участі в нарадах та інших офіційних заходах місцевої державної організації чи окремих її структурних підрозділів здійснюється виключно прес-службою місцевої державної адміністрації.

7.7. Звернення громадян в інші органи державної влади

Заповіт – це документ, в якому викладено волевиявлення однієї особи (заповідача) щодо розпорядження майном, що йому належить на випадок смерті.

Заповіт, як правило, викладається в письмовій формі із зазначенням місця і часу його складання, підписується заповідачем і нотаріально засвідчується

Заява – це вид звернення, за допомогою якого громадяни реалізують через державні органи або громадські організації надані їм права (на чергову відпустку, обмін житлової площі, отримання надбавок до заробітної плати).

Заява про призначення пенсії:

Реквізити:

1. назва установи, структурного підрозділу, до якого звертається громадянин

2. Назва виду документу (заява)

3. Прізвище, ім'я, по батькові та адреса того, хто подає заяву

4. Дата народження

5. Відомості про паспорт (серія, номер)

6. Вид пенсії, яку просять призначити, а також відомості про те, чи отримує той, хто подає заяву іншу пенсію

7. Зобов'язання повідомити відділ соціального забезпечення про вступ на роботу (тимчасову, постійну, сезонну), про зміни в складі сім'ї

8. Дата, підпис того, хто складає заяву

9. Відмітка про реєстрацію документа

Комісія з призначення пенсії при

Печерській районній адміністрації міста Києва

Соколик Віри Іванівни, яка працює на

Київському маргариновому заводі,

народилася 30 червня 1942 року,

прописана за адресою:

Київ-28, вул.. Січневого Повстання, 12 кв4

паспорт СО № 056567,

виданий Святошинським РУ ГУ МВС України

м. Києва 1 грудня 1999 року

ЗАЯВА

Прошу призначити пенсію за старістю. Повідомляю, що на утриманні маю одного члена сім'ї. Пенсію на інших підставах чи від іншої організації не отримую.

У разі вступу на роботу, звільнення з роботи, змін у складі сім'ї і мешкання зобов'язуюсь своєчасно повідомити у відділ соціального забезпечення

10 лютого 2001 року

(підпис) Соколик В.І.

Представлення: заяву Соколик В.І. з доданими документами отримано 10 лютого 2001 року та зареєстровано під № 23

Документи, яких не вистачає для призначення пенсії, повинні бути додані 15 лютого 2001 року.

Інспектор ________________ М.О.Гаврилюк

(підпис)

Позовні заяви, наприклад, про стягнення аліментів, подаються до суду в письмовій формі і містять такі реквізити:

1. Назва суду

2. Прізвище, ім'я, по батькові позивача, відповідача і місце їх проживання або знаходження

3. Зміст вимоги позивача, час вступу до шлюбу, наявність дітей, рік їх народження

4. Час, з якого відповідач ухиляється від своїх обов'язків, вимог позивача

5. Докази, що підтверджують позов

6. Дата, підпис

Особливістю таких документів є наявність назви суду, до якого звертається позивач, прізвища, ім'я та по батькові позивача та відповідача, місця їх проживання, знаходження, назви документу (позовна заява)

Зміст тексту позовної заяви зумовлюється причиною звернення до суду.

У заяві позивач повинен якомога детальніше викласти факти, що стали причиною звернення до суду, представити місце і роль відповідача в картині подій, назвати прізвища очевидців, свідків, запропонувати матеріальну оцінку шкоди залежно від змісту заяви.

Позивач обов'язково посилається на статтю або статті ЦК чи КПК України.

Позовна заява до суду має додаток, про що зазначається в тексті: “Додаток”. Додатками можуть бути довідки, калькуляції вартості ремонту чогось, висновки експертів, копія позовної заяви, рукописи творів, свідоцтво про шлюб, довідки про заробітну плату.

Як і всі офіційні документи, такі заяви закінчуються зазначенням дати її складання (цифрами) та підписом позивача.

Питання для перевірки знань.

1. Сутність звернення громадян до органів державного управління

2. Особливості складання громадянами пропозицій та заяв у місцеві органи влади.

3. Особливості складання скарг .

4. Особливості складання звернень громадян до органів державного управління та місцевого самоврядування.

5. Термін розгляду і відповідальність за порушення термінів розгляду звернень

6. Реєстрація звернень в державних органах управління

7. Організація прийому громадян у міській державній адміністрації

8. Інформування населення про діяльність місцевої державної адміністрації

9. Звернення громадян в інші органи державної влади.

8 ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ

В УСТАНОВІ

8.1.Організація роботи з документами

8.2.Структура та розмір документообігу на підприємстві.

8.3. Основні принципи організації канцелярської роботи.

8.4. Організація процесу руху документів.

8.1.Організація роботи з документами

Організація роботи з документами на підприємстві – це створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами, починаючи зі створення або приймання документа та закінчуючи його знищенням або передачею в архів на архівне зберігання. В організації з різними групами документів здійснюються різні види робіт (табл.6).

На підприємствах як правило здійснюється централізований документообіг, тобто всі важливі документи проходять через спеціальні органи, які займаються організацією руху документів в організації, упорядкуванням їх збереження та використання при здійсненні управлінської діяльності. Однак, крім централізованого документообігу великого підприємства, існують спеціалізовані документообіги (у підрозділах підприємства, у відділах спеціалізованого діловодства тощо).

В залежності від територіального розташування структурних частин підприємства (закладу, організації), розміру, характеру та обсягу його роботи ці роботи можуть вестись централізовано або децентрадізовано.

При повній централізації діловодства приймання, реєстрація, контроль виконання і відправлення документів, а також формування справ

Таблиця 6.

Види робіт з документами

Складова частина діловодства

Операції діловодства

Групи документів

внутрішні

вихідні

вхідні

ДОКУМЕНТУВАННЯ

Складання проекту документа

Обов’язково

Обов’язково

Не використовується

Узгодження проекту зі спеціалістами

можливо

можливо

Не використовується

Перевірка правильності оформлення документів

Обов’язково

Обов’язково

Не використовується

Підписання(затвердження документів керівником)

Обов’язково

Обов’язково

Не використовується

Реєстрація

Можлива відправка

Можлива розмітка

Не використовується

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ

Контроль виконання

можливо

можливо

можливо

Виконання документа

Обов’язково

можливо

Обов’язково

Формування справ

Обов’язково

Обов’язково

Обов’язково

Поточне зберігання і використання

Обов’язково

Обов’язково

Обов’язково

Передача на архівне зберігання

можливо

можливо

можливо

Розгляд документів керівником (резолюції)

можливо

Не використовується

можливо

Знищення документів

можливо

можливо

можливо

відбувається в одному місці на підприємстві – канцелярії або секретаріаті – і зосереджено в руках однієї особи – секретаря чи діловода.

Централізована форма є найбільш доцільною, оскільки вона дає можливість широко застосовувати засобі механізації та автоматизації всіх процесів діловодства, а також впроваджувати сучасні засоби організаційної техніки, програмного забезпечення, досягти максимального завантаження робочого дня службовців діловодної служби.

На великих підприємствах, особливо територіально розпорошених, зі значним обсягом робіт застосовується часткова централізація діловодства, при якій окремі операції, переважно важливі або трудомісткі, наприклад, контроль виконання, розмножування документів виконують в одному місці, а інші види робіт передані структурним підрозділам підприємства.

В практичній діяльності вдома також така форма організації діловодства як децентралізація, коли всі види робіт з документами здійснюються безпосередньо в структурних підрозділах.

З метою стандартизації, уніфікації як самого документа, так і його руху в організації на підприємствах розробляються інструкції з діловодства, які затверджуються керівником підприємства.

Інструкція з діловодства є нормативним документом, що регламентує організацію, правила, прийоми та процеси створення документів, порядок роботи з ними. До інструкції додаються фірми та зразки документів, які використовуються в організації, обліково-реєстраційні форми (номенклатури справ, описи тощо), довідково-методичний матеріал (перелік документів, які не підлягають реєстрації, схеми документообігу тощо).

Для органів державного управління та місцевого самоврядування така інструкція була затверджена постановою Кабінету міністрів України № 1153 від 17 жовтня 1997 р.

Спираючись на цю інструкцію кожна організація, на яку розповсюджується її дія, розробляє власну інструкцію, яка враховує особливості організації.