1.6. Технология обработки и хранения документов

В Гришинском сельском совете как отдельном подразделении – архив не имеется, так как документооборот не большой, но обработка и хранение бухгалтерских документов ведется согласно методическим рекомендациям по использованию форм документов первичного учета в сельскохозяйственном предприятии. На предприятии имеется отдельная комната со стеллажами, где хранятся все бухгалтерские регистры за прошедшие отчетные периоды.

На предприятии обеспечивается сохранение документации накопившейся за время хозяйственной деятельности. Во время практики я уяснила, что:

1. Первичные документы до передачи их в так называемый архив предприятия хранятся в бухгалтерии в шкафах под ответственность бухгалтера материального отдела, которого уполномочил главный бухгалтер.

2. Бланки строгой отчетности (трудовые книжки) хранятся в сейфе, который обеспечивает их сохранность.

3. Все первичные документы, которые уже обработаны бухгалтерией хозяйства ручным способом и частично автоматизированным способом комплектуются бухгалтерами в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются (подшиваются), и сопровождаются справкой с указанием за какой период эти документы.

Изучив технологию хранения документов на предприятии уяснила, что рабочий план счетов:

1. Бухгалтерского учета хранить 3 года после его отмены.

2. Отчеты о перечислении денежных сумм на государственное социальное страхование (пенсионный, на случай безработицы, социальное страхование по временной утрате трудоспособности)хранится на предприятии постоянно до ликвидации хозяйства.

3. Первичные бухгалтерские документы хранятся 3 года при условии завершения проверки налоговых инспекций, а в случае разногласий, споров, судебных дел до принятия окончательного решения.

4. Документы (заявления, договора, приказы руководителя, акты) хранятся в специально отведенной комнате по истечению 3 лет.

5. А такие документы, как табеля, наряды работников, книги по учету заработной платы будут храниться на предприятии 75 лет.

6. Книги, журналы будут храниться 3 года при условии завершения налоговой инспекции по вопросам.

7. Бухгалтерская отчетность и балансы годовые хранятся постоянно на предприятии до ликвидации, а квартальная 3 года.

8. Первичные документы и приложение к ним (кассовые, банковские, квитанции, авансовые отчеты) хранятся 3 года при условии завершенной проверки налоговой инспекции, а при возникновении споров, судебных дел хранятся до полного и окончательного решения.

9. Учетные регистры (главная книга, кассовая книга) хранятся 3 года при условии, если прошла налоговая инспекция.

10. Акты проверок 3 года.

11. Договора материальной ответственности хранятся 5 лет после увольнения материально-ответственного лица.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и финансовой отчетности из бухгалтерии и специально оборудованного помещения под архив другим работником предприятия осуществляется в хозяйстве только по решению главного бухгалтера.

Уничтожение документов без согласования с председателем хозяйства и главный бухгалтер в хозяйстве работникам бухгалтерии запрещается.

Процедуру изъятия документов на предприятии не проследила, так как в практике хозяйственной деятельности предприятия изъятие документов не осуществлялась. Но мне разъяснили, что в случае, если по решению прокуратуры, суда, налоговая инспекция будут изыматься первичные документы, учетные регистры, финансовая и другая отчетность, то изъятия должно быть оформлено протоколом (актом), копия которых будет вручаться должностному лицу хозяйства под расписку. А возврат документов будет оформляться распиской должностного лица предприятия о приеме. Документы должны изыматься в присутствии должностных лиц хозяйства. Случаев исчезновения или уничтожение документов на предприятии не выявлено, но в случае уничтожения или исчезновения первичных документов руководитель предприятия письменно уведомляет про это правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследование причин их пропажи или уничтожения. Как правило, для работы комиссии приглашают представителей следственных органов и результаты работы комиссии оформление актом.

Документы созданы автоматизированным способом применяются в бухгалтерском учете при условии придание этим документам юридическую силу. Все бухгалтерские регистры сформированы при автоматизированной форме учета и записывается на бумажных носителях. Записи в учетных регистрах осуществляется на основании первичных документов. Все документы подписаны руководителем предприятия и бухгалтерами.