2.2 Учет подотчетных сумм.

Подотчетные суммы - денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

Выдача денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером ( см. приложение №4). Авансы под отчет выдаются только лицам, работающим в данном учреждении по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется сметное подразделение, на которое должен быть отнесен расход, и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам. Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче. Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

В бухгалтерском учете на сумму выданного аванса подотчетному лицу на командировочные или хозяйственные расходы делается запись:

Бухгалтерские операции	Дт	Кт
Выданы из кассы денежные средства подотчет	362	301

Документы, приложенные к авансовому отчету ( см приложение №5), нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии сельского совета авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются директором.

Подотчетными лицами являются работники учреждения, получившие аванс на служебные расходы. Суммы под отчет выдают из кассы учреждения или пересказывают на карточные счета на оплату расходов, которые невозможно или нецелесообразно осуществлять путем безналичных расчетов.

Подотчетные суммы имеют целевое назначение и используются исключительно на те цели, на которые они выданы, согласно с кодами бюджетной классификации расходов. Подотчетные суммы в бюджетных учреждениях выдают как аванс на такие цели: хозяйственные расходы, служебные командировки и научные экспедиции, выплата заработной платы, стипендий уполномоченным лицам, если из-за удаленности обслуживаемого учреждения платежная или расчетно-платежная ведомость не может быть возвращена доверенным лицом в кассу по завершении трех рабочих дней. Наличные средства выдают под отчет лишь по разрешению руководителя учреждения и отчетности за раньше полученные авансы.

Порядок расходования средств на хозяйственные потребности регулируется сметными назначениями бюджетного учреждения, а также Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине от 15.12 2004 года №637, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины.

Основная масса авансовых сумм в бюджетных учреждениях выдается под отчет на служебные командировки.

Служебная командировка — это поездка работника учреждения по распоряжению руководителя на определенный срок в другой населенный пункту для выполнение служебного поручения вне места его основной работы. Порядок оплаты служебных командировок установлен Инструкцией о служебные командировки в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.1998 года № 59 с учетом требований Постановления КМУ«О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих , а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 № 98.

Командировочные расходы бюджетного учреждения имеют плановый характер и включаются в расходы за общим и специальным фондами лишь при наличия документов, которые подтверждают связь такой командировки с основной деятельностью учреждения. Учреждение, которое отправляет работника в служебную командировку, издает приказ о его командировке, где отмечены цель поездки, пункт назначения длительность командировки. В установленные законодательством сроки подотчетные лица обязаны предоставить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных средствах с приложением документов подтверждающих расходы. К отчету обязательно прикладывают оправдательные документы: удостоверение на командировку, проездные документы, транспортные билеты, багажные квитанции страховые документы, документы о найме жилья, чеки, квитанции. Отчет подают на протяжении пяти банковских дней по возвращении из командировки. Остаток неиспользованных средств, в соответствии с Отчетом, подлежит возвращению в кассу учреждения в срок его сдачи в той валюте, в которой был выдан аванс. Если для командировки получены наличные средства с использованием платежной карточки, то до окончания третьего банковского дня следует подать отчет и вернуть неиспользованный остаток наличных средств. Если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течении трех банковских дней со дня принятия решения о отмене поездки вернуть в кассу учреждения полученные средства.

Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляют на активном счете

№ 362 «Расчета с подотчетными лицами». По дебету этого счета фиксируются суммы, выданные под отчет, а также суммы перерасходов, которые возмещает подотчетное лицо; за кредитом — расходы суммы аванса и возвращенные остатки подотчетных сумм.