Тема 2.2. Типовая технология организации документооборота. Организация приёма, рассмотрения, регистрации и исполнения документов.

Студент должен знать:

- типовую технологию организации документооборота;

- порядок выполнения работ при приёме, рассмотрении и регистрации документов;

- этапы исполнения документов.

уметь:

-принять и зарегистрировать документ.

Документооборот: понятие, структура и общие принципы организации. Типовая технология организации документооборота.

Пути поступления документов в организацию.

Регистрация документов, её формы.

Доставка документов исполнителям. Работа исполнителя с документами.

Функции и права подразделений документационной службы.

Контрольные вопросы:

1. Что такое документооборот, какие основные этапы он имеет?

2. Кто осуществляет в организации приём и первоначальную обработку поступающих документов?

3. Перечислите этапы движения документа в организации.

4. Какие операции осуществляются при предварительном рассмотрении документов?

Тема 2.3. Информационно- справочная работа. Контроль исполнения документов. Организация отправки исходящих документов.

Студент должен знать:

- цели и задачи организации информационно- справочной работы;

- порядок работы со справочными картотеками;

- цели, виды и технологию контроля исполнения документов;

- сроки исполнения документов и их виды;

- порядок снятия документов с контроля;

- функции и права подразделения службы ДОУ, осуществляющего контроль исполнения в организациях;

- этапы работы по организации отправки исходящих документов;

- порядок использования электронной подписи.

Понятие и задачи информационно- справочной работы.

Организация работы с помощью справочных карточек и средств ЭВМ.

Функции и права подразделений службы ДОУ, осуществляющих информационно- справочную работу.

Цели контроля исполнения документов, его виды. Принципы организации контроля. Понятия: «срок исполнения», «типовой срок». Нормативные документы, устанавливающие типовые сроки исполнения.

Ручной и автоматизированный контроль.

Процесс приёма и обработки исходящих документов, состав выполняемых работ при традиционном способе отправки: проверка правильности оформления, наличия приложения, адресата, сортировка по адресатам и видам отправлений.

Использование электронной подписи в соответствии с ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Контрольные вопросы:

1. Что такое информационно- справочная работа?

2. Сколько справочных картотек может использоваться в организации?

3. Когда документ считается исполненным?

4. Что такое типовой срок?

5. Какие работы проводятся при обработке исходящих документов?

Тема 2.4. Организация оперативного хранения документов. Номенклатура дел.

Студент должен знать:

- цели и задачи оперативного хранения документов;

- перечень нормативных документов, регламентирующих порядок оперативного хранения исполненных документов;

- правила работы с номенклатурой дел и порядок её составления;

- основные правила оформления дел;

Студент должен уметь:

- формировать дело в соответствии с номенклатурой дел.

Понятие «дело», «формирование дела», «номенклатура дел».

Основные требования к организации оперативного хранения исполненных документов в делопроизводстве.

Нормативные акты, регламентирующие данный этап документооборота.

Виды номенклатуры дел.

Порядок формирования дел в делопроизводстве. Ответственность за сохранность документов. Хранение документов в электронной форме.*

Контрольные вопросы:

1. В чем заключается сущность организации оперативного хранения документов?

2. Что такое номенклатура дел?

3. Какие виды номенклатуры дел вам известны?

4. Опишите порядок формирования дел в делопроизводстве.

5. Раскройте содержание хранения документов в электронной форме.