Тема 1.3. Унификация и стандартизация в области документации. Усорд.

I. Как уже отмечалось ранее, документ является носителем информации. В то же время в сфере управления его можно назвать основным объектом труда. Для удобства ежедневной работы с одинаково функционирующими документами, созданными различными организациями, и придания им юридической силы необходимо предъявлять единые требования к их оформлению. Именно поэтому оформление служебных документов строго регламентировано стандартами. Закон РФ «О стандартизации», принятый 10 июня 1993 года, определяет следующее:

- стандарт- типовой вид, образец, которому должно удовлетворять что-нибудь по своим признакам, свойствам, качествам;

- стандартизация- деятельность по установлению норм, правил и характеристик.

Таким образом, стандартизация документов- это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня её обязательности.

Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ).

Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт и другие государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют контроль за соблюдением требований ГОСТа.

Унификация документов- установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоёмкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации:

- унифицированная система организационно- распорядительной документации;

- унифицированная система финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- унифицированная система отчётно- статистической документации;

- унифицированная система учётной и отчётной бухгалтерской документации предприятий;

- унифицированная система документации по труду;

- унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;

- унифицированная система внешнеторговой документации.

Унификация документов позволяет решить следующие задачи:

- упорядочить состав документов организаций, в которых фиксируется осуществление однотипных функций;

- сократить затраты на создание документов;

- использовать унифицированные шаблоны текстов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;

- ускорить процессы принятия управленческих решений.

II. УСОРД является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии. Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на ОРД, предусмотренные УСОРД- постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов.