Тема 1.5. Правила оформления и выдачи копий документов.

Для организаций, изготавливающих копии официальных документов для собственного использования или выдачи их на руки граждан, установлены стандартные правила:

- организации имеют право изготавливать для выдачи на руки граждан для защиты их интересов и прав копии только тех документов, авторами которых является сама организация;

- копии официальных документов организации, в том числе копии архивных документов, выдаются на руки гражданам только с разрешения руководителя организации или руководителя службы делопроизводства;

- организации могут изготавливать копии официальных документов других организаций и заверять их в установленном порядке, если эти документы необходимы для внутреннего использования в организации;

- запрещено изготавливать копии документов, на которых стоит отметка, что их копировать нельзя; документов, имеющих неясный текст, подчистки и неоговоренные исправления.

Копию, изготовляемую в организации, заверяют путем проставления на ней реквизита 26 «Отметка о заверении копии» по полной или краткой форме.

Копии бывают следующих видов:

- полная копия;

- выписка;

- отпуск.

Полная копия официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации.

Выписка из официального документа изготавливается в случае, если нет необходимости изготавливать полную копию. Выписка оформляется следующим образом:

- в наименовании вида документа указывается: «выписка из приказа», «выписка из протокола» и т.д.

- воспроизводится полностью вводная часть официального документа;

- из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима;

- воспроизводится реквизит «подпись» (без личной подписи);

- поставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати.

Отпуск- это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа направляется адресату. На втором экземпляре документа проставляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т.е. без указания должности лица, её заверившего, и расшифровки подписи.

Дубликат- это повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликат изготавливается в случае утере подлинника на том же бланке, что и подлинник. На дубликате имеются подлинные печать и подпись должностных лиц, имеющих право подписи на этих документах на момент оформления дубликата. На дубликате проставляется в правом верхнем углу отметка в виде слова «дубликат».

Тема 2.1. Понятие делопроизводства. Служба документационного обеспечения управления, её структура, функции, должностной состав.

I). Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Организационная форма делопроизводства может быть централизованной, децентрализованной, смешанной. Выбор определенной формы зависит от объемов документооборота, масштабов организации, территориального размещения ее структурных подразделений.

Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все работы с документами от момента получения (создания) до передачи их на архивное хранение проводятся в одном месте. Эта форма наиболее рациональна при незначительных объемах обрабатываемых документов, так как позволяет максимально автоматизировать выполнение сосредоточенных в одном месте делопроизводственных работ, держать под контролем всю организацию документационного обслуживания.

Децентрализованная форма делопроизводства применяется тогда, когда структурные подразделения организации территориально разобщены. Внедрение этой формы предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ или работник, которые самостоятельно ведут все виды работ с документами.

В крупных организациях с большим объемом обрабатываемых документов чаще всего применяется смешанная форма делопроизводства, при которой централизуется часть выполняемых работ по документационному обслуживанию.

II). Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций может именоваться по-разному: управление делами, канцелярия, общий отдел.

Управление делами создается, как правило, в министерствах и ведомствах; канцелярия- на государственных предприятиях, в учебных заведениях, в научно- исследовательских, проектных и конструкторских организациях; общий отдел- в органах власти и общественных организациях.

Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависят от количества обрабатываемой документации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства.