Тема 2.8 Оформление дел для архивного хранения.

I). Основные положения архивного хранения дел.

Действующим нормативным правовым актом, устанавливающим правовые аспекты хранения документов в РФ и прав собственности на них, является ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Он регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, не только входящих в состав Архивного фонда РФ, но и других архивных документов, независимо от их форм собственности. Данный Закон устанавливает ведение единых правил хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов независимо от того, где они образовались.

Это положение обязывает все юридические лица, независимо от форм их собственности и собственности документов, находящихся на хранении в их архивах, исполнять разработанные специально уполномоченными федеральным органом РФ в области архивного дела нормативные правовые акты по этим вопросам.

Законом в то же время охраняется право собственности на архивные документы. К частной собственности юридических лиц относится архивные документы организаций, не являющихся государственными и муниципальными, в том числе общественных объединений, образовавшихся со дня их регистрации. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, воспрещается.

Вместе с тем, в Законе указано, что в случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности документы, в том числе по личному составу, остаются в федеральной собственности, собственности субъекта Федерации или муниципальной собственности (ст. 14).

Таким образом, документы, образовавшиеся в деятельности коммерческой организации после утверждения устава, являются ее собственностью, но документы, которые образовались до этого момента, остаются в собственности государства, и государственный или муниципальный архив обладает всеми правами контроля за обеспечением их сохранности, проведения прочих действий с ними в тех организациях, которые хранят эти документы.

Законом установлены контрольные сроки хранения организациями документов, остающихся в государственной собственности до их передачи в государственные архивы (ст.22):

- для проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;

- технологической и конструкторской документации – 20 лет;

- научной документации – 15 лет;

- кино- и фотодокументов -5 лет;

- видео- и фонодокументов -3 года.

Для документов по личному составу в целях защиты конституционных прав граждан установлен 75-летний срок хранения, независимо гот места их образования.

Любое юридическое лицо или граждане, занимающиеся коммерческой деятельностью, обязаны предоставить заявителю архивные справки или копии архивных документов, подтверждающих их место работы, стаж, заработную плату и иные сведения, связанные с социальной защитой граждан, без взимания какой-либо оплаты за предоставленную информацию (ч. 3 ст. 26).

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, документы по личному составу, а также документы, сроки хранения которых ещё не истекли (архивные), передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора, заключенного между ними.

Хранение документов по личному составу государственные и муниципальные архивы осуществляют бесплатно. Плата взимается только за документы временного хранения, не входящие в состав Архивного фонда РФ, срок хранения которых ещё не истёк, и поэтому они могут поступить на временное хранение в архив в соответствии с условиями заключенного между архивом и юридическим лицом договора о порядке хранения и использования этих документов.