Тема 2.3 Информационно- справочная работа. Контроль исполнения документов. Организация отправки исходящих документов.

При обработке исходящих документов выполняются следующие работы:

1. Проверяются правильность оформления и комплектность исходящих документов.

2. Проводится сортировка документов по видам почтового отправления и по адресатам.

3. Осуществляется адресование конвертов.

4. Проводится фальцевание документов, т.е. складывание документа и вложения его в конверт.

5. Осуществляется заклеивание конверта.

6. Производится взвешивание корреспонденции с помощью почтовых весов для определения стоимости почтового отправления.

7. Проставляются стоимость отправления, дата отправки и обратный адрес организации.

8. Доставляется корреспонденция в почтовое отделение связи.

Понятие и задачи информационно-справочной работы.

Организация работы с помощью справочных картотек и средств ЭВМ.

Функции и права подразделений СДОУ, осуществляющих информационно- справочную работу.

Ручной и автоматизированный контроль, их достоинства и недостатки; применяемая техника. Технология ведения контроля.

Тема 2.4 Организация оперативного хранения документов. Номенклатура дел.

I). Систематизация документов

Подавляющее Большинство документов, как приходящих извне, так и создаваемые в процессе работы, выполняются на бумажных носителях. Бумажные документы на время их исполнения передаются исполнителям и, как правило, хранятся у исполнителя.

Систематизация и организация хранения служебных документов, находящихся на исполнении- дело его руководителя. С целью не только контроля исполнительской дисциплины, но и своевременного их перераспределения в случае необходимости к уже отмеченным признакам добавляются сроки исполнения документов, степень конфиденциальности, сроки их хранения.

Но уже система хранения документов в целом по структурному подразделению, удобство их поиска, извлечения необходимой информации, освобождение от ставших никому не нужными документов- дело всей организации в целом.

Организация хранения документов в целом по учреждению находится в компетенции его руководителя или устанавливается единообразной в инструкции по ДОУ.

II). Номенклатура дел.

Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов(дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения- номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно- поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации.

Цели создания номенклатуры дел:

- закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;

- систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;

- служит основным учётным документом в текущей работе с документами;

- является единственным средством учёта переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;

- учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.