Автотекст и автозамена

Автотекст – это библиотека часто повторяющихся фрагментов текста или иллюстраций, которые можно сохранить с помощью Автотекста и затем при необходимости быстро вставлять в документ. Элемент автотекста включает текст, графические объекты или поля. Для вызова элемента Автотекста следует задать его имя. Элементами Автотекста могут быть часто употребляемые слова или фразы, текущая дата, название месяца, название организации, адреса и так далее. При вводе Word автоматически заканчивает их на основании первых введённых букв.

Длина имени элемента Автотекста не должна превышать 32 символа и может содержать любые символы, включая пробелы.

Word сохраняет в элементах Автотекста текстовую информацию со всеми форматированиями символов и абзацев.

Элементы Автотекста сохраняются в шаблоне документа.

Для создания нового элемента Автотекста надо выделить фрагмент, который должен быть оформлен как элемент Автотекста. Затем выполнить команду Вставка \ Автотекст \ Создать

В диалоговом окне Создание элемента автотекста вводится имя нового элемента. Если такое имя уже существует, на экране появляется диалоговое окно с запросом Переопределить элемент Автотекста? После чего нажать кнопку Нет, вернуться в окно Создание элемента автотекста и ввести другое имя.

Для удаления элемента Автотекста надо выбрать его имя в диалоговом окне Вставка \ Автотекст \ Создать в списке Имя элемента и нажать кнопку Удалить. Удаление элемента Автотекста отменить нельзя.

Для быстрой вставки элемента Автотекста надо поместить курсор в место вставки , ввести имя элемента и щёлкнуть на инструментальной панели на кнопке Автотекст.

Для выбора элемента Автотекста из списка следует установить курсор в нужную поцицию в тексте и выполнить команду Вставка \ Автотекст \ Автотекст, на экране появляется диалоговое окно Автозамена, раскрытое на вкладке Автотекст, в котором приведён список всех элементов Автотекста. Выделить нужный элемент Автотекста и нажать кнопку Вставить.

Автозамена (Исправление опечаток) предназначена для автоматического ввода текста и исправления часто встречающихся опечаток.

Проверка правописания (орфография, грамматика и тезаурус)

Текст документа, созданного в Word, может быть проверен на правильность правописания. Система проверки правописания позволяет контролировать правильность написания отдельного слова, фрагмента или документа в целом.

Тезаурус (словарь синонимов и антонимов) оказывает помощь при составлении текстов. При проверке грамматики используются выбираемые пользователем наборы правил. Для проверки орфографии, выбора синонимов используются соответствующие словари. Для проверки правописания Word позволяет создавать дополнительные пользовательские словари, в которые могут быть включены данные о специфических терминах, сокращениях и другое.

Существуют несколько способов исправления орфографических ошибок и опечаток:

• применением команды Сервис \ Правописание к готовому тексту,

• с помощью автоматической проверки орфографии во время ввода текста с клавиатуры,

• посредством Автозамены во время ввода текста с клавиатуры.

При обнаружении ошибочного или неверного, с точки зрения Word, правописания слова появляется диалог Правописание, в

к отором эти слова выделены красным цветом. В верхнем окне Нет в словаре: появляется фрагмент текста, в котором находится неверное слово, а в нижнем окне Варианты: могут быть приведены варианты для замены этого слова или выдаётся сообщение о том, что варианты отсутствуют. Пользователь, используя кнопки, представленные в диалоговом окне может выполнить действия:

• Пропустить – в этом случае не производится замена слова выделенного в окне Нет в словаре:

• Пропустить все – все выделенные слова в этом сеансе пропускаются.

• Добавить – слово добавляется в словарь.

• Заменить – производится замена выделенного слова на на одно из выбранных в списке Варианты:

• Заменить все – автоматически заменяются все встреченные в данном сеансе слова, совпадающие со словом из окна Нет в словаре:

• Автозамена – предлагаемый вариант замены запоминается для автоматической замены.

• Параметры – предоставляет возможность изменить начальные

установки режима проверки правописания.

• Отмена – отменяет сделанную замену слова.

• Отменить – отменяет процедуру проверки правописания.

При обнаружении ошибочной грамматической конструкции предложения выдаётся тот же диалог Правописание, но окно с ошибкой озаглавлено Грамматическая ошибка. В окне Варианты Word предлагает своё толкование этой ошибки. Для принятия решения пользователю предлагаются следующие кнопки :

• Пропустить – пропустить эту ошибку в данном предложении.

• Пропустить все – пропустить эту ошибку на вест этот сеанс.

• Следующее – отказаться от дальнейшей проверки текущего предложения, в котором была обнаружена ошибка, и перейти к следующему.

• Изменить - пользователь согласен изменить обнаруженную ошибку.

• Вернуть – по одному, последовательно отменить все изменения, сделанные в данном сеансе грамматической проверки.

Тезаурус (синонимы и антонимы) помогает подобрать из словаря нужное слово и комментирует смысл. Для вызова тезауруса следует выделить слово или поставить на него курсор, а затем выполнить команду Сервис \ Язык \ Тезаурус или вместо этого нажать вместе клавиши Shift и F7