Практична робота № 5 Ознайомлення з головним меню Microsoft access

1 Мета роботи

Навчитися працювати з програмою Microsoft ACCESS

2 Обладнання

IBM PC, операційна система WINDOWS, програма Microsoft ACCESS.

3 Теоретичні положення

3.1 Загальна характеристика СУБД

Під час розв'язання прикладних задач зазвичай доводиться реалізовувати алгоритми оброблення масивів даних. Останні мають вигляд не однорідних множин числових значень або текстів, а важливих структурних відношень між елементами даних. У загальних рисах це можуть бути дво- або iV-вимірні масиви.

Дані — фанти та ідеї, подані у формалізованому вигляді для оброблення за допомогою певного процесу (алгоритму) або для передавання.

Структура даних — сукупність правил й обмежень, які відображають зв'язки, що існують між окремими частинами даних. Визначається користувачем і залежить від конкретного завдання.

База даних — сукупність взаємопов'язаних даних (файлів), призначених для спільного застосування.

Система управління базами даних (СУБД) — комплекс програм, які забезпечують взаємодію користувача з базою даних.

За допомогою СУБД:

• створюють бази даних;

заносять, корегують і вилучають дані;

упорядковують дані;

вибирають дані, що відповідають заданим критеріям;

оформляють вихідні дані і т. ін.

Сукупність СУБД і бази даних — це банк даних. До переваг підходу, який ґрунтується на понятті банку даних, належать: задоволення інформаційних потреб різних типів користувачів;

вірогідність і несуперечливість інформації, що зберігається;

санкціонований доступ до даних;

адаптація інформаційної моделі до змін предметної сфери;

видавання інформації у формі, встановленій користувачем;

одноразове введення даних і багаторазове їх використання;

можливість уникнути надмірності даних, що зберігаються, і т. ін.

Недоліком цього підходу є велика ємність необхідної пам'яті ПК.

Кожна база даних містить інформацію про певний клас об'єктів. Сукупність таких об'єктів називається предметною сферою бази даних (наприклад, сукупність даних про працівників фірми, відомості про вироби на складі, відомості про транспортні засоби автопідприєм-ства тощо).

Інформація про об'єкти предметної сфери, подана в різних документах, утворює модель предметної сфери (картки обліку кадрів, картки складського обліку, накладні, журнали обліку транспортних засобів та ін.).

Опис цих документів (назви документів, їх полів; зв'яз­ки між ними) називається схемою відношень.

3.2 Реляційна модель даних

Подання інформації у вигляді таблиці, що складаєть­ся із заданих колонок, які розташовуються у певному порядку зліва направо, в математиці називається відношенням. Звідси і назва моделі — реляційна (англ. relation — відношення). Структура таблиці характеризується сукупністю її стовпців. У кожному рядку таблиці містяться дані про один об'єкт бази даних (наприклад, про виріб на складі, працівника фірми, транспортний засіб тощо). У базі даних кожна таблиця визначається су­купністю її стовпців і рядків. Кожен рядок таблиці має тільки одне значення зі стовпця.

Стовпець відповідає певному елементу даних — атрибуту, який є найпростішою структурою даних і відобра­жає властивість певної суті. Кожний стовпець повинен мати ім'я відповідного елемента даних (атрибута). Один або кілька атрибутів, значення яких однозначно ідентифікують рядок таблиці, є ключем таблиці.

Кожне поле може мати один із таких типів: символ, рядок, числа різних форматів, дата, час, вибір із певного набору даних та ін.

Кінцева множина атрибутів, що визначають суть, є схемою відношень.

Відношення — кінцева множина записів, складених із допустимих значень атрибутів схеми відношень.

Сукупність нормалізованих відношень, логічно взаємопов'язаних і таких, що відображають певну предметну сферу, утворює реляційну базу даних. Основу цієї моделі становлять двовимірні таблиці, які мають такі властивості:

кожний елемент таблиці є елементом даних;

кожний стовпець таблиці має унікальне ім'я;

усі стовпці в таблиці однорідні, тобто їх елементи однотипні. Це можуть бути числа, тексти, дати, логічні значення, графічні об'єкти тощо;

у таблиці не повинно бути однакових рядків;

рядки повинні мати однакову довжину, а їх поля бути різнорідними і взаємопов'язаними;

• порядок проходження рядків і стовпців довільний.

Реляційною таблицею можна подати, наприклад, відо­мості про студентів, які навчаються у вищому навчальному закладі.

Поняття бази даних пов'язане здебільшого з комп'ютерною технікою— це система збереження та оброблення реляційних таблиць. У ній стовпці називаються полями, а рядки — записами. Запис — це сукупність логічно пов'язаних різнотипних полів, а поле — елементарна одиниця структури бази даних. Характеристиками поля є ім'я, тип, довжина, точність та ін.

Для ідентифікації і пошуку записів у базі даних використовуються первинний (простий чи складений) та вторинний ключі. Перший — це одне чи кілька полів, що однозначно ідентифікують будь-який запис, другий — таке поле, значення якого може повторюватися в кількох записах одночасно. Первинним ключем є «Код виробника» таблиці «Виробник», а вторинним — поле «Код виробника» у пов'язаній таблиці «Товар». Первинний ключ може призначатися системою або користувачем, складений — тільки користувачем.

Подання бази даних кількома таблицями не тільки спрощує технологію їх оброблення, а й унеможливлює несанкціонований доступ користувачів до закритої для них інформації. В умовах комерціалізації стосунків клієнтів ця обставина часто є вирішальною.

Система управління базами даних реляційного типу, як правило, підтримує чотири типи зв'язків між таблицями: «один-до-одного», «один-до-багатьох», «багато-до-од-ного» і «багато-до-багатьох».

Зв'язок «один-до-одного» (1:1) передбачає, що кожний запис однієї таблиці відповідає тільки одному запису іншої таблиці. Прикладом такого зв'язку можуть бути відношення між записами таблиць «Відомості про співробітників» і «Професійні відомості» Тут кожному запису таблиці А відповідає тільки один запис таблиці В, і навпаки. Зв'язок між таблицями підтримується за допомогою збіжних полів «Табельний номер». Найменування їх може бути різним, але значення для кожного запису має бути однаковим.

При зв'язку «один-до-багатьох» (1:М) одному запису таблиці А відповідають кілька записів таблиці В. При цьому кожний запис таблиці В пов'язаний не більше як з одним записом таблиці А.Зв'язок цього типу є найпоширенішим.

Ще одним прикладом зв'язку «один-до-багатьох» (1-М) може бути відношення об'єктів таблиць «Виробник» і «Товар». Тут одному виробнику відповідає кілька різних товарів.

Зв'язок «багато-до-одного» (М:1) є зворотним щодо по­переднього. Цей зв'язок є характерним для відношення між таблицями «Замовлення» і «Клієнт» або «Товар» та «Виробник».

Зв'язок «багато-до-багатьох» (M:N) реалізується, коли між записами двох таблиць А і В одночасно підтриму­ються відношення вигляду (1:N) і (М:1). Як приклад можна навести таблиці «Постачання товару» та «Замовлення клієнтів».

У цій схемі зв'язків на кожний товар може бути кілька замовлень, і кожний товар може виготовлятися більше як одним підприємством.

Етапи роботи з базою даних

Робота з базою даних має кілька основних етапів.

Побудова моделі даних предметної ділянки, внаслідок чого на підставі основних її документів розробляється інформаційно-логічна модель даних.

Визначення структури бази даних, коли на підставі розробленої інформаційної моделі проектується структура таблиць відповідно до реквізитів різних документів, тобто визначається склад полів таблиць, у тому числі ключових. Для кожної з таблиць задають кількість атрибутів, типи даних і зв'язку, а для кожного атрибута — унікальний ідентифікатор (ім'я атрибута), тип і формат даних.

Конструювання таблиць, внаслідок чого спроектовані таблиці створюються за допомогою різних засобів СУБД.

Створення схеми зв'язків між таблицями на підставі розробленої на першому етапі інформаційно-логічної схеми бази даних.

Введення даних до таблиць (завантаження бази даних) на підставі даних документів-джерел; під час уведення даних може виникнути необхідність модифікувати таблицю (змінити склад атрибутів, тип полів, формат даних тощо).

Ведення бази даних, що передбачає виконання операцій для підтримання бази даних в актуальному стані, тобто: доповнення бази даних новими таблицями у зв'язку з появою нових документів предметної ділянки; вилучення таблиць, якщо вони зайві (ця дія має виконуватися з особливою обережністю через наявність зв'язків між документами); зміна записів, тобто корегування даних у разі потреби.

У процесі ведення бази даних їх можна сортувати за заданим ключем (ключами) або фільтрувати через спеціальний засіб селекції СУБД — за запитом (query). Критерій запиту задає користувач, а система перебирає всі записи і відбирає ті з них, які йому відповідають.

Для швидкого встановлення зв'язку між таблицями є можливість індексувати поля посилань у пов'язаних даних завдяки індексу (index), що має вигляд окремого файла. Ідеальними індексними полями, які називають ключами (key), є унікальні в кожному записі поля (табельний номер, шифр виробу, ідентифікаційний номер ).

Загальна характеристика СУБД Microsoft Access

Таблиці баз даних користувач створює для збереження даних, які стосуються об'єктів предметної ділянки.

Форми призначені для введення, перегляду та корегування взаємопов'язаних даних у базі в зручному вигляді, який може відповідати звичайному вигляду документа. Форми також використовують для створення панелей керування.

Запити користувач створює для вибору потрібних даних з однієї або кількох взаємопов'язаних таблиць. Запит може формуватися за допомогою запитів за зразком (QBE — Query By Example) або за допомогою структурованої мови запитів (SQL — Structured Queries Language). Запит дає змогу також відновити, вилучити або додати дані в таблицю чи на підставі вже існуючих таблиць створити нові.

Звіти призначені для формування вихідного документа, що виводиться, як правило, на друкування.

Сторінки — для створення Web-сторінок спеціального типу, що забезпечують перегляд і роботу з базами даних з Інтернету чи Інтранету.

Макроси містять опис дій, які мають бути виконаними у відповідь на певні події. Кожна дія реалізується макрокомандою.

Модулі містять програми, складені мовою Visual Basic, які користувач розробляє для реалізації нестандартних процедур під час створення додатків. Visual Basic — це наочний графічний засіб об'єктоорієнтованого програмування.

Майстри дають змогу створювати одну з типових баз даних, нові форми, запити, звіти, аналізувати таблиці баз даних і т. ін.

П ісля запуску системи управління базами даних Microsoft Access на екрані дисплея з'являється вікно Microsoft Access.

Головне меню MS Access має ієрархічну структуру і включає сім спадних меню другого рівня — від меню Файл до меню Окно та Справка.

Структуру меню визначають такі режими роботи Access:

режим «Конструктора», коли створюються і модифікуються об'єкти бази даних;режим запуску, в якому можна виконувати деякі операції, не відкриваючи бази даних;режим виконання, коли відображаються вікна об'­єктів бази даних.

Меню Файл

Це меню дає змогу виконувати початкові і завершальні операції з базою даних. Воно містить команди, через які запускають процес створення нової бази даних або відкривають існуючу, копіюють дані з інших баз або встановлюють із ними зв'язок, переглядають об'єкти бази перед друкуванням і друкують їх, зберігають базу даних й закривають її

К омандою Создать усім базам даних, які створюються, автоматично дається системне ім'я «База данных N», де N — кількість відкритих баз даних у поточному сеансі роботи. При збереженні файлів на магнітних дисках або їх закритті такі імена за запитом системи замінюються на більш інформативні. Це звичайно робиться без вказування розширення .mdb, яке характерне для файлів Access.

Активізувавши команду Параметры страницы, встановлюють розміри друкованої сторінки та її полів, центрують дані, що друкуються, по горизонталі й вертикалі, вибирають масштаб друку і варіант орієнтації сторінок (книжкова або альбомна). Крім того, задають якість друку і визначають порядок нумерації сторінок.

Команди меню Файл, як й інші пункти меню MS Access, як правило, вибирають і .активізують за допомогою миші. Однак будь-яку команду можна виконати одночасним натисненням клавіші <Alt> і клавіші символу, підкресленого в назві команди, наприклад: <Alt+a>, <Alt+o>, <Alt+z> і т. д. На практиці часто використовують коман ди Создать Открыть, Сохранить та Печать, які дублюються однойменними кнопками панелі інструментів, а також комбінаціями клавіш <Ctrl+N>, <Ctrl+0>, <Ctrl+S> і <Ctrl+P>, відповідно. При цьому викликати меню Файл не треба. Всі його команди позначено символом яким активізують однойменне меню третього рівня з відповідним набором команд.

Меню Правка

Забезпечує редагування різних об'єктів бази даних, а також зв'язок середи MS Access з різними додатками Windows за рахунок використання технології OLE

Більшість команд цього меню можна активізувати за допомогою клавіш швидкого керування.

Меню Вид

Забезпечує переведення MS Access в режими роботи з різними об'єктами бази даних, дає змогу вибрати спосіб відображення значків у вікні бази даних, а також вмикати/вимикати різні панелі інструментів. Зокрема, за допомогою цього меню керують роботою офісного буфера обміну, здатного зберігати до 12 різних об'єктів (рисунків, таблиць, діаграм, фрагментів тексту і т. ін.).

Меню Вставка

Під час роботи з різними об'єктами бази даних склад команд цього меню може бути різним. При початковому завантаженні бази даних воно включає команди, що забезпечують конструювання основних її об'єктів Командами Автоформа і Автоотчет автоматично ство­рюють форми або звіт на підставі вибраної таблиці або запиту.

М еню Сервис

Засобами цього меню проводяться: автоматичний контроль правопису, вибір і активізація різних Майстрів-програм та програм-настроєнь MS Access, захист вмісту баз даних від несанкціонованого доступу, настроения та встановлення параметрів системи перед початком її роботи, створення макросів і нових панелей інструментів тощо.

Меню Окно

У СУБД MS Access використовується богатовіконний інтерфейс, що дає змогу одночасно відкрити і завантажити кілька об'єктів бази даних. Кожний об'єкт відображається в окремому вікні. Відкрите вікно з документом, що редагується у цей час, звичайно називають активним. Ім'я такого документа розміщується в заголовку вікна редактора. Керувати вікнами слід командами меню Окно.

Команди з цього меню дають змогу змінювати порядок відображення вікон на екрані монітора.

Меню Справка

Через команди цього меню отримують різні довідки про особливості роботи з об'єктами бази даних.

Команда Office на Web дає змогу з'єднатися з Web-вузлом корпорації Microsoft, що містить обновлювані відомості про додатки Office, а команда Найти и устранить... — виявити й усунути неполадки в системі MS Access 2000 через однойменне діалогове вікно.

4 Індивідуальне завдання

Згідно варіанту вказаного викладачем

4.1 Створити структуру таблиці в режимі «Конструктор»

4.2 Створити таблицю у режимі «Режим таблиц»

4.3 Створити таблицю в режимі «Мастер таблиц».

4.4 Створити зв’язок нової таблиці з будь-якою з раніше створених таблиць бази даних клацанням мишею на кнопці «Связи...».

4.5 Додати дані до існуючої таблиці

4.6 Створити дві таблиці за допомогою майстра

4.7 Створити дві таблиці за допомогою режима таблиць

4.8 Створити дві таблиці за допомогою режима конструктора

4.9 Створити дві таблиці за допомогою майстра, та створити прив’язку один до багатех

4.10 Створити дві таблиці за допомогою режима таблиць , та режима конструктора

4.11 Створити дві таблиці за допомогою режима конструктора , та майстра

4.12 Створити дві таблиці за допомогою режима таблиць та задати ключеве поле

4.13 Створити дві таблиці за допомогою режима конструктора та задати ключеве поле

4.14 Створити дві таблиці за допомогою майстра та задати ключеве поле

4.15 Створити дві таблиці за допомогою режима таблиць та режима конструктора , задати ключеве поле

4.16 Створити дві таблиці за допомогою режима таблиць та майстра, задати ключеве поле

4.17 Створити три таблиці за допомогою режима таблиць та задати ключеве поле

4.18 Створити три таблиці за допомогою режима майстра , та задати ключеве поле

4.19 Створити три таблиці за допомогою режима конструктора, та задати ключеве поле

4.20 Створити три таблиці за допомогою майстра, режима конструктора , та режима створення таблиць, створити прив’язку один до багатех

4.21 Створити тритаблиці за допомогою режима конструктора , та створити прив’язку багато до одного

4.22 Створити тритаблиці за допомогою майстра , та створити прив’язку багато до одного

4.23 Створити дві таблиці за допомогою режима таблиці , та створити прив’язку один до одного

4.24 Створити три таблиці за допомогою майстра , та створити прив’язку багато до багатьох

4.25 Створити три таблиці за допомогою майстра , та створити прив’язку багато до одного

4.26 Створити три таблиці за допомогою конструктора , та створити прив’язку один до одного

4.27 Створити чотири таблиці за допомогою майстра, та створити прив’язку один до одного

4.28 Створити чотиритаблиці за допомогою режима таблиць , та створити прив’язку один до багатех

4.29 Створитичотири таблиці за допомогою режима таблиць , та створити прив’язку багато до одного

4.30 Створити чотири таблиці за допомогою конструктора , та створити прив’язку один до одного

5 Зміст звіту

5.1 Тема та мета

5.2 Індивідуальне завдання

5.3 Відповіді на контрольні питання

5.4 Висновок

6 Контрольні питання

6.1 Що таке База даних?

6.2 Що таке банк даних?

6.3 Що таке ключем таблиці?

6.4 Вибір типу діаграми?

6.5 Меню та їх призначення?

Практична робота № 6