Створення таблиць та графіків в Microsoft Excel

1 Мета роботи

Навчитися працювати з програмою Microsoft Excel

2 Обладнання

IBM PC, операційна система WINDOWS, програма Microsoft Excel.

3 Теоретичні положення

Введення даних інтервального типу. Автозаповнення комірок

Автозаповнення — гнучкий і зручний інструмент автоматичного введення числових і текстових даних, що змінюються в межах заданого інтервалу.

До таких даних належать порядкові номери, послідовність цілих чисел, дати, дні тижня, місяці року та ін.

Автозаповнення реалізується однойменною програмою і виконується так:

• до вибраного елемента таблиці вводять перше значення початкового інтервалу, наприклад «Понедельник»;

• покажчик миші поєднується з маркером заповнен­ня і перетворюється на чорний хрестик (+);

• «буксируванням» нового покажчика виділяють діапазон комірок стовпця або рядка, який за розміром відповідає заданому інтервалу даних.

Переводять Excel у режими автозаповнення комірок виділеного діапазону командою Заполнить меню Правка. За допомогою підменю цієї команди задають напрямок заповнення та його характер

Вибране користувачем підсумкове значення виділеного об'єкта робочого аркуша відображається в рядку стану.

3.1 Редагування

Додаток Excel орієнтовано на роботу з даними, що весь час змінюються. Для цього її оснащено могутніми засобами редагування, локалізації та виправлення помилок у робочих аркушах. Програма дає змогу без особливих зусиль вилучати, копіювати, вирізувати, вставляти і переміщувати комірки та діапазони.

3.2 Вставлення і видалення стовпців, рядків і комірок

Вставлення стовпців і рядків. Для вставлення порожнього стовпця треба виділити стовпець таблиці, перед яким є намір його розмістити, і активізувати команду Вставить—Столбец. Цією самою командою вставляється задане число стовпців, але для цього заздалегідь їх слід виділити.

Аналогічно, послуговуючись командою Вставить— Строку, вставляють рядки. Вставлення стовпців (рядків) супроводжується автоматичним налаштуванням формул таблиці за місцем їх нового розміщення.

В ставлення комірок. Порожні комірки вставляють у таблицю через команду Вставка—Ячейки, яка активізує вікно «Добавление ячеек»

Вставлення комірок (діапазону комірок) у заповнену таблицю супроводжується зсуванням цілої низки її комірок. Напрямок зсування (праворуч або вниз) задається користувачем. Кіль кість вставлених комірок визначається кількістю комірок у виділеному діапазоні. На практиці для швидкого вставлення комірок часто використовують комбінацію клавіш <Ctrl+Shift++>. За допомогою параметрів вікна в таблицю можна додавати не тільки комірки, а й рядки та стовпці.

Вилучення об'єктів робочого аркуша. Вилучають непотрібні рядки, стовпці й комірки через команду Правка— Удалить, яка активізує діалогове вікно «Удалить ячейку». За структурою це вікно аналогічне вікну «Добавление ячеек», але всі його параметри виконують протилежну дію — вилучання.

Створення графіків і діаграм

Табличний процесор Excel дає змогу подавати табличні дані в наочнішій та зручнішій для сприйняття графічній формі. Ілюстрації використовують для показу функціональної залежності однієї величини від іншої або для порівняння двох і більше величин, із метою виявлення тенденцій зміни якого-небудь параметра в часі, відображення відсоткового вмісту кількох компонентів у певному об'єкті тощо.

3.3 Створення діаграм за допомогою програми Майстер діаграм

За допомогою Excel можна будувати 14 стандартних типів діаграм, кожен із яких має ще кілька різновидів. Для цього використовують спеціальну програму Майстер діаграм (ChartWizard), яка повністю автоматизує цей процес, залишаючи за користувачем тільки введення даних і прийняття низки елементарних рішень.

Створення будь-яких діаграм розпочинається з виділення діапазону даних, що підлягають відображенню, та активізації програми Майстер діаграм. Початковий діапазон даних можна виділяти пізніше. Його попереднє виділення пояснюється тільки прагненням мати зразок діаграми вже після вибору її типу та вигляду.

Процес створення діаграм за допомогою Майстра складається з чотирьох характерних кроків. Це:

• вибір типу та вигляду діаграми, а також перегляд її зразка;

• зміна або вибір діапазону даних, на основі яких буде побудовано діаграму, і визначення способу формування її рядів;

• введення заголовків діаграми та її осей; встановлення параметрів діаграми, пов'язаних із її зовнішнім оформленням;

• вибір варіанта розміщення діаграми (на поточному або на окремому аркуші).

При правильному призначенні початкового діапазону даних Майстер здатний сформувати її практично за пе­ший крок його роботи. Багато параметрів призначаються ним за умовчання.

Вибір типу діаграми (крок 1 із 4). При активізації

команди Вставка—Диаграмма або кнопки-піктограми («Мастер диаграмм») на екран викликається діалогове вікно «Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммьі» з • двома опціями-вкладками: «Стандартные» та « Нестандартные».

До стандартних діаграм належать гістограма та графік, а також діаграми від лінійчатої до пірамідальної. Нестандартні діаграми є різновидами стандартних і відрізняються від них передусім колірною гамою.

Вибравши тип та вигляд діаграми, користувач може переглянути її зразок та оцінити його. Для цього потрібно активізувати параметр «Просмотр результата». Зразок нестандартної діаграми відображається у вікні відразу ж після вибору її типу.

За умовчання Excel призначає стовпцеву гістограму. За допомогою кнопки «Сделать стандартной» тип діаграми, що призначається системою за умовчання, можна змінювати. Цю процедуру виконують тільки після завершення формування вибраної діаграми.

3.4 Найпоширеніші типи стандартних діаграм та їх різновиди

Гістограма належить до стовпцевих діаграм, має сім різновидів і є одним із популярних засобів ділової графіки. Гістограму зручно використовувати для зображення показників-змінних, які порівнюються в межах певного часового інтервалу, тощо. При цьому стовпці, що стосуються різних змінних, розміщуються рядами, які можна суміщати.

Гістограма має вигляд стовпцевої діаграми, що містить загальний заголовок, вісь X (або вісь категорій), вісь Y (або вісь значень), заголовки і масштабні мітки осей X та Y, а також легенду з мітками. За бажанням користувача легенда може розміщуватися праворуч, ліворуч, зверху, у правому куті або знизу діаграми. її мітки — це графічне зображення показників-змінних, які відображаються діаграмою; вони пояснюють, як підсвічуються, штрихуються або позначаються певні змінні.

У гістограмі кількість стовпців у групах визначається кількістю змінних. Стовпці груп, що відповідають одній змінній, штрихуються (підсвічуються) однаково; їх висота пропорційна значенню змінних. Кількість груп стовпців дорівнює числу значень змінних.

К атегоріями гістограм, тобто їх незалежними змінними, як правило, є різні часові періоди (роки, квартали, місяці тощо). Тому Майстер діаграм за умовчання використовує заголовки стовпців як мітки осі X, а заголовки рядків — для ідентифікації змінних, що відображаються. Однак можливим є також протилежне призначення.

Різновидом гістограм є циліндричні, конічні та пірамідальні діаграми; в них стовпці замінюються відповідними геометричними об'єктами. Варті уваги суміщені та нормовані до 100% діаграми, що відображають частку кожної категорії в загальній сумі значень.

Лінійчата діаграма — це та сама гістограма, але з іншою орієнтацією осей. Тут вісь критеріїв X розміщується вертикально, а вісь значень Y — горизонтально. В Excel їй часто віддають перевагу, тому що її стовпці розміщуються горизонтально по рядках і добре вписуються в робочий аркуш.

Графік відзначається своєю простотою та наочністю і відображає одну або кілька залежностей вигляду у = f(x). Використовується для ілюстрації коливань у часі курсів валют або акцій. У графіку маркери даних — це графічні символи, що ідентифікують змінні та їх значення. Маркери, які стосуються однієї змінної, мають однакові форму і розмір.. Опис усіх маркерів графіка називається його легендою.

Кругова діаграма відображає співвідношення між цілим і його частинами (наприклад, між усім бюджетом та окремими його статтями, усією інвестиційною програмою та її складовими тощо). Для побудови кругової діаграми необхідно обчислити суму всіх значень певного поля таблиці, а потім визначити, яку частину цієї суми становить кожне значення. Окремі або всі сегменти кругової діаграми можуть висуватися.

Н а рисунці показано кругову діаграму, яка ілюструє щомісячні платежі одного кредиту.

Кільцева діаграма — один із різновидів кругової діа­грами. Вона також відображає співвідношення між цілим і його частинами, але містить кілька змінних (цілих).

Діаграма з ділянками (або діаграма площ) подібна до гістограми із суміщеними стовпцями. її графік — це лінії, що з'єднують верхні точки стовпців гістограми з відповідним штрихуванням. При цьому верхній графік відображає суму значень усіх показників-змінних, а нижній — значення першої змінної.

Точкова діаграма широко використовується у статистиці. Вона відображає не тільки зміну показників, що відбулася за певний проміжок часу, а й міру відхилення їх від середнього значення. Інтервали часу тут можуть бути різними.

Інші діаграми зі списку вікна «Мастер диаграмм» використовуються рідко і тому тут не розглядаються.

Вибір даних для побудови діаграми (крок 2 із 4). Перехід до другого кроку роботи Майстра здійснюється че­рез команду Далее або після натиснення на клавішу <Enter>. При цьому відкривається діалогове вікно «Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграмм» із двома вкладками «Диапазон данных» і «Ряд»

Вкладка «Диапазон данных» забезпечує:

• введення або зміну діапазону даних, необхідних для побудови діаграми;

• вибір способу формування рядів діаграм: за рядками або за стовпцями виділеного діапазону;

• відображення сформованого зразка, перехід до чергового кроку або повернення до першого.

Діапазон даних, до якого можуть належати заголовки стовпців і рядків, вводять до поля «Диапазон» вручну або вибирають його початкову та кінцеву комірки у самій таблиці. Якщо діалогове вікно заслоняє таблицю, то його потрібно скоротити до розмірів поля «Диапазон», клацнувши мишею на кнопці мінімізації з червоною стрілкою. Адреси комірок діапазону — абсолютні (з ознакою $), що означає неможливість їх змінити при будь-якому переміщенні діаграми в межах робочого аркуша.

Вкладка «Ряд» реалізує режим формування рядів діаграми. У полях цієї вкладки задають:

• ім'я кожного ряду (змінної) та адреси його розміщення;

• діапазон значень кожної змінної (ряду);

діапазон розміщення категорій по осі X.

За умовчання кожному ряду спочатку присвоюється системне ім'я Ряд1, Ряд2 і т. д. Адреси всіх комірок і діапазонів — абсолютні. Розміри вікна можна звести до розмірів будь-якого з діапазонів за допомогою кнопок мінімізації. Імена всіх змінних діаграми відображаються в її легенді.

Після завершення всіх процедур кроку 2 треба клацнути мишею на кнопці «Далее» та перейти до кроку З роботи Майстра.

Установлення параметрів діаграми (крок 3 із 4). Цю процедуру виконують в однойменному вікні «Мастер диаграмм» із шістьма вкладками: «Заголовки», «Оси», «Линиисетки», «Легенда», «Подписи данных», «Таблица данных».

Вкладка «Заголовки» забезпечує ручне введення заголовків діаграми, заголовків осі X (категорій) та осі Yзначень).

Вкладка «Оси» визначає вмикання (вимикання) міток осей X, Y і заміну осі категорій віссю часу, тобто заміну міток вигляду «січень», «лютий», «березень» мітками вигляду «01.01.02», «01.02.02» і «01.03.02» відповідно.

За допомогою вкладки «Линии сетки» вмикають (вимикають) основні та проміжні лінії по осях X, Y і таким чином формують сітку діаграми.

Вкладка «Легенда» дає змогу вмикати (вимикати) легенду та змінювати її положення щодо діаграми.

Вкладка «Подписи данньїх» збільшує наочність діаграми: її параметри дозволяють (забороняють) відображати ключі (мітки) легенди і значення змінних або категорій діаграми над її стовпцями.

Вкладка «Таблицы данньїх» містить два перемикачі: «Таблица данньїх» та «Ключ легендьі». Перший дозволяє (забороняє) відображати таблицю виділеного діапазону да них знизу діаграми, а другий — відображати ключі легенди, тобто маркери змінних у цій таблиці.

Розміщення діаграм (крок 4 із 4). Діаграму можна розміщувати на одному з аркушів робочої книги або на власному аркуші книги. Вибір варіанта розміщення діаграми здійснюється в діалоговому вікні Майстра за допомогою двох перемикачів. Щоб розмістити діаграму на окремому робочому аркуші, досить увімкнути відповідний перемикач, а потім (за бажанням) замінити системне ім'я «Диаграмма1» ім'ям користувача, наприклад «Залежність Кредит = f(місяць)». Для розміщення діаграм як вбудованого графічного об'єкта на одному з аркушів робочої книги потрібно ввімкнути однойменний перемикач, а потім вибрати ім'я цього аркуша зі списку, що розкривається.

Р озміри будь-якої діаграми змінюють «буксируванням» її кадрових маркерів у відповідних напрямках. Розташування діаграм на екрані можна змінювати за допомогою кнопок-піктограм вирівнювання тексту, а також «буксируванням» її кадру.

Останнє діалогове вікно «Мастер диаграмм» закривається натисненням на клавішу <Enter> або клацанням мишею на кнопці «Готово».

3.5 Редагування діаграм

Використовуючи інструментальні засоби табличного процесора, можна поліпшити зовнішній вигляд діаграми, зробити її наочнішою та ефективнішою.

Форматування ділянок діаграм. У кожній діаграмі розрізняють ділянку діаграми й ділянку побудови діаграми.

Перша — де простір, обмежений зовнішньою рамкою діаграми, друга — простір між осями координат X та Y глив. Модифікація об'єктів указаних ділянок виконується окремо. Будь-яку з ділянок активізують подвійним клацанням мишею у якій-небудь u точці. Під час активізації ділянки діаграми на екрані з'являється вікно форматування «Формат области диаграммы» з трьома вкладками— «Вид», «Шрифт» і «Свойства»

Вкладка «Вид» дає змогу встановити колір, товщину та тип лінії рамки ділянки діаграми, а також колір і спосіб її заливання. Останній вибирає користувач у спеціальному вікні «Заливка», яке активізується параметром «Способы заливки». Вікно «Заливка» надає користувачеві можливість вибрати варіант градієнтності та тип штрихування цієї ділянки, її текстуру і візерунок, а також розмістити певний рисунок (малюнок) із певного файла магнітного диска.

Контекстне меню редагування діаграм. Це меню активізують клацанням правою клавішею миші, коли ділянку діаграми або ділянку її побудови виділено

Д о меню ділянки діаграми входять команда Формат области диаграммьі і чотири команди, які практично реалізують функції (кроки) Майстра діаграм. Наприклад, командою Тип диа-грамм на екран викликають однойменне вікно, аналогічне вікну «Мастер диаграмм: шаг 1 из 4». Змінюючи тип діаграми, можна досягти найефективнішого відображення даних на екрані.

Наступна тетрада також добре відомих команд (Вырезать, Копировать, Вставить, Очистить) поширюється на виділені об'єкти ділянок діаграми. Параметри «На передний план» і «На задний план» забезпечують висування ділян ки щодо таблиці даних.

Контекстне меню ділянки побудови діаграми має невелику кількість команд, однак його можливості щодо редагування приблизно такі самі, як і меню ділянки діаграми.

Інструментальна панель «Диаграммы. Ця панель активізується командою Вид—Панели инструментов—Диаграммы. її використання істотно прискорює процес формування та перетворення діаграм.

За допомогою відповідних піктограм панелі можна:

• вибрати зі списку будь-який елемент (легенду, ділянку, вісь X або Y, основи, стіни, таблицю даних, кути, лінії сітки і т. ін.);

• форматувати вибраний об'єкт діаграми;

• вибрати тип або вигляд діаграми;

• приховати, відобразити та змінити легенду;

• д одати (вилучити)таблицю даних;

• увімкнути режим «по рядках» або «по стовпцях»;

• змінити положення об'єктів осі категорій та осі значень на 45° за годинниковою стрілкою або у протилежному напрямку.

Отже, панель «Диаграммы» дає змогу форматувати всі об'єкти діаграми, у тому числі стінки (основи) об'ємних діаграм, лінії сітки, осі тощо.

Вибір і форматування об'єктів діаграми. Будь-який об'єкт діаграми, що підлягає форматуванню, потрібно заздалегідь виділити. Це потребує акуратності й точності, тому що багато об'єктів мають порівняно невеликі розміри і встановити точно покажчик миші на їх маркери не завжди вдається. Тоді доводиться виділення об'єкта по­вторювати.

Розрізняють об'єкти, що мають вигляд окремих (точкових) елементів даних, та об'єкти, яким відповідають послідовності (низки) даних. Форматування перших можна здійснювати окремо, других — одночасно.

Д ля виділення об'єкта типу послідовності (низки) даних досить клацнути мишею на будь-якому його місці, наприклад будь-де на стовпці, лінії графіка, секторі кругової діаграми тощо,клацанням правою клавішею миші активізують контекстне меню, але вже командою Формат рядов данных.

Послідовність форматування об'єктів залишається такою ж самою. Форматування осей діаграм. В Excel масштаб значень по осях X та Y, а також координати точки перетину осей (0,0) встановлюються автоматично.

У випадках, коли діаграма будується за даними, що мало розрізняються між собою, або за даними, які містять нульові значення, параметри форматування осей, що призначаються системою за умовчання, стають неприйнятними, і їх потрібно скорегувати. Для цього подвійним клацанням мишею на осі Y активізують контекстне меню форматування. Далі командою Формат оси викликають однойменне вікно з п'ятьма вкладками

Вкладка «Шкала» дає змогу встановити діапазон зміни значень даних і ціну по­ділки по осі Y. При цьому максимальне (мінімальне) значення має бути трохи більшим (меншим), ніж відповідне значення у вибраному діапазоні даних. В іншому випадку побудувати діаграму з нормальним відображенням даних неможливо.

Діалогове вікно «Формат оси» містить також інші вкладки, які дають змогу змінити товщину, колір і тип лінії, параметри шрифту, формати чисел й орієнтацію підписів вибраної осі.

Способи форматування осі Y можуть застосовуватися також до осі X.

Додання даних до діаграми. Включення в раніше створену діаграму додаткових даних здійснюється в Excel їх перетягуванням. Діапазон додаткових даних, виділяється, покажчик миші суміщається з нижнім краєм цього діапазону, після чого «буксирується» на діаграму. Доповнена новими даними діаграма потребує невеликого доопрацювання, пов'язаного з ідентифікацією нових змінних. Коли Excel не може однозначно визначити, як розмістити додаткові дані, слід активізувати діалогове вікно «Специальная вставка», де і виконуються необхідні уточнення. Включення додаткових даних можливе також за допомогою контекстного меню форматування. Послуговуючись командою Исходные данньїе, виділені додатково дані включають до діаграми, яка будується на окремому аркуші.

Додання підписів даних. З метою підвищення інформативності та наочності діаграм значення змінних доповнюють підписами. Для цього подвійним клацанням мишею на стовпці діаграми активізують діалогове вікно «Формат ряда данньїх», у якому і задають потрібні підписи.

Форматувати текст підписів значень можна у вікні «Формат подписей данньїх» із чотирма відомими опція-ми-вкладками. Це вікно активізується подвійним клацан­ням мишею на будь-якому з написів.

4 Індивідуальне завдання

Заповнити таблицю 5х5. Згідно варіанту вказаного викладачем вставити діаграму та внести в неї певні зміни

4.1 Виділивши дані побудувати діаграми

4.2 Вставити стовпці і рядки в існуючу таблицю

4.3 Створти графік і діаграму по заданим параметрам

4.4 Змінити розміщення діаграми

4.5 Додати дані до існуючої діаграми

4.6Змешити діаграму

4.7 Задати назву в вже існуючій гістограмі

4.8Задати назву рядів в вже існуючій діаграмі

4.9 Задати назву рядів в вже існуючій кольцевій діаграмі

4.10 Задати осі в графіку

4.11Задать область побудови діаграми

4.12 Задати назву в вже існуючому графіку

4.13 Задати осі в існуючій круговій діаграмі

4.14 Задати назву рядів в вже існуючій гістаграмі

4.15 Задати назву в вже існуючій пузирьковій діаграмі

4.16 Задати сітку в вже існуючій діаграмі

4.17 Збільшити вже існуючу діаграму

4.18 Задати назву рядів в вже існуючій лінійчатій діаграмі

4.19 Задати назву в вже існуючій лінійчатій діаграмі

4.20 Задати назву рядів в вже існуючій точечній діаграмі

4.21 Задати осі в існуючій лінійній діаграмі

4.22 Задати назву рядів в вже існуючій точечній діаграмі

4.23 Задати назву в вже існуючій круговій діаграмі

4.24 Задати назву в вже існуючій лепестковій діаграмі

4.25 Задати осі в існуючій діагамі

4.26 Задати підпис даних в вже існуючій діаграмі

4.27 Задати назву в вже існуючій точечній діаграмі

4.28 Задати назву рядів в вже існуючому графіку

4.29 Задати осі в існуючій точечній діаграмі

4.30 Задати осі в існуючій гістаграмі

5 Зміст звіту

5.1 Тема та мета

5.2 Індивідуальне завдання

5.3 Відповіді на контрольні питання

5.4 Висновок

6 Контрольні питання

6.1 Для чого автозаповнення комірок?

6.2 Найпоширеніші типи стандартних діаграм та їх різновиди?

6.3 Вставлення і видалення стовпців, рядків і комірок?

6.4 Вибір типу діаграми?

6.5 Вибір і форматування об'єктів діаграми?