Тема 3. Документація господарських операцій

Питання, яке виноситься на самостійне вивчення :

1. Документообіг, організація зберігання документів.

2. Уніфікація і стандартизація документів.

Література : Ф.Ф.Бутинець “ теорія бухгалтерського обліку” с. 240-249.

Методичні рекомендації:

Документообіг – це рух документів через всі стадії оперативного використання та бухгалтерської обробки від моменту їх складання або надходження на підприємство до передачі в архів.

Документообіг на кожному підприємстві розробляється головним бухгалтером, а за його відсутності – особою яка веде бухгалтерський облік на договірних засадах, а затверджується керівником підприємства і є обов’язковим для виконання всіма працівниками підприємства, які пов’язані з обліком. Завдання документообігу полягає в тому щоб прискорити рух документів.

Вивчаючи дане питання необхідно звернути увагу на порядок формування графіків документообігу, уніфікацію та стандартизацію документів .

Вивчивши дані питання студенти повинні :

Знати:

• Суть документообігу;

• Порядок формування графіку документообігу ;

• Порядок організації зберігання документів;

• Суть уніфікації та стандартизації документів.

Вміти:

- застосовувати теоретичні знання на практиці

Питання для самоконтролю:

Що таке документообіг ?

• Який порядок оформлення документообігу ?

• Які види архіву існують ?

• Які особливості уніфікації документів?

• Що являє собою стандартизація документів ?

Завдання для самостійної роботи:

Самостійне вивчення з розробкою конспекту.

Форми контролю самостійної роботи:

Поточний контроль: Перевірка конспекту.

Підсумковий контроль: Співбесіда по питаннях:

1. Які є архіву ?

2. Хто затверджує графік документообігу ?

3. Які особливості уніфікації та стандартизації документів ?

Уніфікація і стандартизація документів.

Велике значення у виконанні вимог господарського обліку має уніфікація і стандартизація документів.

Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних форм документів для оформлення однотипних господарських операційна підприємствах і в організаціях різних галузей і форм власності. Так, уніфіковано всі банківські і касові документи, бланки авансових звітів, товарно-транспортних накладних, лімітно-забірних карт, розрахунково-платіжних відомостей, та інших документів. Уніфікація документів забезпечує можливість зосереджувати в одному документі інформацію, потрібну для всіх видів обліку, полегшує її опрацювання на обчислювальних машинах, створює у мови для централізованого виготовлення бланків документів масовими тиражами, що здешевлює їх вартість.

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакового, найбільш раціонального розміру і форми з завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює її виготовлення.

Документообіг. Організація зберігання документів.

Документообіг – це рух документів через всі стадії оперативного використання та бухгалтерської обробки від моменту їх складання або надходження на підприємство до передачі в архів.

Документообіг на кожному підприємстві розробляється головним бухгалтером, а за його відсутності – особою яка веде бухгалтерський облік на договірних засадах, а затверджується керівником підприємства і є обов’язковим для виконання всіма працівниками підприємства, які пов’язані з обліком. Завдання документообігу полягає в тому щоб прискорити рух документів.

План документообігу повинен визначити порядок оформлення документів, надходження їх до бухгалтерії, опрацювання, використання для записів в облікові регістри та передачі до архіву. Для забезпечення рівномірного руху документів без затримання і накопичення на окремих місцях по кожному виду документів розробляють графік документообігу, в якому передбачається послідовність проходження документів, робота що виконується кожною ланкою, вказуються конкретні виконавці, відповідальні за дотримання встановленого порядку і строків оформлення та опрацювання документів.

Графік документообігу оформляється у вигляді схеми і вивішується в бухгалтерії на видному місці, а кожному виконавцю видається виписка з графіка, в якій наводиться перелік документів, що відноситься до функціональних обов’язків виконавця, строки їх подання і підрозділи підприємства в які передаються ці документи.

Первинні документи, що пройшли опрацювання, бухгалтерські звіти і баланси повинні зберігатися в господарстві протягом встановлених законом термінів, тому з часом може виникнути необхідність перевірки господарських операцій, правильності обліку. За даними документів можуть видавати довідки окремим особам. Для цього в кожному господарстві створюють архіви.

Архів повинен бути організований так, щоб було забезпечено збереження документів і можливість швидкого їх знаходження. Для цього первинні документи, облікові регістри комплектуються у пачки, підшиваються в окремі справи. На кожній справі вказується назва підприємства, вид документів, їх кількість, період до якого вони відносяться. Архіви розрізняють поточні і постійні.

Поточний архів організовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки облікові працівники вимушені часто звертатися до нього для одержана різних довідок. Для поточного архіву відводяться спеціальні шафи, що знаходяться в бухгалтерії, ключі від яких знаходяться в особи яка відповідає за збереження архіву.

Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному, , ізольованому приміщенні, призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітності, але й справ інших підрозділів і служб підприємства.

Документи з поточного архіву в постійний передаються після закінчення звітного року. Всі прийняті на зберігання справи реєструються в архівній книзі.