Тема 1. Інформаційні системи та їх роль в управлінні економікою

1. Призначення і роль інформаційних систем в економіці.

2. Класифікація автоматизованих інформаційних систем (АІС).

3. Організація АІС.

4. Основні принципи створення АІС.

5. Життєвий цикл АІС.

6. Автоматизовані робочі місця.

7. Основи роботи бухгалтерського програмного забезпечення на прикладі системи „1С:Предприятие”.

8. Внесення, редагування та організація інформації.

9. Відображення господарських операцій.

1. Призначення і роль інформаційних систем в економіці

Усі процеси життєдіяльності людського суспільства відбуваються за допомогою інформації, яка є формою зв’язку між об’єктом, що передає повідомлення, і тим, який його приймає.

У теорії автоматизованого оброблення інформації її, тобто інформацію, розглядають як сукупність знань, що є об’єктом нагромадження, реєстрації, передачі, збереження, обробки.

В економічному комплексі функціонують науково-технічна, економічна, правова, адміністративна та інші види інформації.

Економічна інформація - один з найбільш масових різновидів інформації, що відображає процеси виробництва, розподілу, обміну і споживання матеріальних благ і послуг. Економічна інформація - це економічні дані, які використовуються в управлінні. До економічної інформації належать відомості про склад трудових, матеріальних і грошових ресурсів і стан об’єкта у певний час.

Вона чисельно характеризує стан виробничо-господарської та фінансової діяльності об’єкта через систему натуральних і вартісних показників, циркулюючи у виробничій та невиробничій сферах, органах управління. За допомогою економічної інформації можна простежити взаємозв’язки між ланками економіки, напрями Її розвитку, налагодити ефективне управління ними.

Управління господарською діяльністю потребує такої інформації:

• прогнозування ринкових процесів;

• відхилення від планових показників для прийняття оперативних рішень;

• науково-технічну інформацію, яка містить нові наукові знання, інформацію про винаходи, технічні

новинки своєї фірми та фірми-конкурента.

Процес управління в будь-якій організації полягає в реалізації функцій, які взаємодіють між собою та формують єдиний процес, тобто ланцюг взаємозалежних дій. Кожному рівню управління необхідна інформація, яка здобувається і розповсюджується в процесі зв’язку, переміщується в організації з рівня на рівень.

Для забезпечення нормального функціонування будь-якого економічного об’єкта потрібно виконувати процеси управління окремими його елементами і об’єктом в цілому. У кожній системі управління виділяють керуючу і керовану підсистеми. Функціонування системи управління виконується через взаємодію цих двох підсистем між собою та з зовнішнім середовищем (рис. 1).

Керуюча підсистема, яка об’єднує в собі працівників апарату управління, отримує та обробляє інформацію про стан об’єкта управління і, володіючи інформацією про зовнішнє середовище (метою управління) та правилами прийняття рішень, визначає тенденції його розвитку, формує цілі діяльності, розробляє плани та контролює їх виконання.

Завдання керованої підсистеми (об’єкту управління) полягає у виконанні планів та рішень керуючої підсистеми. Крім того, на об’єкт управління у кожний момент часу впливає також зовнішнє середовище і попередній стан всієї системи.

Обидві компоненти системи управління пов’язані прямим П і зворотнім 3 зв’язками. Прямий зв’язок — це в основному потік директивної інформації, а зворотній - потік звітної інформації про виконання рішень.

Інформація про зовнішнє середовище (мета управління)

Рис. 1. Автоматизована інформаційна система економічного об’єкта

Тому: П₁, З₁ - пряма та зворотна інформація, яку не можна обробити з допомогою комп’ютера;

П₂¹, З₂¹ - пряма та зворотна інформація, яку можна обробити з допомогою комп’ютера (за даними досліджень її частка = 20%);

П₂²_, 3₂² - оброблена з допомогою АІС пряма та зворотна інформація, яка надходить до керованої чи керуючої інформаційних підсистем.

Взаємозв’язок інформаційних потоків (П і 3), засобів сприйняття, фіксування, передачі, перетворення, обробки та збереження даних, а також працівників, які виконують ці операції, складає автоматизовану інформаційну систему економічного об’єкта (АІС).

Загалом (автоматизованими) інформаційними системами називають організаційні системи, в яких переробка інформації відбувається за допомогою засобів обчислювальної техніки.

Зростання обсягів інформації у схемі управління економічним об’єктом, ускладнення її обробки призвело до масового впровадження на різних ділянках роботи комп’ютерної техніки. Однак не всю інформацію можна обробити за допомогою комп’ютера. Деяку інформацію надто складно структурувати та обробити.