4. Организация работы экспертной комиссии

4.1 Экспертная комиссия работает по плану, утвержденному руководством предприятия.

4 2 Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее засе­даниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год.

4.3 Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председате­лем и секретарем комиссии.

4.4 Заседания экспертной комиссии и принятые на них решения считаются правомочными, если в заседании приняли участие не менее половины чле­нов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Решение прини­мается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство предприятия.

Зав. архивом Личная подпись И.О.Фамилия

Приложение 12

Распоряжение

Распоряжения составляются и оформляются аналогично прика­зам.

Распоряжение должно иметь:

- наименование вида документа;

- дату;

- номер;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись.

Текст распоряжения состоит из двух частей:

- констатирующей;

- распорядительной.

В констатирующей части указывают основания издания рас­поряжения.

Распорядительная часть начинается со слов «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» прописными буквами, от левой границы текстового поля без абзаца и содержит данные:

- "кому" (исполнителю или структурному подразделению);

- "что сделать" (указывают конкретную работу);

- "до какого числа" (сроки ее окончания).

Последний пункт распоряжения является, как правило, кон­трольным, т. е. указывается должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением это­го распоряжения.

Распоряжения подписывают руководитель или заместители ру­ководителя предприятия.

Распоряжение может быть оформлено продольным или угловым расположением реквизитов.

Образец распоряжения с продольным расположением реквизитов

Наименование предприятия

РАСПОРЯЖЕНИЕ

00.00.0000 №_____

г. Тольятти

Заголовок к тексту

с «о» или «об»

Констатирующая часть

ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ):

1.

2.

3.

Руководитель предприятия

или подразделения Личная подпись И.О.Фамилия

С распоряжением ознакомлены:

Должность Личная подпись И.О.Фамилия Дата

Приложение 13

Протокол

Это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещани­ях, заседаниях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой стороны – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.

На предприятиях, в организациях составляются протоколы:

- заседаний совета директоров (учредителей);

- общих собраний трудовых коллективов, акционеров, кредито­ров и т. п.

Проведению совещания (собрания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение прошло эффективно, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включен­ным в повестку дня.

Протокол ведется во время заседания секретарем коллегиально­го органа или работниками, готовившими собрание. Секретарь конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов, выступле­ний, справок, проектов решений и других материалов. Проект протокола визируется сотрудниками или подразделе­ниями, выносившими вопрос на обсуждение. Протокол подписывается, как правило, председателем и секре­тарем собрания (заседания). В некоторых случаях требуются подписи всех участников заседания (совета директоров, прези­диума, правления).

Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги.

Протокол должен иметь:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дату;

- номер;

- указание места издания (Москва, г. Красноярск);

- заголовок к тексту;

- текст;

- подписи.

Датой протокола является дата проведения собрания.

Номер протокола — порядковый номер заседания коллегиаль­ного органа с начала календарного года (№ 1, № 2 и т. д.).

Заголовок протокола содержит название органа, проводящего заседание (научно-технический совет, совет кредиторов, общего собрания трудового коллектива) или протоколируемого мероприятия.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности: Председатель — фамилия и инициалы; Секретарь — фамилия и инициалы;

Присутствовали — фамилии и инициалы присутствующих со­трудников предприятия в алфавитном порядке, затем должно­сти и фамилии приглашенных.

Если присутствующих более 10, указывается их общее количество.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем?", например:

1. Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2005 г.

Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

После двоеточия, на следующей строке с абзаца, пишутся фа­милии и инициалы выступавших и через тире — краткое изло­жение текста выступления.

Если докладчик предоставил текст своего выступления, то по­сле, тире указывается: текст выступления прилагается.

Вопросы, задаваемые в ходе обсуждения, фиксируются в про­токоле вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лако­ничной форме.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, т. к. является наиболее важной его частью. Текст постановле­ния строится по образцу распорядительной части приказа. Содержание особого мнения, высказанного во время обсужде­ния, вносится в текст протокола после соответствующего ре­шения.

Протокол может быть оформлен продольным или угловым расположением реквизитов.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т. п., которые оформ­ляются как приложения.

Протоколы наряду с полной формой могут иметь сокращенную форму. В сокращенных протоколах после списка присутствующих (приглашенных) указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступлений. Название каждого доклада заканчивается принятым решением на заседании.

В протоколе краткой формы указываются только рассмотренные вопросы, фамилии участвовавших в обсуждениях и принятые решения.

В практике делопроизводства часто приходится оформлять выписки из протокола.

При оформлении выписки из протокола заголовочная часть оформляется аналогично протокола за исключением наименования документа. Наименование документа «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА». Из содержательной части протокола берутся только те элементы (рассматриваемые вопросы, принятые решения) по которым делается выписка.