Бюджетний комітет затверджує окремі бюджети

Як тільки основний бюджет буде погоджений, можна складати і затверджувати всі інші бюджети: продажів, виробництва, капіталовкладень і бюджети підрозділів. У багатьох випадках бюджет продажів і/або бюджет виробництва не перетерплять істотних змін (у залежності від того, який з цих бюджетів у даній ситуації буде важливішим), у той час як інші бюджети швидше за все доведеться істотно змінювати - кожен окремо і всі разом, узгоджуючи їх один з одним. Більшість бюджетів підрозділів є компромісними.

Звіт про відхилення складається регулярно

Для того щоб по можливості точніше виконувати складені бюджети, необхідно здійснювати їхній поточний контроль через потрібні проміжки часу. Які саме проміжки часу варто вважати "потрібними" залежить від конкретної ситуації і від того, наскільки вона невизначена: можливо, бюджет коштів потрібно перевіряти щотижня, бюджет продажів - щомісяця, а бюджет адміністративних витрат - щокварталу. Звіт про відхилення, що просто фіксує планові і фактичні доходи і/або витрати з указівкою будь-яких можливих відхилень, повинен заповнюватися при виникненні істотних відхилень, а саме коли розбіжності перевищує 10 %.

Визначення коригувальної дії

Найчастіше тільки очевидні відхилення і/або відхилення, потенційно тягнуть за собою проблеми, надаються менеджеру відповідного підрозділу, що визначає коригувальну дію, необхідну для виправлення ситуації. Наприклад, затримка платежів, простежування неоплачених боргів і т.д. - для поліпшення несприятливої ситуації, пов'язаної з рухом коштів.

Багато організацій зараз практикують "управління по методу виключення", коли тільки важливі розбіжності представляються менеджерам, хоча успіх такого управління серйозно залежить від гарного розуміння керівництвом і штатом компанії, особливо у відношенні того, що саме вважати "важливим".

Здійснення коригувального дії

Треба сподіватися, що коригувальна дія, що була визначена (відкласти одне, простежити інше), буде сприяти тому, щоб наступні планові і фактичні цифри будуть якщо не однаковими, то майже однаковими. Ті відхилення, які не можна виправити і які можуть надалі мати серйозний вплив на цей і інші бюджети, варто переадресувати на більш високі рівні управління, щоб там можна було прийняти рішення і внести виправлення.

Опис та моделювання бізнес-процесу «Управляти персоналом»

9.1. Структурні елементи, опис та моделювання бізнес-процесу «Управляти персоналом»

Основним складовими бізнес-процесу «Управляти персоналом» згідно вимог стандарту ІСО-9001:2008 є:

• визначити рівень необхідної компетентності персоналу;

• забезпечити підготовку персоналу, робота якого впливає на якість продукції.

Підготовка персоналу, як складова ресурсного забезпечення системи управління містить сукупність управлінських дій, що спрямовані на забезпечення розвитку мотивації персоналу, його залучення до процесів управління, підтримку ініціативи з підвищення результативності та ефективності діяльності організації. У процедурах з підготовки та розвитку персоналу доцільно передбачити:

• планування і забезпечення безперервної підготовки та розвитку кар'єри;

• визначення відповідальності і повноважень персоналу;

• розробки особистих і колективних цілей, менеджменту процесу поліпшення та оцінювання результатів;

• залучення працівників до формулювання цілей і прийняття рішень;

• визнання та винагорода;

• сприяння відкритому, двосторонньому обміну інформацією;

• постійного аналізу потреб своїх працівників;

• створення умов, що заохочують нововведення;

• забезпечення ефективної колективної роботи;

• інформування персоналу про ідеї та інновації;

• вимірювання задоволеності працівників, дослідження причин приходу працівників в організацію та причин їх звільнення.

Складова процесу «Забезпечити підготовку та необхідний рівень компетентності персоналу» може передбачати атестацію персоналу та дії щодо його внутрішньої ротації (переміщення), звільнення, набір (рекрутинг) та підготовку персоналу,

Процес «Управляти персоналом» можна уявити як сукупність під-процесів (організаційно-управлінських дій):

1. Визначити необхідний рівень компетенції персоналу.

2. Провести відбір і залучення нового персоналу.

3. Повести атестацію, ротацію і звільнення персоналу.

4. Провести навчання персоналу;

5. Забезпечити моніторинг розвитку і задоволеності персоналу.

Процедура «Провести відбір і залучення нового персоналу» передбачає 8 кроків:

• ідентифікуйте потребу щодо прийняття на роботу нового працівника;

• проведіть аналіз вимог до претендента на робоче місце;

• сформулюйте критерії для відбору потрібного працівника;

• сформулюйте структуру оплати праці та мотиваційного пакету майбутнього працівника;

• забезпечте рекламу вакантного робочого місця;

• забезпечте відбір необхідного працівника;

• забезпечте введення і адаптацію працівника на робочому місці;

• проведіть оцінку і контроль процесу відбору персоналу.

Процедура «Провести навчання персоналу» передбачає (Рис.9.1.):

• ідентифікацію цілей проведення навчання і підготовки;

• розробку і затвердження програм і методів проведення навчання і підготовки;

• ідентифікацію необхідних ресурсів і необхідної внутрішньої підтримки;

• ідентифікацію методів оценювання підвищення компетентності працівників;

• ідентифікацію методів вимірювання ефективності і впливу на організацію.