З адание 4.2.

Для того чтобы при редактировании отчета выделить место для новых элементов управления:

1. Нажмите на кнопку "Закрыть" панели инструментов предварительного просмотра, чтобы перейти в режим конструктора отчета.

2. В этом отчете повторяются значения полей "КодПоставщика" и "Название", поскольку поле "КодПоставшика" является полем подстановки. Выделите метку "Название" в разделе верхнего колонтитула, затем нажмите клавишу <Shift> и щелкните левой кнопкой мыши на поле "Название" в разделе "Область данных". Для удаления поля и надписи из отчета нажмите клавишу <Delete>. (Пока что не волнуйтесь о выравнивании полей и меток.)

3. Этот отчет будет полезней, если добавить сумму и количество товаров. Для размещения одной или двух дополнительных колонок необходимо уменьшить ширину полей. "КодТипа" занимает целую колонку, но это значение можно вывести в примечании или в заголовке, не занимая колонку. Выделите и удалите метку "КодТипа" из верхнего колонтитула и текстовое окно "КодТипа" из раздела заголовка группы "Код-Типа". В этом отчете вы перенесете "КодТипа" в раздел примечаний, так что переместите панель раздела "Область данных" вверх, чтобы занять место заголовка группы "КодТипа".

4. Необходимо переместить влево как одну группу все надписи верхнего колонтитула, текстовые окна в области данных, текстовые окна итоговых значений в разделах примечаний группы "КодТипа" и отчета. Щелкните по метке "КодТовара", чтобы выделить ее, а затем нажмите и держите клавишу <Shift>. Выделите оставшиеся надписи верхнего колонтитула, каждое из текстовых полей области данных, три текстовых поля сумм в разделе примечаний группы "КодТипа" и текстовое поле общего итога в разделе примечаний отчета, затем отпустите клавишу <Shift>. (Для того чтобы выделить все надписи и поля, вам придется перемещать отчет в окне влево, вправо, вверх и вниз с помощью полос прокрутки.)

5. Наведите указатель мыши на метку "КодТовара" таким образом, чтобы форма указателя изменилась на кисть руки. Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши и перенесите выбранные поля к левому краю отчета.

6. Вы сможете легче редактировать и позиционировать надписи, если они будут выровнены по левому краю. Щелкните на незаполненном фрагменте отчета, чтобы отменить выделение группы, выделите все надписи верхнего колонтитула и нажмите на кнопку "По левому краю" на панели инструментов. Сделайте то же самое с меткой общего итога в разделе примечаний отчета.

7. Отредактируйте надписи "КодТовара" и "НаСкладе", с тем чтобы они лучше читались: "Код товара" и "На складе". Выделите все надписи в верхнем колонтитуле и выберите команду "Формат, Размер, По размеру данных" (Format, Size, to Fit). Измените ширину текстовых окон "КодТовара", "КодПоставщика" и "НаСкладе" в разделе "Область данных" таким образом, чтобы она соответствовала ширине меток в верхнем колонтитуле. Переместите надписи, чтобы освободить больше места в правой части отчета.

8. По умолчанию Мастер отчетов добавляет в раздел примечаний группы "КодТипа" вычисляемое поле, в котором выводится имя поля группировки ("КодТипа") и значение, которое помогает идентифицировать итоговые поля раздела примечаний группы. Например, для значения поля "КодТипа", равного 1, в вычисляемом поле выводится следующее: "Summary for 'КодТипа = 1' (12 detail records)”. Для данного отчета требуется более подробное описание типа товара — больше, чем просто код типа. Удалите вычисляемое поле; вы замените его на следующем этапе.

9. Теперь нужно добавить связанное текстовое окно для идентификации промежуточного итога в разделе примечаний группы. Нажмите кнопку "Список полей" на панели инструментов. Выделите "КодТипа" из списка в диалоговом окне "Список полей".

10. Щелкните мышью и переместите выделенное поля к левому краю раздела примечаний "КодТипа". Поскольку поле "КодТипа" является полем подстановки, оно выводится в виде кнопки раскрывающегося списка справа от поля. При печати или при выводе в режиме предварительного просмотра в этом поле вместо числового кода выводится название категории товара.

11. Выделите метку поля "КодТипа", которое вы только что добавили, и воспользуйтесь раскрывающимися списками "Шрифт" и "Размер шрифта" на панели инструментов "Форматирование", чтобы установить шрифт надписи как Arial Суг размером 8 пунктов. Затем выделите текстовое окно "КодТипа", нажмите кнопку "Полужирный" на панели инструментов и сделайте шрифт в текстовом окне "КодТипа" полужирным Arial Суг размером 8 пунктов.

12. Переместите два вычисляемых поля в разделе нижнего колонтитула таким образом, чтобы они располагались в одном делении сетки от верха нижнего колонтитула. Переместите нижний колонтитул вверх, с тем чтобы уменьшить высоту нижнего колонтитула.

13. В этом отчете поле "Avg" не нужно; удалите его и его метку, затем заново расположите оставшиеся поля и надписи. Выделите и переместите текстовое окно =Sum( [Сумма] )/[ИтогоСумма] из его положения под текстовым окном =Sum( [НаСкладе] ) в положение в верхней части раздела примечаний группы "КодТипа", около правого края страницы. Переместите поле =Sum( [НаСкладе] ) в положение над текстовым окном "КодТипа" в середине страницы.

14. Нажмите кнопку "Сохранить" на панели инструментов, для того чтобы сохранить отчет.

Для того чтобы проверить, насколько успешно продвигается разработка отчета, можно регулярно нажимать на кнопку панели инструментов "Предварительный просмотр".

Использование статистической функции DLookUp ()

Как вы могли заметить в предыдущей части этой главы, поле подстановки таблицы размещается в отчете как комбинированный список с ограниченным набором функций. Нельзя воспользоваться этим списком для выбора значений, но он позволяет вывести найденное значение из другой таблицы вместо значения поля. Например, если вы помещаете в отчет поле "КодТипа" (как делалось в предыдущем примере), то Access выводит в отчете название категории, а не код типа, поскольку полю "КодТипа" в таблице "Товары" присвоено свойство поля подстановки. Когда вы помещаете поле "КодТипа" в отчет Access автоматически создает элемент управления — комбинированный список со свойствами, необходимыми для подстановки вместо значения поля "КодТипа" соответствующего значения поля "Категория" из таблицы "Типы".

Не все таблицы, которые используются в отчете, будут содержать поля подстановки, совершенно не обязательно создавать поля подстановки для всех полей с численными кодами (например, "КодТипа" и "КодПостав-щика"). Если вы хотите вывести найденное значение для поля, которое не является полем подстановки, то можно воспользоваться статистической функцией DlookUp(), чтобы найти значения из другой таблицы, соответствующие значению в одном из полей отчета. Например, если вы хотите выводить в разделе примечаний отчета "Товары на складе по типам" и код типа, и название категории, то можно воспользоваться функцией DLookUp() для вывода текста из поля "Категория" таблицы "Типы" и связанным текстовым полем для вывода номера из поля "КодТипа" таблицы "Товары".