1.1.3. Функции и режимы Microsoft Access

Access, в отличие от текстовых процессоров (например. Word для Windows) или программ управления электронными таблицами (таких, как Excel), является действительно многофункциональным приложением, в котором поддерживается несколько разнородных функций и различные режимы работы.

Основные функции Access

Приложение, которое можно классифицировать как полную, функционально законченную систему управления базами данных (СУБД), должно осуществлять следующие основные функции (каждая функция должна обеспечивать свое представление данных для пользователя):

• Организация данных. Эта функция включает в себя создание таблиц данных и управление ими. В Access это режим таблицы.

• Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным. Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну временную таблицу. В Access существуют запросы для связывания таблиц и выборки из связанных таблиц данных, удовлетворяющих определенным условиям. Возможность связывания таблиц по совпадающим значениям полей является главной отличительной чертой систем управления реляционными базами данных (СУРБД). Объекты доступа к данным позволяют создавать программы, обеспечивающие доступ и обработку данных в базах данных, управление базами данных и их объектами, а также изменение структуры баз данных. Access использует для вычисления различных значений выражения. Результаты вычисления выражений могут быть представлены для пользователя так, как если бы они хранились в одной из таблиц.

• Добавление и изменение данных. Эта функция СУБД требует разработки и реализации представления данных, отличного от табличного представления. В Access для добавления и изменения данных в таблицах используются формы. Формы позволяют разработчикам приложений самим контролировать представление данных. Для большинства пользователей использование форм для ввода и редактирования данных оказывается намного более простым, чем использование для выполнения аналогичных операций табличного представления.

• Презентация данных. СУБД должна позволять создавать различные отчеты на основе данных, хранящихся в таблицах. Для обеспечения наглядности данных отчета Access позволяет добавлять в отчет рисунки и диаграммы.

В Access реализованы также дополнительные функции :

• Макросредства. Использование макрокоманд позволяет автоматизировать повторяющиеся операции. Чтобы создать макрос, нужно просто выбрать последовательность макрокоманд, в том порядке, в котором они должны быть выполнены. Например, можно создать макрос. который открывает отчет, печатает данные, а затем закрывает его.

• Модули. Модули могут содержать процедуры или функции, написанные на Access Basic (диалект языка Visual Basic). Эти процедуры и функции можно использовать для сложных вычислений, которые нельзя произвести при помощи выражений. Чаще всего модули на языке Access Basic создаются в том случае, когда поставленную задачу нельзя легко решить при помощи макросов. Чтобы запустить процедуру, написанную на языке Access Basic, нужно вызвать ее с помощью макрокоманды ЗапускПрограммы (RunCode) или связать запуск процедуры с каким-либо событием (например, с нажатием на определенную кнопку в форме).

• Защита базы данных. Средства защиты базы данных могут быть вызваны только через команды меню. Эти средства позволяют организовать работу приложения баз данных для использования в сети и предотвратить несанкционированный доступ к базам данных, расположенным в сети. Имеется возможность создавать рабочие группы пользователей и присваивать права доступа к данным как отдельному пользователю, так и группе в целом.

• Средства печати. Средства печати Access позволяют распечатать практически все, что можно увидеть в окнах объектов. Единственным исключением являются макросы, для распечатки которых необходима надстройка Печать описания макроса.

Термины открыть и закрыть в Access имеют то же основное значение, что и в других приложениях Windows, но обычно при выполнении этих операций выполняется более одного действия:

• Открытие базы данных делает ее объекты доступными для Access . В каждой запущенной копии Access может быть открыта только одна база данных. Для эмуляции открытия нескольких баз данных можно использовать связывание с таблицами другой базы данных.

• Открытие таблицы выводит ее содержимое в режиме таблицы.

• Открытие запроса вызывает открытие всех таблиц включенных в запрос, но их содержимое не отображается на экране. Результат изменяемого запроса можно отредактировать.

• Открытие формы или отчета влечет автоматическое открытие таблицы или запроса, с которым они связаны. Обычно формы и отчеты связываются с запросами, но запрос может включать в себя и одну таблицу.

• При закрытии запроса, закрываются все включенные в него таблицы.

• При закрытии формы или отчета закрывается связанный с ними запрос, а это, в свою очередь, вызывает закрытие всех таблиц, включенных в запрос.

Основные режимы Access

Access имеет три основных режима работы:

• Режим запуска. Этот режим позволяет осуществлять сжатие, преобразование, шифрование/дешифрование и некоторые другие операции без открытия базы данных. Для запуска этих операций нужно выбрать соответствующую команду в меню "Сервис" (Tools). Эти команды доступны только в том случае, если в Access не открыта какая-либо база данных.

• Режим конструктора. В этом режиме можно создавать и модифицировать структуру таблиц и запросов, разрабатывать формы для добавления и изменения данных, а также производить форматирование отчетов перед печатью.

• Режим выполнения. В режиме выполнения в главном окне Access выводятся окна объектов базы данных. Чаще всего конечные пользователи приложений Access работают именно в этом режиме. Макрокоманды можно вызывать только в режиме выполнения. Однако это не относится к модулям на языке Visual Basic, поскольку процедуру или функцию можно запустить, только связав их с каким-либо событием (например, нажатием кнопки в форме) или при помощи макроса. Режим выполнения для таблиц и запросов имеет специальное название — "Режим таблицы". Для форм этот режим называется "Режим формы", а для отчетов — "Предварительный просмотр".

Выбрать режим Access можно с помощью кнопок в окне базы данных при открытии объекта базы данных, кнопок панелей инструментов или команд меню "Вид" (View).

Чтобы изменить параметры, используемые Access по умолчанию при выводе на экран или принтер таблиц, запросов, отчетов или форм, выберите команду "Сервис, Параметры" (Tools, Options) и установите нужные параметры.

Использование файлов баз данных и таблиц

Файл базы данных Access (файл с расширением .mdb) имеет структуру, похожую на ту, которая используется в базах данных клиент-сервер. Но файл базы данных Access может содержать формы, отчеты, макросы и даже модули процедур на языке Visual Basic. При этом от пользователя не требуется знания сложной структуры файла базы данных. Все операции с файлом базы данных (например, добавлением таблицы или отчета) Access производит без вмешательства пользователя.

Файл рабочей группы. При запуске Access считывает файл SYSTEM. MDW, содержащий сведения о пользователях, входящих в рабочую группу. Файл рабочей группы содержит следующую информацию:

• Имена учетных записей пользователей и рабочих групп

• Пароли пользователей и идентификатор (код) пользователя, работающего с Access

• Настройки пользователя, указанные в диалоговом окне "Параметры"

• Информацию о пользовательских панелях инструментов