9.2 Мемориально-ордерная форма учета

Сущность этой формы учета:

1)По каждому определенному документу, в котором отражена нечасто повторяющаяся операция, составляется бухгалтерская проводка с указанием корреспонденции счетов. По часто повторяющимся операциям делаются записи в накопительные ведомости и на основании их периодических итогов составляется проводка.

2)Проводки заносятся в журнал регистрации проводок

3)По проводкам делаются записи на синтетических счетах и в Главной книге

4)На основании документов, приложенных к мемориальным ордерам, делается разноска в регистрах аналитического учета

5)По данным Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам. По данным регистров аналитических счетов составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам.

6)Общая сумма журнала регистрации мемориальных ордеров должна равняться общей сумме оборотов за месяц в оборотной ведомости по синтетическим счетам.

7)Оборотные ведомости по аналитическим счетам должны иметь одинаковые суммы оборотов и сальдо с одноименными аналитических счетов.

8)Данные отдельных накопительных ведомостей сличаются с одноименными оборотными ведомостями по аналитическим счетам, а также с суммами оборотов отдельных синтетических счетов в оборотном балансе

9)По данным оборотного баланса и регистрам составляется отчетность.

Эта форма учета проста, наглядна, удобна для применения на предприятиях различных масштабов. Характерные черты этой формы:

1) оформление бухгалтерских проводок мемориальными ордерами

2)разделение синтетического учета на хронологический, т.е регистрационный журнал, и синтетический, т.е. Главная книга.

3) версия аналитического учета на карточках

К недостаткам формы относятся разрозненность хронологической и систематической записей, а также синтетического и аналитического учета, что вызывает многократность записей одной и той же операции в различных реестрах. Упрощенным вариантом мемориально-ордерной формой учета можно считать форму «Журнал-Главная». Она может применяться только на небольших предприятиях с ограниченным числом хозяйственных операций и применяемых счетов. Журнал-Главная представляет собой комбинированный реестр как для хронологической, так и для систематической регистрации хозяйственных операций и заменяет регистрационный журнал операций.

Записи в реестре Журнал-Главная могут производится то ли по каждому документу, то ли на основании накопительных ведомостей или мемориальных ордеров, если их количество значительно.

В конце месяца подсчитываются итоги оборотов по всем счетам, по дебету и кредиту и выводится конечное сальдо. Поверку правильности двойной записи на счетах осуществляют путем суммирования дебетовых и кредитовых оборотов по всем счетам и сравнения этих итогов между собой. Они должны быть равны. Аналогично контролируются равенство дебетовых и кредитовых сальдо по всем счетам, которые переносятся в баланс. Эта форма имеет те же недостатки, что и мемориально-ордерная форма учета.

9.3 Журнально-ордерная форма учета

При журнально-ордерной форме учета все операции отражаются путем накопительных записей. Основными регистрами являются журналы-ордера. Построение журналов-ордеров основано на сочетании хронологических и систематических записей. Журналы-ордера ведутся по кредиту счетов, т.е. по кредитовому признаку. В журналах-ордерах отражаются все операции, которые относятся к кредиту данного счета в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов. Записи в журналах-ордерах производятся непосредственно с документов или из группировочных таблиц и ведомостей, если число записей велико. Журналы-ордера построены по такому признаку, что запись в них делается по кредиту соответствующего счета и одновременно эта же сумма оказывается в дебете корреспондирующего счета, т.е.запись производится однократно в один рабочий прием по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. Т.образом, все кредитовые обороты по синтетическому счету собираются в одном журнале-ордере. Дебетовые обороты по каждому счету отражаются во всех тех журналах-ордерах, где производятся записи, показывающие корреспонденцию с дебетом данного счета. В конце месяца по журналам-ордерам подводятся итоги записей однородных операций. Никакие специальные регистры для оформления проводок типа мемориальных ордеров не открываются. Сами журналы заменяют эти регистры.

В соответствующих графах журналов-ордеров заранее отпечатана типовая корреспонденция счетов. Это уменьшает возможность ошибок. Все журналы-ордера делятся на 2 вида:

1)Журналы-ордера, которые ведут по кредиту только одного счета, например :касса, расчетный счет.

2)Журналы-ордера, которые ведутся по группе счетов, т.е. журнал-ордер по кредиту разных счетов. Особенностью некоторых журналов-ордеров является наличие в них еще и ведомостей , в которых отражаются записи по дебету данного счета в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов. Например, касса—товары—расчеты с поставщиками. Отдельные журналы-ордера, например, расчеты с подотчетными лицами , расчеты с поставщиками сочетают не только хронологические и систематические записи, но и синтетический и аналитический учет, с помощью линейно-позиционного способа записи. Для проверки общего итога журнала-ордера подсчитывают суммарные данные непосредственно с документов, отраженных в журнале-ордере. Полученную сумму по документам сверяют с указанной в журнале-ордере. Итоговые данные каждого журнала-ордера за месяц, сгруппированные по корреспондирующим счетам, переносятся в Главную Книгу. При этом кредитовые обороты переносятся одной записью из соответствующих журналов-ордеров, а дебетовые—путем выборки из разных журналов. Т.образом, в Главной книге сосредотачиваются как кредитовые, так и дебетовые обороты по каждому синтетическому счету. После сверки итогов и выведения сальдо по синтетическим счетам непосредственно на основе Главной книги составляется баланс. Преимущества журн.-ордерной формы учета заключаются в следующем:

Совмещение составления бухгалтерских проводок с учетной регистрацией однородных операций в журналах.

Совмещение синтетического и аналитического учета.

Сокращение записей в главной книге, т.к. в ней производятся итоговые записи за месяц по всем журналам-ордерам по кредиту.

Отсутствие журнала-регистрации.

Нет необходимости в составлении оборотного баланса.

Повышение ответственности счетных работников за своевременное заполнение журналов-ордеров повлекло улучшение документооборота и своевременное поступление документации, что улучшило контроль за сохранностью собственности и создало порядок в учете и отчетности.

Максимальное использование шахматной формы и линейно-позиционного способа записей.

В Республике Беларусь применяются 4 варианта журнально-ордерной формы учета:

Полная форма, включающая 16 типовых ж/о, предназначенных для использования на крупных промышленных предприятиях.

Сокращенная, состоит из 8 типовых ж/о. Предназначена для средних предприятий промышленности.

Сокращенная, состоит из 10 типовых ж/о, предназначена для торговых предприятий.

Сокращенная, состоит из 5 типовых ж/о, предназначена для торговли и маленьких предприятий.