Формы документов

При проектировании эскиза документа используются следующие формы:

• документ линейной формы (рисунок В8);

• документ табличной (матричной) формы (рисунок В9);

• документ смешанной формы (рисунок В10);

• документ произвольной формы (рисунок В11).

«*» обозначены поля, значения которых выбираются из списка.

	Название документа ************
	Показатель 1
	Показатель 2			(*)
	...
	Показатель n			(*)

Рисунок В8 – Структура документа линейной формы

		Название документа ************
	Показатель 1	Показатели 2  n
		Показатель 2	Показатель 3		…	Показатель n

Рисунок В9 – Структура документа табличной (матричной) формы

		Название документа ************
	Показатель 1
	Показатель 2							(*)
	Показатель 3
	Показатель 4	Показатели 2  n
		Показатель 5		Показатель 6			…		Показатель n

Рисунок В10 – Структура документа смешанной формы

Название документа ************

Показатель 1

Показатель 2



(*)

Показатель 3



(*)

Показатель 4

Показатель 5

Показатель 6



(*)

Показатель 7

Показатель 8

Показатели 9-11

Показ. 9

Показ. 10

Показ. 11

Рисунок В11 – Структура документа произвольной формы.

Общие особенности проектирования структуры входных документов

1. Возможности экрана компьютера ограничены его физическими размерами (особенно это касается ширины). Поэтому те документы, которые в рамки экрана не помещаются, желательно видоизменить таким образом, чтобы учесть ограничения экранного размещения. Это может потребовать разделения одного бумажного документа на два или более его экранных эквивалента. Если документ имеет большой вертикальный формат, то режим его заполнения и редактирования будет постраничным. Небольшое увеличение числа входных документов, имеющих простую структуру, упростит процедуру его обработки. Пренебрежение этим замечанием и использование документов, превышающих размеры экрана по горизонтали, вызовет неудобства технического характера и увеличение времени внесения данных.

Исключение составляют документы, являющиеся государственным или отраслевым стандартом. Нельзя изменять их структуру и делить на несколько автономных документов. Документами, структуры которых не подлежат изменению, являются, в частности, те, которые включены в Общероссийский классификатор управленческих документов (ОКУД).

2. Не следует бояться вносить изменения в структуру уже существующего документа (за исключением случаев, указанных выше), если она имеет локальный характер, т.е. стандартизирована только в пределах предприятия. Однако целесообразность данной процедуры должна быть аргументирована.

3. Документ, формируемый в пределах экрана, должен удовлетворять следующим требованиям:

• наглядность, т.е. хороший обзор;

• минимальный объем сопроводительной и справочной информации, обусловленной только особенностями заполнения документа или общей технологией решения задачи;

• простота заполнения;

• возможность редактирования;

• наличие контекстных подсказок для ввода либо отдельных показателей, либо всех показателей без исключения;

• появление подсказок либо автоматическое при заполнении поля показателя, либо при наличии ошибки в процессе заполнения поля показателя;

• возможность управления процессом ввода значений показателей (свободное перемещение между полями документа с учетом возможности возврата на ранее заполненные поля при необходимости их редактирования, экранная прокрутка длинных документов);

• использование эргономических особенностей работы с документом в цветовом решении (выделение информационной части документа, зоны подсказок и зоны меню (подменю);

• использование стандартных элементов, например, календаря, калькулятора и др.;

• автоматическое проставление текущего времени и даты и т.д.

4. Необходимо привести документ к простейшим формам (линейной или табличной). Почти каждый документ любой сложной первоначальной формы можно трансформировать в простые формы. При этом содержательная часть документа сохранится, а процедура обработки значительно упростится. Преобразование документов к типовым формам называется унификацией. Требование к унификации преследует цель максимального сокращения затрат на сбор, передачу и обработку информации, не посягая при этом на ее полноту и достоверность.

5. Можно проектировать новые документы, не участвующие ранее в документообороте. Однако не следует увлекаться этой процедурой и создавать безграничное количество новых документов. Появление новых форм должно быть оправдано только производственной необходимостью. Здесь следует руководствоваться принципом разумной достаточности.

6. Показатели документа, заносимые в поле при использовании каких-либо классификаторов или справочников, необходимо помечать, например, таким символом, как «*», или при проектировании эскиза документа в полях для таких показателей предусмотреть зону для размещения специального символа, например, «» («стрелка вниз»).

7. Следует избегать дублирования информации. Исключение могут составить случаи, когда дублирование предусмотрено технологией решения или какими-либо другими причинами, связанными с размещением и использованием данных (например, затраты на хранение дублированной информации значительно ниже затрат на ее передачу).

8. Нецелесообразно включать в документ дополнительную (сопроводительную или справочную) информацию, если она в алгоритме не используется. Если же подобного рода информация необходима по ходу решения, следует проверить, не вносилась ли она уже в ранее обрабатываемые документы и, поэтому уже может быть сохранена в памяти компьютера. В противном случае документ будет загроможден информацией, не имеющей ценности, что приведет к увеличению времени обработки документа и «засорению» памяти.

9. Необходимо соблюдать принципы логичности построения документа, т.е. «старшие» по смыслу показатели должны предшествовать «младшим», например, название факультета  название специальности  номер группы  ФИО студента.

10. Целесообразно соблюдать принцип согласования последовательности размещения показателей в экранной форме документа со структурами размещения информации из документа в электронном виде (т.е. в БД).

11. Для ускорения процесса заполнения отдельных видов входных документов полезно использовать шаблоны. Шаблоном называется документ, структура которого соответствует заданному образцу. В нем присутствует постоянная текстовая или цифровая информация. При заполнении документа по шаблону последний вызывается на экран и в него вносятся только переменные показатели (примером документа такого рода является договор на поставку продукции). К переменным показателям относятся: Ф.И.О. покупателя, сумма сделки, срок поставки, форма поставки, юридический адрес покупателя. Если технология решения задачи помимо формирования БД предусматривает хранение собственно заполненного документа, то на основании одного шаблона можно создать любое количество реальных документов и сохранять их в соответствующих папках.

13. Количество позиций поля для ввода значений показателей должно быть соизмеримо с названием показателя. Особенно это касается табличных форм.

14. Процесс заполнения информационной части документа должен сопровождаться процедурами контроля, к которым относятся, например, следующие:

• контроль разрядности;

• контроль интервала значений;

• контроль соответствия содержанию классификатора или справочника;

• контроль превышения лимита;

• контроль соответствия значениям смежных показателей, вводимых в этом же документе или уже внесенных в БД посредством предшествующих документов.

15. Необходимо учитывать различное цветовое оформление для названий показателей и полей для ввода их значений, а также состояние поля ввода (пассивное, когда поле пустое, и активное, когда в поле уже введено значение показателя).

Особенности проектирования табличных документов

При проектировании режимов заполнения табличных документов целесообразно придерживаться следующих правил:

• символьные переменные «прижимать» к левому краю;

• цифровую информацию «прижимать» к правому краю;

• для цифровой информации задавать маску ввода.

Современные средства компьютерной обработки позволяют центрировать информацию в графах документа. Однако работа с таким документом не очень удобна и быстро утомляет, поскольку требует постоянной сосредоточенности при анализе вводимой информации. Напротив, следование приведенным правилам унифицирует процедуру заполнения документа и упрощает его обработку (таблицы В2 и В3).

Таблица В2 – Пример таблицы, составленной некорректно.

Табельный номер	Фамилия	Имя	Отчество	Коэффициент трудового участия
123	Оловянников	Олег	Иванович	1,5
167	Корабельников	Аркадий	Пантелеймонович	1,5
208	Соколов	Сергей	Поликарпович	1,9

Таблица В3– Пример таблицы, составленной некорректно.

Таб. №	Фамилия	Имя	Отчество	КТУ*)
123	Оловянников	Олег	Иванович	1,5
167	Корабельников	Аркадий	Пантелеймонович	1,5
208	Соколов	Сергей	Поликарпович	1,9

^{*) КТУ – коэффициент трудового участия}

Отсутствие маски ввода с учетом разделителя для числовых значений в десятичной форме может привести к записи в БД неверных значений. Кроме того, усложняется процедура контроля вводимых значений и уменьшается их достоверность. Напротив, наличие маски ввода упрощает как сам процесс заполнения поля, так и процедуру последующего контроля. Пример приведен на рисунке В12.

Таблица, составленная некорректно:				Таблица, составленная корректно:
Название товара	Кол-во (кг)	Стоимость (руб.) (маска ввода отсутствует)		Название товара	Кол-во (кг)	Стоимость (руб.) (маска ввода присутствует  ХХХХХ.ХХ)
Шоколад	134	30150		Шоколад	134	30150,00
Халва	9	1800,45		Халва	9	1800,45
Мармелад	34	1217,2		Мармелад	34	1217,20
Пастила	8	240		Пастила	8	240,00
Конфеты	198	32456,5		Конфеты	198	32456,50

Рисунок В12 – Примеры ввода информации при отсутствии и присутствии маски ввода

Использование процедур сканирования для входных документов

Процедуры сканирования для входных документов наиболее целесообразно использовать в двух случаях.

1. Когда необходимо сохранить образ самого документа без последующего распознавания.

2. Когда в качестве документа используется линейный документ типа «Анкета». В этом случае поля для ввода значений показателей должны быть разбиты посимвольно, а сами текстовые значения для удобства последующего распознавания  вноситься печатными буквами. Подобная практика для такого рода документов считается общепринятой, поскольку с рукописными текстами могут возникнуть проблемы в процессе распознавания. Пример документа представлен на рисунке В13.

Название документа ************

Показатель 1

Показатель 2

...

Показатель n

Рисунок В13 – Пример документа линейной структуры для сканирования

Описание входного документа

Название входного документа________________________________

Периодичность заполнения
Максимальное количество строк (для документа табличной формы)		Минимальное количество строк (для документа табличной формы)
Количество экранных страниц, занимаемых одним документом (для документа, имеющего большой объем и не подлежащего разделению на несколько более мелких документов)
Название показателя			Количество позиций экрана для размещения показателя

Представление входной информации в БД

Входная информация для решения отдельных задач может находиться в файлах БД, сформированных либо из информации, введенной в качестве исходной в ранее решаемых задачах, либо являющихся результатом решения каких-либо задач, предшествующих по технологии той, для которой делается настоящее описание. В этом случае требуется представить структуру файла и описать характеристики его полей. Напомним, что файл БД состоит из записей, а запись  из полей. Таким образом, структура одной записи определяет структуру всего файла. Поэтому можно считать эквивалентными такие понятия, как «структура файла» и «структура записи». Названия полей соответствуют названиям столбцов таблицы (для документов, информационная часть которых имеет табличную форму) и названиям показателей, включенных в структуру одного документа (для всех других типов документов). Структура записи файла БД в общем виде изображена на рисунке В14.

Поля, значения которым были присвоены в соответствии с классификаторами или справочниками (т.е. их значения выбираются из списков, которые либо составляются заранее, либо формируются в соответствии с заданным алгоритмом в процессе первичного внесения необходимо определенного значения) каким-либо образом помечать, например, «*».

Ключевое поле (или совокупность полей, т.е. составной ключ), которое позволяет однозначно идентифицировать каждую запись файла, также должно быть выделено (шрифтом, подчеркиванием, текстом в скобках, словом «KEY» или любым другим способом).

Название файла БД………………………..

Поле 1 (Aij)	 ключевое поле
Поле 2
Поле 3 (Bij)
…
Поле n (∑ij)

Рисунок В14  Структура файла БД.

Особенности представления структуры файла:

1. Если какие-либо поля участвуют в описании алгоритма решения, то необходимо присваивать им математические обозначения, как это показано на рисунке В14.

2. Эти обозначения должны соответствовать тем, которые приняты в соответствующей предметной области.

3. При отсутствии таких требований обозначения могут быть любыми.

4. При участии этих полей в описании алгоритмов решения других задач необходимо использовать те же обозначения.

Входная информация может располагаться не в одном, а в нескольких файлах БД, что определяется спецификой описываемой задачи. Причем если один и тот же показатель (например, «табельный номер») содержится в нескольких файлах, необходимых для решения задачи, то рекомендуется присваивать ему во всех файлах один и тот же идентификатор. Такой несложный прием значительно упростит все дальнейшие процедуры обработки, в которых участвует данный показатель.

Исходная информация может быть выборочной из одного или нескольких файлов. В этом случае не следует приводить всю структуру файла, тем более, если он включает большое количество полей, а показать только ту его часть, которая относится к рассматриваемой задаче. Но обязательно указать при этом название файла и ключевые поля.

В зависимости от места рассматриваемой задачи в информационной системе, а также профессионально-квалификационного уровня специалиста, выполняющего описание постановки задачи, структура БД может быть представлена посредством использования, например, пакета Erwin с необходимыми пояснениями (рисунок В15), либо любого другого пакета программ, позволяющего отображать структуру БД в графическом виде.

Рисунок В15  Структура базы данных «Кредитование», выполненная в Erwin