Описание показателей входной информации. Способы контроля исходных данных

Характеристика неповторяющихся показателей входных документов или неповторяющихся полей в файлах показана в таблице В4.

Таблица В4 – Описание показателей входных документов

Название показателя	Тип показателя (цифровой, текстовый, символьный, типа «дата», логический)	Формат записи показателя (или максимальное количество знаков)	Диапазон изменения показателя	Примечание
1	2	3	4	5

Таблица составляется для следующих целей:

1. Согласно указанному типу показателя уже в процессе заполнения документа на экране можно осуществлять контроль исходной информации. При несоответствии типа показателя, вводимого с экрана, типу значения, заданного в таблице В4, должно выдаваться специальное сообщение об ошибке (в чем конкретно она выражается). Таким образом, можно избежать возможных ошибок при последующей обработке информации.

2. Формат записи показателя (графа 3), в основном, относится к числам с плавающей запятой. Представление формата в этом случае имеет, например, следующий вид: 999.9.

Указание формата является также элементом блока контроля и ограничивает возможность внесения в БД неверной информации. Для целых чисел и символьных показателей в этой графе следует указать максимально допустимое количество знаков или символов.

3. Диапазон изменения показателя задает крайние (минимальную и максимальную) границы его возможных значений. Наличие диапазона также призвано обеспечить контроль вводимой информации и не допустить проникновения в БД ошибочных значений. Диапазон изменения совместно с форматом записи представляют собой довольно жесткий барьер на пути некорректной информации.

Однако ни один тип контроля не сможет выявить такую ошибку, как, например, запись числа «10000» вместо числа «1000», если в формате показателя задано максимальное количество знаков, равное шести, а в диапазоне изменений стоит интервал от 500 до 200000, или «день» = 11 вместо «день» = 21. Подобного рода ошибку можно обнаружить либо случайно, либо в процессе анализа результатов решения. Единственное, что здесь можно порекомендовать, это задавать дополнительное ограничение (например, «дата» должна быть всегда меньше текущей не более чем на 2 дня или равна ей) или установить более жесткий диапазон изменения. Но полностью предотвратить попадание в БД ошибочных данных невозможно.

Если показатель принадлежит к логическому типу (т.е. он может принимать одно из двух значений «0» или «1»), то ошибку в нем выявить достаточно просто.

Для данных типа «дата» ошибку можно найти только в том случае, если день>31 (а для февраля предусмотреть еще дополнительную проверку на високосный год), а месяц>12. Для «года» необходимо задавать дополнительный диапазон изменения, так как если вводимая информация относится к каким-либо историческим событиям, то год может не совпадать не только с текущим, но и даже со всем периодом, относящимся к определенному столетию.

Современные программные средства позволяют избежать прямого ввода показателей типа «дата», предоставляя возможность ее выбора из встроенного календаря. И эту возможность рекомендуется использовать обязательно, сокращая ошибку при вводе до нуля. Проблема будет заключаться только в том, что пользователь случайно из данного календаря выберет не ту дату. Но такая ошибка порождена «человеческим фактором» и исключить ее полностью практически невозможно. Хотя при выборе даты можно предусмотреть дополнительное подтверждение ее правильности. Но сообщения такого рода могут иметь «обратный эффект», «раздражая» пользователя и провоцируя его совершать другие ошибки. Поэтому последняя рекомендация может применяться только в тех случаях, когда неправильно введенная дата имеет критически важные последствия для выполнения будущих алгоритмических действий.

Если в зависимости от специфики исходной информации можно назначить какие-либо дополнительные процедуры контроля, то лучше воспользоваться этой возможностью и указать их в качестве примечаний к таблице В4. Чем больше процедур контроля будет предусмотрено и чем более жесткими они будут, тем меньше вероятность ошибки во входных данных на первом этапе обработки информации.

Контроль информации бывает:

• синтаксический;

• логический;

• семантический;

• орфографический.

Синтаксический контроль предполагает проверку правильности расстановки знаков или определение типа заданного показателя. Например:

1. вместо текста задано число или наоборот;

2. в дате вместо 01.06.2004 задано 1.6.2004 (при условии, что шаблон для записи этого показателя такой  00.00.0000 и не используется стандартная процедура «календарь»).

Логический контроль позволяет выявить недостающие показатели в процессе решения задач.

Семантический контроль определяет значение слов или их смысл.

Орфографический контроль заключается в проверке правильности написания слов. Для автоматизированной проверки орфографии можно использовать, например, специальные программы («ОРФО», «Русский филолог», «Пропись», «Виртуоз» и другие). Эти программы являются «коробочными» программными продуктами и могут подключаться в работу любых функциональных модулей.

Примеры ошибок, встречающиеся в документах

Принципиально возможные ошибки, которые могут возникнуть при вводе информации, приведены в таблице В5.

Таблица В5 – Виды ошибок (источник [4])

Вид ошибки	Пример ошибки
Ошибки в записи данных	Записано 5 вместо 3
Неверный код	Вместо кода 36, обозначающего предприятие «Радиан», введен код 35
Неустановленные данные	Получен платеж от покупателя под № 123, однако в списке счетов к оплате покупатель с таким номером не обнаружен.
Недозволенные операции	Был оплачен билет 1 класса, хотя компания разрешала лететь во 2 классе
Нарушения контрольного лимита	Для срочных поставок покупателям установлен лимит в 100 изделий. Клерк отдела продаж выписал 2 наряда по 75 изделий одному и тому же покупателю, который сможет получить 150 изделий
Пропущенные записи	Запись была исключена из-за неверного кода и затем утрачена в ходе корректировки
Ошибки при выводе данных	Руководитель полагает, что полученный отчет отражает данные по реализованной продукции, однако в отчете фактически показаны и реализованная, и поставленная в кредит продукция
Ошибки при обработке данных	Увеличение зарплаты работника с табельным номером № 123 ошибочно приписано работнику с табельным № 124
Несовпадение итогов	Итог по отдельным записям счетов к оплате не равен контрольной сумме по этим счетам
Цепь ошибок	Алфавитный принцип в системе выписки счетов на заказанное количество товаров. Этот принцип не воспринят на товары, отпущенные покупателю. Однако если речь идет о системе пополнения заказов, то подобный пропуск может вызвать ошибку
Неполные учетные	Сумма чеков, указанная на бланке о записи взносе вклада, не соответствует сумме вклада
Повторение ошибки	В компьютер введена неверная цена на изделие, изделие этого вида выставляется к оплате по этой неверной цене
Неверное разграничение по периодам	Заказ введен в компьютер в последний день месяца, но товар был отгружен лишь через несколько дней в следующем месяце. Однако сведения о продаже были записаны в предыдущем месяце
Фальсификация данных	Некий служащий стер запись о неоплаченных счетах так, что его коллега смог не платить за купленные товары.
Неправильный учет	Денежные средства, переданные представителю покупателя для фрахтовки судна, записаны как гонорар для юриста.

Все типы контроля могут быть реализованы программным путем. Орфографический контроль может осуществляться при использовании соответствующих классификаторов (справочников), а также специальных программ проверки орфографии.

Используемые классификаторы и справочники

Общие сведения о классификаторах

Классификаторы представляют собой систематический свод, перечень каких-либо объектов, позволяющий находить каждому их них свое место, и имеют определенное (обычно числовое) обозначение.

Кодирование – это процесс присвоения условных обозначений объектам, процессам и явлениям.

Назначение классификатора состоит в следующем:

• систематизация наименований кодируемых объектов;

• однозначная интерпретация одних и тех же объектов в различных задачах;

• возможность обобщения информации по заданной совокупности признаков;

• возможность сопоставления одних и тех же показателей, содержащихся в формах статистической отчетности;

• возможность поиска и обмена информацией между различными подразделениями внутри предприятия и внешними информационными системами;

• экономия памяти компьютера при размещении кодируемой информации.

Все классификаторы делятся на две большие группы:

• государственные (общероссийские) классификаторы, разрабатываемые в масштабах всего государства и обязательные к применению на всей его территории;

• локальные классификаторы, сформированные в пределах конкретного предприятия и действующие только внутри него.

Существуют также отраслевые классификаторы, область их действия распространяется только на соответствующую отрасль народного хозяйства.

Локальные классификаторы, как правило, имеют простейшую порядковую систему кодирования. В рамках компьютерной обработки их иногда называют справочниками или каталогами.

Согласно Общероссийскому классификатору информации об общероссийских классификаторах (ГОСТ ОК 026-95) перечислим некоторые из них:

• общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

• общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

• общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

• общероссийский классификатор занятий (ОКЗ);

• общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (по фасетам из этого классификатора кодируются: виды производств и работ, тарифные разряды, классы квалификации, формы и системы оплаты труда, условия труда, степень механизации труда, производные профессии, категории должностей, производные должности, категории квалификации) (ОКПДТР);

• общероссийский классификатор специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК);

• общероссийский классификатор объектов административно-территориаль-ного деления (ОКАТО);

• общероссийский классификатор начального профессионального образования (ОКНПО);

• общероссийский классификатор стран мира (ОКСМ);

• общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН). По этому классификатору кодируется следующая информация: пол; гражданство; национальности; языки народов Российской Федерации и иностранные языки; степень знания иностранных языков и языков народов Российской Федерации; состояние в браке; родство; участие в войне; отношение к воинской службе; воинские звания; виды занятости; стаж работы; смены работы; режимы работы; виды отпусков; основания прекращения трудового договора; образование; образовательные учреждения; отношение к учебе; формы обучения; подготовка, переподготовка и повышение квалификации кадров; ученые степени; ученые звания; жилищные условия; группы граждан, нуждающихся в жилой площади.

К локальным классификаторам относятся, например: структурные подразделения, виды нарушений трудовой дисциплины, группы персонала, виды поощрений и взысканий, права (в рамках должностных инструкций), аттестационные признаки, и др.

Существуют также международные классификации, используемые в общероссийских классификаторах. К ним относятся, например:

1. Международный классификатор стандартов (МКС);

2. Международная стандартная классификация образования (МСКО);

3. Международная стандартная классификация занятий (МСКЗ);

4. Международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической деятельности (МСОК);

5. Международная стандартная классификация образования (МСКО).

Любой классификатор состоит из двух частей  код объекта и полного наименования объекта. Код объект  это компактная и удобная форма (цифровая) представления полных наименований объектов.

Код объекта

Полное наименование объекта

Различные классификаторы имеют разные системы кодирования, т.е. структуру кода.

Структура классификаторов должна разрабатываться с учетом следующих требований:

• возможности расширения кодируемого множества объектов без нарушения системы кодирования;

• обеспечения максимальной автоматизации процессов сбора, обработки, хранения и выдачи информации;

• систем классификации и кодирования, разрабатываемых Госстандартом;

• возможности агрегирования информации по определенным категориям.

При разработке собственно кодов необходимо учитывать:

• логичность построения;

• минимальность значности кода;

• запас номеров для кодирования новых значений;

• возможность сопряжения с другими классификаторами;

• запас емкости кода с учетом всех признаков объекта кодирования;

• соответствие структуры кодов алгоритмам решения задач.

Системы кодирования

Порядковая

Наиболее простая. Присвоение кода производится по мере возрастания или убывания признаков без пропуска номеров. В этой системе шифры имеют малую длину, но не содержат никаких сведений об объекте кодирования. Ее используют при небольшом числе объектов и одном классификационном признаке.

1	Рабочий
2	Специалист
3	Служащий
4	Младший обслуживающий персонал
5	Военизированная охрана
6	ученик

Серийно-порядковая

Отличается от порядковой тем, что при наличии двух и более классификационных признаков объекты делят на группы, каждой из которых отводится серия порядковых номеров с резервом на случай появления новых признаков. Например, на предприятии 20 профессий основных рабочих, 10 профессий вспомогательных рабочих 30 профессий служащих.

Профессии основных рабочих	01  40
Профессии вспомогательных рабочих	41  60
Профессии служащих	61 - 99

Или (кодирование магазинов района):

01	01	«Колосок»	Группа 01  продовольственные магазины Группа 02  ювелирные магазины
01	02	«Ромашка»
01	03	«Птица»
02	01	«Алмаз»
02	02	«Сапфир»
02	03	«Карат»

Позиционная

Каждый знак кода в такой системе имеет свой смысл, и менять позиции кода местами нельзя, т.е. каждому классификационному признаку выделены определенные разряды. В этой системе нет зависимости признака, записанного в одних разрядах шифра, от других.

Данная система может использоваться, например, для кодирования рабочих мест в корпорации. Структура кода при этом может иметь такой вид:

ХХ. YY. ZZ ,

где XX  номер предприятия, входящего в состав корпорации;

YY  номер производственного или управленческого

подразделения на предприятии;

ZZ  номер рабочего места в производственном или управленческом

подразделении предприятия.

Иерархическая

Шифр каждой нижестоящей группировки образуется путем добавления элементов к шифру вышестоящей. Такая система обладает хорошей информативностью, но шифры имеют большую длину и сложную структуру, в связи с чем ее используют в системах с небольшими изменениями шифров, например, в классификаторах продукции, органов государственного управления и др.

Между классификационными группировками устанавливаются отношения подчинения  иерархии. Исходное множество объектов сначала группируется по выбранному признаку. Затем каждая группировка в соответствии с вновь выбранным основанием подразделяется на ряд более мелких, которые, в свою очередь, также подразделяются, конкретизируя объект или его свойства.

Глубина классификации (число ступеней классификации) определяется минимальным количеством признаков, необходимых и достаточных для решения задач с использованием классификационных группировок и максимальным количеством объектов, которые могут быть отнесены к последней ступени классификации. Каждый следующий уровень иерархии позволяет детализировать информацию предыдущего уровня.

Код в иерархической системе имеет сложный вид. Однако у этого вида кода есть одно преимущество по сравнению с другими. Из любого «длинного» кода можно «отрезать» любое количество нижних уровней, и, таким образом, иметь возможность агрегировать информацию по любому требуемому уровню обобщения.

Иерархическая система кодирования использована в Общероссийском классификаторе продукции (ОКП). Структура кода в нем имеет вид, показанный на рисунке В16.

ХХ

Х

Х

Х

Х

ХХХХ

Код конкретной продукции

Вид

Подгруппа

Группа

Подкласс

Класс

Пример из ОКП:

45	Изделия автомобильной промышленности
451	Автомобили
4511	Автомобили грузовые
45111	Автомобили общего назначения (бортовые, шасси и фургоны)
451113	Автомобили общего назначения грузоподъемностью свыше 1,5 до 3 т.
4511132111	Автомобиль грузовой 53А-0000010
4511134141	Автомобиль грузовой с лебедкой 66-02-0000010

Рисунок В16  Структура иерархического кода и пример из общероссийского классификатора продукции

Фасетная

Особенностью этой системы является отсутствие жесткой структуры кода и заранее построенных конечных группировок. В ее основе лежит анализ, которому подвергаются характерные признаки объектов классификации и выявляются основные категории свойств предмета.

Общий код объекта формируется из нескольких локальных кодов, каждый из которых относится к одному из фасетов. Фасет представляет собой, как правило, простейший классификатор с порядковой или серийно-порядковой системой кодирования и содержит в себе характерные признаки объектов классификации.

Например, с использованием фасетной системы кодирования построен ОКПДТР.

В этом классификаторе задействованы такие фасеты, как:

1) категории квалификации и группы по оплате труда;

2) категории должностей;

3) производные должности;

4) виды производств и работ;

5) формы и системы оплаты труда;

6) условия труда;

7) степень механизации труда;

8) производственные профессии;

9) тарифные разряды;

1О) классы (категории) квалификации.

Например, код должности ведущего инженера по организации и нормированию труда имеет такой вид:

2 2351 7 2 03 ,

где	2	 признак должности;
	2351	 инженер по организации и нормированию труда;
	7	 контрольное число;
	2	 категория специалистов;
	03	 ведущий.

Профессия токаря кодируется следующим образом:

1 9149 6 02 5 12 1 2 ,

где	1	 признак профессии;
	9149	 токарь;
	6	 контрольное число;
	02	 второй выпуск единого тарифно-квалификационного справочника;
	5	 5-й тарифный разряд;
	12	 нормальные условия труда;
	1	 сдельно-премиальная система оплаты труда;
	2	 рабочий, выполняющий работу при помощи машин и механизмов.

В коде присутствует контрольное число. Оно представляет собой результат определенной последовательности арифметических действий над всеми цифрами кода и служит формой контроля информации, содержащейся в нем.

Штриховая¹

Система штрихового кодирования информации (ШК) представляет собой совокупность вида штриховых кодов и технических средств нанесения на носители информации, верификации качества печати, считывания с носителей, а также предварительной обработки данных.

Символ штрихового кода EAN/UPC представляет собой графическое отображение некоторой комбинации цифр в виде штрихов и пробелов. Пример штрих-кода приведен на рисунке В17.

Рисунок В17  Пример штрихового кода с выделением разрядов

для размещения информации о предприятии

Цель ШК информации заключается в отражении таких информационных свойств товара, которые обеспечивают реальную возможность проследить за их движением к потребителю. Это связано с повышением эффективности управления производством.

Использование штриховых кодов обеспечивает:

• деятельность различных производителей и потребителей на едином товарном рынке путем использования единого кода по всей цепочке взаимосвязанных партнеров;

• защиту потребителя от недобросовестности изготовителей или продавцов продукции;

• управление потоками информации по запросу и в реальном масштабе времени на основе идентификации любого объекта;

• обмен информацией внутри организации и между организациями с помощью методов и средств электронного обмена данными.

Практически почти все товары широкого потребления, выпускаемые в развитых странах мира для потребительского рынка, имеют штриховой код EAN, определяющий производителя и товар. В области внешней торговли наличие на товаре штрихового кода обязательно. Нанесение штрихового кода не увеличивает ни время, затрачиваемое на производство товара, ни его стоимость. Штриховое кодирование способствует:

• повышению конкурентоспособности товара;

• его престижа;

• играет роль рекламы товара и предприятия;

• улучшает культуру обслуживания покупателей.

Правила отображения цифр в виде символа штрихового кода EAN/UPC² являются открытыми и доступны для ознакомления на английском языке в виде международного стандарта ISO/IEC 15420 и на русском языке – в виде межгосударственного стандарта ГОСТ ИСО/МЭК 15420-2001 «Автоматическая идентификация. Кодирование штриховое. Спецификация символики EAN/UPC (ЕАН/ЮПиСи)».

Если предприятие решило наносить штриховой код на свою продукцию, то ей следует вступить в Ассоциацию автоматической идентификации ЮНИСКАН / EAN РОССИЯ, которая является членом EAN International и ее единственным представителем на территории Российской Федерации.

По правилам EAN International вступление в EAN осуществляется на добровольной основе. Международных стандартов и соглашений, обязывающих предприятия наносить штриховые коды на свою продукцию, не существует, поэтому решение о штриховом кодировании продукции и вступлении в члены национальной организации зависит только от желания организации. Присвоение номеров EAN для членов Ассоциации осуществляется бесплатно вне зависимости от величины перечня кодируемой продукции.

Штриховые коды международной системы EAN/UCC используют свыше 900000 компаний в 128 странах мира.

Для расчета контрольного разряда в наиболее популярных системах ШК (EAN/UCC-8, EAN/UCC-13, ITF-14, включая и американские коды UPC-12), используется один и тот же алгоритм вычислений («по модулю 10»). Его суть: пронумеровать все разряды справа налево от 1 до 14, начиная с позиции контрольного разряда (1-й) и выполнить следующие действия:

ШАГ 1:	Начиная со 2-го сложить значения всех ЧЕТНЫХ разрядов.
ШАГ 2:	Полученную сумму умножить на 3.
ШАГ 3:	Начиная со 3-го сложить значения всех НЕЧЕТНЫХ разрядов.
ШАГ 4:	Сложить результаты, полученные во 2 и 3 шагах.
ШАГ 5:	Значение контрольного разряда является наименьшим числом, которое в сумме с величиной, полученной в шаге 4, дает число, кратное 10.

Пример вычисления контрольного разряда для номера 427622135746C (EAN/UCC-13) показан на рисунке В18.

Разряды	13	12	11	10	9	8	7	6	5	4	3	2	1
	4	2	7	6	2	2	1	3	5	7	4	6	C
ШАГ 1		22	++	6	+	2	+	3	+	7	+	6	=	26
ШАГ 2												x3	=	78
ШАГ 3	44	++	77	+	2	+	1	+	5	+	4		=	25
ШАГ 4										шаг 2	+	шаг 3	=	103
												C	=	7

В итоге получаем код EAN/UCC-13 = 4276221357467

Рисунок В18  Пример вычисления контрольного разряда штрихового кода

14 мая 1998 года на международной встрече в Сан-Паоло (Бразилия) Правлением EAN International было принято решение о переходе на структуру «9/3»  повсеместное обязательное использование 9-значных международных номеров (префиксов) предприятий.

Ассоциация автоматической идентификации ЮНИСКАН/EAN РОССИЯ приступила к регистрации своих членов в структуре «9/3», начиная с 1 марта 2000 г.

До марта 2000 г. члены ЮНИСКАН/EAN РОССИЯ получали регистрационный номер, состоящий из 7 цифр, например: 4601234. При этом структура товарного номера EAN/UCC-13 была следующей: