1.4. Документооборот в отношении школы и банка
Как было сказано выше, МОУ школа №174 имеет свой расчетный счет в банке. Основанием для снятия денег с расчетного счета является платежное поручение. На факт снятия денег со счет банк оформляет выписку. В школе этот факт на основании выписки отражается мемориальными ордерами (№№ 2,3). Данные с мемориальных ордеров заносятся в главную книгу. Весь этот процесс можно представить следующей схемой (рис. 1.3):
Документооборот при снятии денег со счета
Рис. 1.3
1.5. Учет основных средств
Первичным документом для оформления поступления или выбытия основных средств (средства стоимостью более 50 МРОТ) является форма ОС-6 «Карточка учета ОС». Шаблон этой карточки сформирован в программном средстве. Износ по основным средствам начисляется один раз в год по установленной норме на изделие. Также формируются проводки и мемориальные ордера (№10 – выбытие ОС, №16 – поступление ОС). Выбытие и приход ОС можно отразить в виде следующей схемы (рис. 1.4):
Приход и выбытие ОС
Рис. 1.4
Пакет программ «бухгалтерский учет»
2.1. Общие сведения о программном средстве «Бухгалтерский учет»
Бухгалтерский программный комплекс «Бухгалтерский учет» разработан компанией «ТовСофт». Аппаратная платформа – IBM-совместимые компьютеры, процессор – 80386 и выше, операционная система – MS-DOS, среда разработки – TURBO PASCAL с применением объектно-ориентированных библиотек TURBO VISION.
Комплекс состоит из следующих функциональных блоков:
Заработная плата
Платежные поручения;
Родительская плата;
Питание;
Учет ОС, материалов, МБП;
Главная книга;
Банк;
Фактические расходы;
Касса;
Дебеторы-кредиторы;
Подотчетные лица.
Основной элемент данного программного средства – проводка. Экспорт и импорт данных осуществляется посредством использования общих файлов. Сервисной программой для пакета является программа «Налоги». Каждый функциональный блок обладает такими возможностями, как ведение архивов (используется архиватор ARJ), переход на новую дату, ведение справочников (работники МОУ №174, рабочий план счетов, ОС и МБП и т.п.).
2.2. Функциональный блок «Касса»
В начале работ необходимо заполнить основные справочники (списки) в пункте "Списки":
- основания документов: укажите наиболее часто встречающиеся основания приходных и расходных ордеров - это ускорит дальнейший ввод документов;
- подотчетные лица: для дальнейшей работой с программой "Подотчетные лица" укажите фамилии, номера подразделений и табельные номера в соответствии с принятой при расчете зарплаты нумерацией;
Остальные списки ведутся в других программах и должны быть
приняты автоматически (см. пункт "Связь с другими программами").
В исключительных случаях можно корректировать эти списки, предварительно нажав клавишу Alt+F4 - корректировка.
При вводе документа заполняется номер, счет и сумма документа, а при необходимости основание, код подотчетного лица, группу и показатель доходов. Для выбора реквизитов из списков используется клавиша F9. Клавишей F5 обозначаются документы по спецсчету.
2.3. Функциональный блок «Баланс. Главная книга»
Для корректировки плана счетов нужно выбрать пункт меню "ВВОД И КОРРЕКТИРОВКА / Корректировка плана счетов". План счетов, введенный в программе "БАЛАHС. ГЛАВHАЯ КHИГА.", можно передать во все остальные программы.
Перед тем как корректировать сальдо на начало месяца, нужно решить, с какого месяца Вы решили начать работать с данной программой. И осуществить переход на нужный месяц, выполнив "УПРАВЛЕНИЕ / Переход на новый месяц" нужное количество раз, пока в правом верхнем углу не появиться нужный месяц.
После этого можно вводить сальдо на начало месяца. Остатки по счетам вводятся в соответствии с их признаками. У активного счета можно вводить только остаток по Дебету, у пассивного - только по Кредиту, у Активно-Пассивного - либо по дебету, либо по кредиту, а у расписываемого - и по дебету, и по кредиту.
В любой момент можно прервать ввод ордера и выйти из режима его корректировки по клавише F10. При этом вновь сработает контроль и, если ордер введен неправильно, то выдается сообщение красного цвета, среди ответов можно выбрать "Продолжить" и выйти из режима корректировки, после этого сам ордер будет выделен голубым цветом и отмечен как ошибочный. Если ордер был введен правильно, то ордер выделится зеленым цветом.